На капитанском мостике

Рукава и пуговицы

Работа главного бухгалтера среднего и крупного предприятия состоит не только в буквальном исполнении норм 129-го ФЗ, Налогового Кодекса и прочих РСБУ. Его берут не просто для составления и предоставления отчетности для ИФНС и статистики. Руководство хочет видеть бухгалтерию интегрированным отделом в отлаженном механизме предприятия. Государства в государстве никому не нужны — нужна совместная работа по преодолению возможных трудностей. И если объем работы значителен или резко возрастает, то руководитель совместно с главбухом формирует специализированный отдел, участки работы которого внутри распределяет уже сам главный бухгалтер. Можно сказать, что бухгалтерия совместно со всеми остальными подразделениями шьет костюм, который в конечном итоге и является продуктом труда всего предприятия. Как сделать так, чтобы результат не заставлял вспомнить о миниатюре Аркадия Райкина, в которой пуговицы пришиты отлично, а костюм носить невозможно? Рассмотрим, как должна быть организована работа внутри отдела, чтобы сам он смог безболезненно интегрироваться в работу Вашего предприятия.

Будьте скромнее

Для начала несколько слов для молодых бухгалтеров. Друзья, нигде и никогда не следует ставить свою работу выше обязанностей менеджера другого отдела. Даже если ты знаешь, как составить справку 2-НДФЛ, а логист и не представляет себе, что это такое, не следует задирать носа. Также не следует учить закупщиков тому, как они должны требовать у контрагентов счета-фактуры с идеально заполненными реквизитами. В этом случае звонить и упрашивать поставщика переделать неудачный документ придется уже заносчивому бухгалтеру. Помните: уважение в коллективе возможно только при нормальной совместной работе как с остальными отделами, так и внутри самого подразделения. А последняя задача целиком возложена на главбуха.

Передавать или не передавать?

Работы в бухгалтерии много всегда. Она не заканчивается и не прекращается ни на минуту. Всегда кто-то платит Вам, или Ваша организация кому-то платит, а уж зарплату-то начислять и перечислять нужно, даже если фирма не ведет хозяйственной деятельности. И это не говоря уже о представлении отчетности, которая имеет свои сроки согласно НК РФ. Поэтому часть рутинной работы следует доверить помощникам. Посмотрим, что можно передоверить коллегам, а что все-таки нельзя.

Желание передать бухгалтеру-помощнику выписку счетов-фактур на реализацию и актов выполненных работ вполне понятно. Организация, в хозяйственной деятельности которой ежедневно свершается до тысячи фактов оказания услуг или отгрузки товара — явление вполне обычное. Более того, зачастую эти документы выписывают сотрудники, не являющиеся работниками бухгалтерии. Ими могут быть менеджеры по продажам торговой компании или координаторы учебного отдела в образовательном учреждении. Сразу возникают как минимум две проблемы:

Во-первых, начинается путаница в нумерации счетов-фактур, поскольку кто-то выписывает их заранее — например, на завтра или на послезавтра, если придется принимать экзамен в регионе. Эта проблема понятна, и от нее никак не уйти, особенно при больших объемах реализации и при выписке счетов-фактур несколькими ответственными лицами. Если не рассматривать вариант работы с контрагентами строго по предоплате — количество счетов-фактур удвоится при выписке авансовых документов.

Вторая же проблема состоит в том, что счет-фактура — это документ, наличие которого со всеми заполненными правильно реквизитами есть необходимое условие для зачета его вашими контрагентами. И, если Ваша организация заполняет его не в соответствии с требованиями Налогового кодекса и без учета пожеланий Минфина и ИФНС, то наверняка эту бумагу придется переделывать уже главному бухгалтеру, поскольку работники учета контрагентов обратятся к тому, чью подпись увидят в графе «Главный бухгалтер». Но все может закончиться и гораздо хуже. Разберем ситуацию на конкретном примере.

А есть ли выход?

Есть ли выход из подобной ситуации, кроме единственного очевидного — делать все самому и ничем больше не заниматься? Вряд ли это устроит руководителя — как, впрочем, вряд ли его обрадует перспектива платить штрафы налоговикам или покупателям. Значит надо обучить менеджеров, да и собственных помощников правильному заполнению бухгалтерских документов, причем необходимо внести этот пункт в их должностные инструкции, а сами инструкции следует подписать. Разумеется, образец заполнения документов должен быть под роспись роздан каждому ответственному сотруднику. Возможное неудовольствие и жалобы на завышенные требования бухгалтерии можно преодолеть одним простым способом — взять человека, который будет весь этот поток контролировать либо все это делать. Фактически придется открыть еще одну ставку, как минимум заместителя главного бухгалтера, с соответствующим окладом согласно штатному расписанию. Но тогда придется задуматься, кем его заменять во время отпуска или болезни, ведь производственный процесс остановить невозможно. Или все-таки навести порядок, наступив на горло собственной песне?

Раздаем участки

Теперь поговорим о принципах распределения участков работы внутри бухгалтерии. Здесь можно выделить несколько основных направлений, подлежащих распределению. Рассмотрим также, специалистам какого уровня их можно поручить.

Участок «Основные средства». Собственно говоря, это самый автономный участок, поскольку его можно отделить от основной бухгалтерии, изредка получая от него данные аналитического и синтетического учета, включая начисленную амортизацию или износ соответственно в бухгалтерскую или налоговую отчетность. Работу же бухгалтера контролировать можно время от времени, проверяя правильность начисления уменьшения стоимости этих активов. И, разумеется, надо следить за своевременностью и правильностью составления им первички при поступлении и вводе в эксплуатацию.

Участок «Зарплата», с одной стороны, самый простой, с другой — самый нервный. Обычно на предприятии с большим штатом сотрудников или «физиков», работающих по договорам гражданско-правового характера, такая должность просто незаменима. Бухгалтер, ведущий это направление, должен быть в курсе всех последних законодательных нововведений в начислении зарплаты, отпускных, больничных, декретных. И, конечно, он должен правильно начислять зарплатные налоги. Главное требование к этому специалисту — не делать никаких проводок при отсутствии следующих документов: штатного расписания, приказов, актов выполненных работ и дополнительных соглашений.

Участки «Материалы» или «Товары» не слишком сложны, однако могут стать «могилой» для главного бухгалтера. На торговых и производственных предприятиях операции по складу проводятся практически ежедневно, и простой здесь хоть и не затормозит деятельности предприятия, но заметно осложнит работу главбуха, если рядовой работник учета вдруг заболеет. Самому же заводить номенклатуру из тысячи наименований, а потом их списывать — это все равно, что переселиться в офис. Можно рекомендовать отдавать этот участок тому человеку, который хочет работать именно с товарами и материалами, а не молодому, растущему специалисту, который освоит его и уйдет из компании, а Вам придется искать замену.

Об участке «Реализация» мы уже говорили выше, однако дополним сказанное еще одним пожеланием. За него должен отвечать опытный и грамотный сотрудник, а не тот, за кем надо все проверять или перепроверять. Берите человека на этот участок, обговорив с ним, что это тот объем, за который он отвечает — не больше и не меньше. Дело в том, что специалисты возраста 35-40 лет, некогда составлявшие бухгалтерский баланс вручную, заполнявшие самостоятельно «Главную книгу», в отличие от молодого поколения «Бухгалтеров 1С» понимают именно физический смысл происходящих операций и не будут бездумно «лепить» проводки в программу. Они не внесут поправки в прошлые отчетные периоды по просьбе нерадивых менеджеров, которые подчас стремятся скрыть собственные огрехи, изменив размер дебиторской задолженности. Такие ошибки неминуемо выяснятся при сверке взаиморасчетов с контрагентами, а молодой сотрудник просто не скажет Вам об исправлениях, посчитав их незначительными.

Дела не сдавай!

Руководствуясь собственным опытом, могу отметить, самое важное, что придется «передавать» вашему возможному преемнику — это отчетность. Ее нельзя отдавать на откуп другому сотруднику, и не надейтесь, что коллега справится без Вас. Вам все равно придется вникать в курс дела и отвечать на неудобные вопросы в том случае, если подчиненный допускал-таки ошибки, которые Вы, даже внимательно проверяя его работу, все же пропускали. К тому же, если увольняется Ваш заместитель, а он, к примеру, формировал отчетность по НДС, то передавать дела он будет Вам, а никак не своему преемнику, и объяснять новому человеку, что к чему, придется тоже Вам.

Что же можно предложить в итоге? А то, что надо делегировать полномочия и распределять участки, не стараясь освободить себя вообще от какой-либо бухгалтерской работы. Помните: в конечном счете, отвечать все равно придется Вам, и генеральному директору будет неинтересно, по какой причине Ваш подопечный допустил ту или иную ошибку. Соответственно и у Вас должны быть четко сформулированы требования к руководителю. Для начала это полномочия по подбору бухгалтерского отдела, вопрос подчинения сотрудников отдела, чтобы не было прыжков через Вашу голову и закулисных игр вокруг повышения заработной платы и выклянчивания премий. Было бы разумным, если генеральный директор учредил бы небольшой премиальный фонд отдела и на основании Ваших обоснованных служебных записок принимал бы решение о его распределении или нераспределении по итогам работы за месяц.

Дмитрий Васильев