Документооборот: новая «первичка»

Все мы помним, что с 1 января этого года отменены унифицированные формы первичной документации. Чтобы принять на учет продукцию и материалы, необходимо наличие в бумагах обязательных реквизитов, которые указаны в статье 9 Закона о бухгалтерском учете. А вот конкретный перечень документов, которыми организация может подтвердить понесенные затраты, в законах не установлен. Вот тут и возникают проблемы. Произведенные расходы могут подтвердить как товарные чеки, так и кассовые, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг), бланки БСО, квитанции и другие документы. Рассмотрим, какие бумаги подойдут для конкретных случаев.

Купля-продажа

Очень часто у бухгалтеров возникает вопрос: а можно ли подтвердить расходы чеком? Боюсь, что ответ не обрадует специалистов учета. Закон закрепляет обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в первичных учетных документах. И данные, содержащиеся на чеке ККТ (согласно Положению по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 г. № 745), не содержат всех необходимых реквизитов первичного учетного документа. В частности, на чеках ККМ отсутствуют такие реквизиты, как «наименование должности» и «подпись» лиц, совершивших хозяйственную операцию.

Более того, этот документ выдают не организации, а физическому лицу – ее сотруднику. Оприходование фирмой товарно-материальных ценностей осуществляется на основании первичных документов, в частности, товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты, – каковым и является чек ККМ.

Поэтому можно сделать вывод: компания вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, но для учета затрат наряду с этой бумажкой понадобятся другие первичные документы.

К такому выводу пришел Федеральный арбитражный суд Западно-Сибирского округа в постановлении от 18 января 2012 года по делу № А67–530/2011. Арбитры уточнили, что при отсутствии кассового чека, но при наличии квитанции к приходному кассовому ордеру, выписанной продавцом, налогоплательщик имеет право принимать в расходы понесенные затраты. А вот дополнительные документы подтвердят реальность сделки. Кроме того, за отсутствие кассового чека отвечает продавец, а не покупатель. И это тоже нужно помнить.

Расходы на аренду

Расходы на аренду офисов, производственных и торговых помещений, несомненно, являются важным и достаточно затратным пунктом для любой компании. Основным документом, который подтвердит потраченные суммы, является, конечно, договор аренды. Но только этой бумаги недостаточно. Нужно доказать, что компания перечисляла определенные суммы арендодателю. Для этого подойдут платежные поручения. А вот отсутствие акта приема-передачи не является основанием для отказа в признании расходов в виде арендных платежей. Такой вывод можно найти, например, в постановлении ФАС Московского округа от 18 августа 2009 года № КА-А40/7899-09.

Нередко компании заключают долгосрочные договоры и оплачивают арендные платежи на несколько месяцев вперед. В большинстве случаев собственники помещений включают условие об этом в соглашения с новыми клиентами. В такой ситуации возникают сложности: договор, который составлен больше, чем на один год, нужно регистрировать в Росреестре. Иначе учесть затраты просто невозможно. Хотя, конечно, чтобы избежать лишних проблем, соглашение составляют на десять или одиннадцать месяцев.

Отмечу, что с правилом о регистрации договоров аренды, которые заключены на год и более, сложилась парадоксальная ситуация. С 1 марта этого года это требование было отменено и не распространялось на соглашения, заключенные после названной даты. Но уже 4 числа того же месяца вступили в силу новые поправки, которые вернули старый порядок. Получается, что долгосрочные договоры, заключенные только 2 и 3 марта 2013 года, регистрировать было не нужно. А всем остальным по-прежнему придется посещать Службу государственной регистрации или же просто заключать договоры аренды сроком меньше чем на год.

На проезд сотрудника

Отправляя сотрудника в командировку, бухгалтер может задаться таким вопросом: чем подтвердить расходы на проезд работника? Если говорить об авиаперевозках, то в случае приобретения электронного билета (а именно такие формы билетов сейчас наиболее распространены) оправдательным документом является сформированная при заказе маршрут-квитанция. Ее нужно распечатать на принтере. В бумаге должна быть указана стоимость перелета. Также понадобится посадочный талон. Он докажет, что билет был не только забронирован, но и использован сотрудником. Если же речь идет о командировке, в которую работник отправляется на поезде, то подтверждающим расходы документом будет контрольный купон. Его также нужно получить в Интернете от компании, в которой покупался билет.

Перевозка грузов

Еще один пункт трат – расходы на перевозку грузов различными видами транспорта. Напомню, что транспортная накладная является перевозочным документом, подтверждающим заключение договора. А вот основной бумагой, предназначенной для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за перевозки автомобильным транспортом, является товарно-транспортная накладная.

Следует иметь в виду, что Налоговый Кодекс для подтверждения расходов организации на транспортировку грузов, в том числе автомобилями, не устанавливает обязанности наличия обоих документов. В этой связи факт понесенных затрат, можно подтвердить любой из двух вышеперечисленных накладной. Такой вывод поддерживают и чиновники (Письмо ФНС РФ от 21.03.2012 г. № ЕД-4-3/4681@).

Электронный документооборот

И, напоследок, расскажу о том, как подтвердить расходы, если у бухгалтера в наличии только документы, подписанные электронной подписью. Пункт 5 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете предусматривает, что «первичка» составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного ЭП. Закон № 63-ФЗ ввел в стране два вида электронной подписи: простую и усиленную. Последняя, в свою очередь, может быть квалифицированной (КЭП) или неквалифицированной.

Поэтому, например, платежное поручение, составленное в электронном виде и подписанное КЭП, может подтверждать расходы по налогу на прибыль. А если на бумаге стоит простая или усиленная неквалифицированная электронная подпись, то такая информация признается разнозначной бумажному документу, подписанному собственноручной подписью. Однако это правило действует только в том случае, если оно установлено федеральными законами, нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного документооборота. При этом Налоговый Кодекс не предусматривает ни одной такой ситуации. Поэтому можно сделать вывод, что проблем с подтверждением расходов не возникнет только при наличии на электронном документе квалифицированной электронной подписи. Получить КЭП можно в аккредитованных государством удостоверяющих центрах, которые выступают гарантами ее подлинности.