Корпоративные карты «на руках» у работников: риски

Расчеты корпоративной картой считаются безналичными, а значит, на них не распространяется лимит расчетов наличными между юрлицами, установленный Указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У. Ведь это не что иное, как безнал (п. 19 ст. 3 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ). Правда, если работник сначала снимет деньги с карты, а потом будет ими рассчитываться, придерживаться этого «наличного» норматива все же придется.

Все расходы, связанные с картами (на выпуск, обслуживание и др.), уменьшают облагаемую прибыль фирмы (подп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Плюсов немало, но, есть и минусы.

Корпоративные карты: основные правила

Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 № 266-П (далее - Положение). Отдельного порядка для использования корпоративных карт нет.

Организация вправе выпустить и использовать корпоративную карту для оперативного обеспечения работников денежными средствами, необходимыми для осуществления расходов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных расходов. Банковские корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными.

Для работы с корпоративными картами потребуется внутренний локальный нормативный акт, например Положение о порядке использования корпоративных банковских карт, где нужно закрепить порядок выдачи, список работников, которые могут получить «на руки» карту компании, правила использования и возврата карт, лимиты на снятие наличных и общих расходов ха период (например, день, неделя) и так далее.

Кроме того, порядок расчетов с подотчетными лицами с использованием корпоративных банковских карт нужно закрепить в учетной политике.

Деньги на корпоративной карте

Деньги на карте — это собственность компании. Средствами, полученными работниками на какие-либо цели, они еще не являются. Из п. 1.5 Положения № 266 следует, что карта как электронное средство платежа используется для совершения операций ее держателем.

Как только сотрудник совершил покупку или снял наличные, сумма считается выданной под отчет. Не лишним будет предостеречь работников, чтобы после получения чека банкомата они не расслаблялись. Ведь сам по себе целевое расходование средств он не подтверждает, а лишь фиксирует выдачу денег под отчет.

Чтобы бухгалтерия приняла расходы и не возникло вопросов у налоговой, одного авансового отчета недостаточно. К нему нужно приложить:

• Чеки, слипы, квитанции из терминалов или банкоматов обязательны. Если банкомат не выдал чек, обязательно возьмите банковскую выписку.
• Кассовые чеки. Если сотрудник расплачивается корпоративной картой, продавец обязан выдать ему кассовый чек (ст. 1.1 и 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Помните, что чек из банкомата — это лишь подтверждение выдачи денег, а не доказательство того, на что они были потрачены.

Если собрать полный комплект документов, проблем с признанием расходов не будет. В этом случае суммы не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами, так как это не доход сотрудника, а возмещение его производственных трат.

Деньги уходят на личные нужды

Когда доступ к деньгам компании становится слишком простым, границы между «рабочим» и «личным» начинают размываться. Руководители часто позволяют себе вольности по привычке, то рядовые сотрудники могут воспринять карту как «безлимит» на обеды или покупки.

Если сотрудник быстро возместил потраченное, проблем с налоговой не возникнет: ни НДФЛ, ни страховые взносы начислять не нужно. Чтобы пресечь подобные «заимствования» в будущем, стоит прописать в локальных актах (ЛНА), что такие траты приравниваются к процентным займам. Обычно перспектива платить проценты быстро отрезвляет любителей легких денег.

Ситуация сложнее, когда сотрудник не спешит возвращать средства. Здесь у компании есть два пути:

1. Удержание из зарплаты. Это самый быстрый способ, но удержание возможно только с письменного согласия работника (ст. 137 и 248 ТК РФ). На принятие решения об этом компании отведен месяц со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетной суммы. Если работник подписал приказ об удержании, бухгалтерия просто вычитает сумму из его дохода. В этом случае налоговых последствий для компании нет: ни взносов, ни НДФЛ, ни влияния на базу по налогу на прибыль.
2. Судебное взыскание. Если сотрудник идет в отказ, путь один — суд. Важно не пропустить срок исковой давности, который отсчитывают со следующего дня после истечения срока сдачи авансового отчета.

Если судится фирма не хочет, тогда на дату принятия решения о прощении долга бухгалтерии нужно начислить на него страховые взносы и удержать НДФЛ (письмо УФНС России по МО от 14.09.2018 № 16-10/099623@). При этом саму сумму долга списать в расходы для уменьшения налога на прибыль нельзя, Минфин категорически против. Но начисленные страховые взносы все же можно учесть в расходах на основании подп. 1 и 45 п. 1 ст. 264 НК РФ (письма Минфина РФ от 05.02.2018 № 03-03-06/1/6290, от 28.06.2017 № 03-03-06/1/40670).

Корпоративная карта для командировки

Законодательство не содержит прямого запрета на расчет в командировках корпоративными картами. То есть, на корпоративную карту можно перевести деньги под отчет для командировки.

Одновременно с этим, перевод средств с корпоративной карты непосредственно на личные карты работников в качестве командировочных расходов, по-прежнему, не принят, как как стандартный способ выдачи под отчет.

Некоторые банки предлагают оформить отдельные карты для оплаты командировочных. В том числе виртуальные, которые выпускаются под конкретный запрос: например, одну поездку или оплату билетов. Такую карту можно оформить перед началом командировки и закрыть сразу после возвращения сотрудника и сдачи авансового отчета.

В любом случае, чтобы сложностей с командировочными расходами по корпоративной карте не возникало, нужно утвердить правила и процедуры и зафиксировать их в локальном нормативном акте. Это документ должен как можно детальнее весь все разрешенные траты, период, право снятия наличных и так далее. По завершении командировки авансовый отчет все равно нужен.

Не стоит забывать, что корпоративная карта предназначена для расчетов самим держателем карты в рамках хозяйственной деятельности. Поэтому вопросы со стороны налоговой могут возникнуть.

Лучше всего, для выдачи подотчетных сумм работникам использовать стандартные схемы: выдача наличных через кассу организации или перечисление непосредственно на личные банковские карты работников.

Учет затрат корпоративной карты

Есть два вида карт:

• привязанные к расчетному счету организации;
• привязанные к специальному карточному счету, который открывается отдельно от расчетного счета.

В первом случае, когда карта привязана непосредственно к счету компании, движения средств отражаются на счете 51 «Расчетные счета». Во втором, с применением счета 55 «Специальные счета в банках» с субсчетами по каждому сотруднику-держателю карты.

При выдаче работнику корпоративной карты, выдачи подотчетных средств фактически нет. При оплате товаров и услуг с корпоративной карты нет необходимости оформлять средства подотчет и авансовые отчеты. Просто все траты с корпоративной карты должны быть экономически оправданы и проведены в интересах компании.

Если вы все же оформили выдачу под отчет, сотрудник, ответственный за покупку по корпоративной карте, должен передать бухгалтеру все данные для оформления авансового отчета, к которому нужно приложить документы, подтверждающие расходы.

В учете будет больше проводок. Придется использовать счет 55 «Специальные счета в банках», на котором можно открыть субсчет «Корпоративная карта». 

• ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта» КРЕДИТ 51 - перечислены деньги с расчетного счета на корпоративную карту.
• ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта» – выдача подотчетных сумм с корпоративной карты. Если карта выпущена к расчетному счету, проводка будет такая: Дебет 71 Кредит 51 – выдача подотчетных сумм с расчетного счета.
• ДЕБЕТ 60 (76) КРЕДИТ 71 - оплата корпоративной банковской картой товаров продавцу (данные о том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки).

Бухгалтерская нестыковка

Работник снимает деньги с корпоративной карты и получает квитанцию банкомата. Но банк в выписке отражает эту операцию следующим днем. Получается разночтение по датам между этими документами.

Выход из ситуации – использовать счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Причем для удобства к нему лучше открыть субсчета в разрезе конкретных корпоративных карт. Что же касается проводок, то их будет две. Первая – на дату получения сотрудником денег из банкомата (Дебет 71 Кредит 76). А вторая – на ту дату, что указана в выписке банка (Дебет 76 Кредит 51 (55)).

Бывает, что расчетный и «карточный» счета организации – в разных банках. Тогда переброска средств на КК вполне может занять более одного дня. В таком случае в бухучете применяйте счет 57 «Переводы в пути».

Контроль со стороны Центробанка

Многие компании явно недооценивают риски, связанные с последствиями снятия денег с корпоративных карт.

В Методических рекомендациях, которые утверждены ЦБ РФ 21.07.2017 № 19-МР приведен довольно обширный перечень признаков, которые должны указывать банкам не сомнительные операции. Среди них, например, регулярное снятие денег с корпоративной карты(ежедневно либо в срок, не превышающий 3–5 дней с момента поступления средств на карту). Или наличие у клиента нескольких карт, с помощью которых деньги по большей части обналичивают. Еще один любопытный пункт – с момента создания фирмы прошло менее двух лет.

Чтобы компания попала в разряд подозрительных, в отношении него должно быть выявлено как минимум два признака из упомянутого перечня.

Главный вывод для бизнеса – снятием наличных с корпоративных карт лучше не злоупотреблять. Если банк выявит сомнительные операции, он вправе запросить документы, подтверждающие легальность сделки, а также приостановить операции по его счетам (п. 11 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ). Кроме того, компанию могут включить в черный список, который составляется на основании Положения № 639-П (утв. ЦБ РФ 30.03.2018). А это уже чревато возможным отказом любого банка работать с такой неблагонадежной фирмой, то есть открывать ей счета (п. 5.2 ст. 7 Закона № 115-ФЗ).

Бухгалтерия.ру