Минтруд разъяснил, как предоставляются документы при кадровом ЭДО

На этот вопрос Минтруд России ответил в письме от 27.03.2023 № 14-6/ООГ-2211.

Когда нельзя применять кадровый ЭДО

Трудовой кодекс дает работодателю право внедрить у себя электронный кадровый документооборот. Это означает, что все документы, имеющие отношение к работе, будут оформляться и храниться в электронной форме без дублирования на бумаге.

Перед этим работодателю необходимо получить согласие на переход от своих работников и оформить для них электронные подписи.

Переход на кадровый ЭДО не обязывает работодателя использовать платные сервисы. Так, на платформе «Работа в России» есть бесплатный сервис «Электронный кадровый документооборот».

Однако не все документы могут быть созданы в электронной форме. Так, КЭДО нельзя применять, например, по отношению к актам о несчастных случаях на производстве, приказах работодателя (распоряжениях) об увольнении специалиста, а также к бумагам, подтверждающим прохождение инструктажей по охране труда.

Устали от рутины?

С нормальными комментариями к нормативным актам дело пойдет веселее! Получите доступ к журналу «Нормативные акты для бухгалтера» cо скидкой!

Подписаться на журнал

Как работник может запросить документы

В соответствии со статьей 22.3 Трудового кодекса, у работника есть право запросить у работодателя бумаги, связанные с работой. Для этого ему нужно подать работодателю заявление о выдаче документов или их заверенных надлежащим образом копий.

Подать заявление можно лично, в письменной форме, а также в электронном виде – через информсистему работодателя, платформу «Работа в России» или по адресу электронной почты.

Работодатель должен безвозмездно предоставить сотруднику все запрошенные им бумаги не позже чем через три рабочих дня со дня подачи соответствующего заявления.

Документы работнику предоставляют в той форме, в которой он их запросил – в электронном виде или на бумаге.

Так, работнику можно выдать заверенную копию электронного документа на бумаге, или электронный документ, разместив его, к примеру, на портале Госуслуги. Если работодатель использует платформу «Работа в России», документ можно разместить в личном кабинете сотрудника.