2-НДФЛ и новые персональные данные

Порядок заполнения сведений по форме 2-НДФЛ утвержден приказом ФНС от 30 октября 2015 года № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».

При этом, как следует из пункта IV Порядка, раздел 2 справки 2-НДФЛ должен быть заполнен компанией на основании данных документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, так как раздел 2 справки содержит информацию о персональных данных сотрудника.

За 2017 год справки по форме 2-НДФЛ налоговые агенты должны были представить не позднее 1 апреля 2018 года, то есть на момент написания этого комментария подразумевается, что отчетность уже отправлена добросовестными коммерсантами налоговикам. И как же быть, если налоговый агент выясняет, что у сотрудника изменились персональные данные, например, в апреле 2018 года была смена паспорта по возрасту? Получается, что в налоговый орган поданы сведения с данными, которые не соответствуют действительности? Как быть, надо ли подавать корректировку? Контролеры, отвечая на этот вопрос, отмечают, что в случае представления агентом справок по форме 2-НДФЛ в соответствии с Порядком и в соответствии с документом, удостоверяющим личность налогоплательщика, такие сведения считаются прошедшими форматно-логический контроль и подлежат приему в полном объеме.

Другими словами, если на момент заполнения данные паспорта были актуальны, то есть налоговый агент действовал в соответствии с пунктом IV Порядка, то причин для корректировки нет. Похожие разъяснения ФНС давала и ранее, в письме от 29 декабря 2017 года № ГД-4-11/26889@, где ведомство отметило, что персональные данные должны быть актуальны на дату представления отчета в инспекцию.

А что делать, если корректировка необходима по другим причинам? Например, выяснилось, что неправильно указана сумма дохода сотрудника, при этом на момент подачи корректировки его персональные данные также изменились.

В своем письме ведомство отмечает, что корректирующие справки 2-НДФЛ за прошедший налоговый период следует представить с учетом изменений, внесенных в персональные данные физического лица, то есть в разделе 2 корректировочной справки уже указать персональные данные с учетом изменений. И наконец, еще один вопрос, на который ответили ревизоры. Как быть в случае, если сотрудник написал заявление и просит предоставить ему справку 2-НДФЛ? Ведь получается, что у сотрудника будет документ, отличный от того, который представлен в налоговый орган, то есть с другими персональными данными. Надо ли подавать корректировку в таком случае?

ФНС считает, что корректировка в таком случае не требуется, а справку можно смело выдавать с учетом изменений, внесенных в персональные данные этого работника.

Читайте также «Изменение персональных данных в справке 2-НДФЛ»

С полным текстом письма вы можете ознакомиться на сайте журнала «Нормативные акты для бухгалтера».