Не «вбивайте» накладные!

Недовольство директора по поводу отсутствия бухгалтерских данных в «реальном времени» – явление обычное. Бесполезно объяснять руководству, что данные еще надо занести в программу и обработать, что нормальные бухгалтерские отчеты можно получить в лучшем случае в начале следующего месяца, так как на столе у оператора – кучи не разнесенных документов.

Или такая ситуация: «Товар пришел еще вчера вечером! Почему сегодня утром его не выставили на витрину? Как нет ценников?!» – возмущается директор. А ценников нет, потому что вручную выписывать долго, а оператор в поте лица до сих пор заносит в базу приходные накладные. Просто менеджер забыл их отдать вчера, а ведь еще нужно внести в справочники характеристики новых товаров.

Теперь представьте себе, что партнер еще в момент отгрузки товара (оформления сложного акта с множеством позиций) скидывает вам через интернет файл, который вы просто добавляете в базу данных своей бухгалтерской программы. Когда менеджер (возможно, спустя неделю) приносит в бухгалтерию бумажную накладную, вашему помощнику остается лишь подшить ее в папку.

Заманчиво? Не то слово! Реально? Вполне, если только вы не меняете поставщиков каждый день или они заинтересованы даже в разовых поставках для вашей фирмы.

Конвертировать можно не только валюту

Количество разработчиков бухгалтерских программ исчисляется десятками. Нельзя сказать, что их базы можно совместить друг с другом без труда. Однако возможность «выгрузки» информации из одной базы данных в другую предусмотрена практически в каждой бухгалтерской программе.

Ваш компьютерщик должен написать программу обмена данными, которая будет конвертировать переносимые из базы поставщика показатели в формат, понятный вашей бухгалтерской программе. По словам Сергея Уцыки, старшего консультанта-программиста, ответственного за внедрение и обслуживание экономического программного обеспечения группы компаний «Мост», разработка не займет много времени и уж точно не разорит фирму. Все зависит от количества видов бухгалтерских программ, на которых работают ваши поставщики.

«В сущности для пользователей баз – бухгалтеров по большому счету все равно, какой там формат используется при загрузке-выгрузке, – объясняет Сергей, – лишь бы все работало быстро и надежно. Скажу лишь, что в большинстве случаев можно ограничиться текстовым форматом. Если нет, то решение будет немного дороже. Если же программа покупателя и поставщика создана одним разработчиком, никаких доработок не понадобится».

Мешки – в кг, поставщика – на проверку

Показатели электронной накладной, конечно же, дублируют «бумажные» реквизиты поставщика, наименование товара, цену, количество, единицы измерения, ставку НДС, итоговую сумму и номер грузовой таможенной декларации (для импорта). Они унифицированы на уровне Госстандарта, и сложности при их загрузке возникают разве что с единицами измерения.

Каждая фирма ведет учет в удобных именно ей единицах измерения, которые вполне могут отличаться от ваших. Например, магазин учитывает краску в банках, а строительные организации – в килограммах. А значит, предстоит решить задачу сопоставимости.

Однако во многих бухгалтерских программах мешки цемента, скажем, без особого труда можно перевести в килограммы и тонны. Так что несопоставимость единиц измерения особой проблемы при обмене бухгалтерскими данными не представляет.

Поставщика программа распознает по ИНН. Кстати, обязанности оператора будут значительно упрощены. Ему не придется вручную заносить в справочник вашей бухгалтерской программы наименование и прочие реквизиты нового партнера. Если фирма, приславшая электронный документ, не будет обнаружена в списке контрагентов, то ее реквизиты автоматически попадут в свободную ячейку.

К каждому товару – оригинальный подход

Справа от наименования товара (материала) или основного средства в любой бухгалтерской программе находится ячейка с его числовым обозначением. Обычно это порядковый номер, который автоматически высвечивается при заполнении справочника. В принципе это может быть любой набор символов.

Нередко справочники наименований товаров в бухгалтерских программах неимоверно раздуты. Операторы, которые «вбивают» в программу накладные, отнюдь не профи складского учета и порой называют фактически один и тот же товар по-разному.

Причина путаницы не только в непрофессионализме ваших сотрудников. Сами поставщики именуют свою продукцию, как бог на душу положит. К сожалению, пока наше государство не проявляет особой заинтересованности в том, чтобы унифицировать названия товаров и присвоить каждому наименованию оригинальный код.

Вот и выходит, что если в справочнике вашей программы под номером пять стоит молоток, а в базе поставщика под тем же номером находится пила, то все движение молотков в вашем учете после скачивания данных поставщика будет проходить под новым названием – «пила». А вот молотки из вашей базы просто исчезнут!

Итак, самая тяжелая задача – оригинальная кодировка наименований товаров в справочниках бухгалтерских программ. Вопрос в сущности относится к области стандартизации. То есть все названия и коды должны соответствовать Общероссийскому классификатору товаров. Естественно, с дополнительным расширением в несколько цифр для придания коду оригинальности (см. заметку о новосибирском эксперименте).

Пока чиновники не проявляют активности, эту сложную задачку придется решать с помощью программистов. Собственно говоря, решение уже есть. Чтобы убедиться в этом, поинтересуйтесь, как ваши менеджеры ищут поставщиков.

Профессиональный снабженец не использует архаичные методы сбора информации о лучших ценах. Он применяет программу, унифицирующую наименования товаров (работ, услуг), которые потенциальные поставщики (подрядчики) указали на своих интернет-сайтах.

Суть унификации в том, что в программку закладывается алгоритм: такой-то товар может именоваться так-то, так-то и так-то (до бесконечности), но на экране монитора он должен высвечиваться исключительно под тем наименованием, которое вы ему присвоили.

Как только вы решите воспользоваться ноу-хау, которое фактически разработано для снабженцев, то сразу же перестанете натыкаться в справочниках на названия-дублеры вроде «уголок металлический 10*10» и «уголок металл. 10 х 10». Для этого достаточно будет, чтобы опытный завскладом указал в таблице соответствия, что «уголок металлический 10*10» соответствует элементу справочника под кодом 120 «уголок металл. 10 х 10». Один раз установленное соответствие будет применяться до тех пор, пока у вас не возникнет желание его изменить.

Если соответствие названий не установлено, то система сообщит об этом и предложит его указать, либо внести новый элемент справочника. Одним словом, даст знать оператору, чтобы он обратился за советом к более опытному сотруднику и не засорял справочник товаров.

Пожалуй, больше всего в плане унификации повезло фармацевтам. Они уже довольно давно пользуются обменом базами данных, благодаря тому, что медикаменты учитываются по сериям с уникальным номером, сроком годности и окончанием действия сертификата.

Мы же, конечные потребители, с легкостью можем найти нужное лекарство в интернете: в некоторых регионах уже созданы единые базы данных медикаментов. Это, в частности, обусловлено тем, что цены на лекарства проходят контроль на государственном уровне, а региональные администрации проводят интернет-тендеры. Все происходит очень прозрачно. Любой поставщик может увидеть, за счет какого снижения цен победил его конкурент.

Новосибирский эксперимент

В 1999 году администрация Новосибирска затеяла эксперимент по всеобщему применению расширенного номенклатурного кода товаров. По идее, это нововведение должно было облегчить жизнь бухгалтерам и снабженцам. Первые получили бы возможность автоматически закачивать в свою бухгалтерскую программу электронные накладные поставщиков. Вторые – с легкостью находили бы поставщиков по данным специализированного центра, в который должна была стекаться информация обо всех товарных потоках.

Эксперимент был «узаконен» постановлением правительства от 26 октября 1999 года, где уточнялись соответствующие изменения в порядке ведения журналов учета счетов-фактур. Такой порядок продержался на территории Новосибирской области без малого весь 2000 год.

Однако начало эксперименту было положено гораздо раньше. Обязательная унификация названий товаров приобрела «официальный» статус после подписания постановления главы администрации Новосибирской области от 11 августа 1998 г. № 471. Оно рекомендовало налоговым инспекциям при проверках фирм не учитывать счета-фактуры без указания расширенного номенклатурного кода. А значит, фирмы не могли по этим счетам-фактурам (составленным по всем правилам налогового законодательства) поставить НДС к вычету.

Такие строгости были обусловлены не столько желанием налоговиков контролировать сделки фирм, сколько необходимостью заставить их серьезно отнестись к эксперименту и начать платить деньги некой фирме «НИТРО». «Новые информационные технологии в рыночных отношениях», именно так расшифровывается «НИТРО». Эта фирма предложила программу, которая генерировала приставку, делающую обычные коды ОКВЭД «расширенными», увеличивая их до 15-ти знаков.

По воспоминаниям Романа Утесова, главбуха новосибирской фирмы «Восток», один расширенный код стоил пять копеек. А если такой подход не нравился, то в качестве альтернативы нужно было приобрести дискету с программой за 280 рублей.

На «программную» дискету нужно было скачать справочник наименований товаров из бухгалтерской программы и отнести все это в «НИТРО». Там девочки-операторы переносили данные в «генерирующую» коды программу.

В итоге эксперимент провалился. Ведь, присваивая коды, никто не задумался над унификацией самих названий товаров. Вот и получалось, что, скажем, «молоток стальной» и «стальной молоток» получали различные коды.

В конце 2000 года фирма «НИТРО» бесследно исчезла вместе с требованиями об указании расширенных номенклатурных кодов в счетах-фактурах, и о ней больше никто ничего не слышал.

Злые языки поговаривают, что все это было необходимо лишь для пополнения областного бюджета. Некоторые до сих пор уверены, что эксперимент курировал лично Борис Немцов, которого часто в те времена видели в городе. Правда, сам Борис Ефимович комментировать нашему корреспонденту ситуацию отказался, мотивируя тем, что «давно это было, он уже и не помнит».

Мы связались с налоговым управлением по Новосибирской области, чтобы уточнить подробности, но конструктивного диалога не вышло. «Конечно, были определенные попытки привязать расширенный номенклатурный код к законодательству, – вспоминает Татьяна Казакова, руководитель отдела косвенных налогов управления, – но для этого нужно было провести их через Налоговый кодекс, чего сделано не было».

По словам Татьяны, вспоминать то, что происходило во время эксперимента, ей не хочется – было слишком много проблем и прессинга со стороны администрации. Кроме того, руководитель отдела всячески отрицает то, что налоговики не принимали счета-фактуры без указания расширенного кода.

Странная история получается. Немцов не помнит, местным налоговикам вспоминать страшно, а новосибирские фирмы до сих пор не могут забыть.

Светлана БЛИНОВА