Копии документов для ревизии

Довольно часто копии бумаг воспринимаются нами не так серьезно, как оригиналы. Но это - пока речь не заходит об их предоставлении в инспекцию в рамках налоговой проверки. Что нужно знать предпринимателям, собирая и направляя копии ревизорам, и какие аргументы лучше всего привести в суде, если ошибка (ваша или инспекторская) заставит обратиться за помощью к арбитрам.

Согласно статье 93 НК РФ, налоговики при проведении ревизии кроме ознакомления с оригиналами документов, вправе потребовать у проверяемой компании и заверенные копии этих бумаг. Но зачастую фирмы просто не в состоянии скопировать нужный объем документов даже в установленные законом десять дней. А подчас истребование копий вообще выглядит как грубое вмешательство чиновников в нормальную деятельность предприятия. Ведь для того, чтобы скопировать по-настоящему много бумаг, например, на предприятии с большим документооборотом количество документов может «зашкаливать» за несколько сотен тысяч, нескольким сотрудникам нужно отложить свои текущие дела и заняться исключительно изготовлением копий.

Впрочем, если налогоплательщик видит, что отснять столько документов, сколько требуют контролеры, он в любом случае не успеет, то у него есть право обратиться в налоговый орган с мотивированным заявлением об отсрочке их предоставления (п. 3 ст. 93 НК РФ). Но удовлетворить такое заявление или нет – зависит исключительно от мнения чиновников, которые, увы, зачастую не считают нужным вникать в объяснения бизнесменов. Так произошло и с предпринимателем из Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, к которому налоговики явились с очередной выездной проверкой.

Не ко времени

Во время проведения ревизии бизнесмен дисциплинированно и аккуратно подавал чиновникам все оригиналы документов, которые требовались последним. Инспекторы все бумаги внимательно изучили и на их основании, как положено, составили акт, в котором отразили результаты проверки.

А после этого в адрес предпринимателя вдруг поступило требование о предоставлении в инспекцию более шестиста заверенных копий документов, оригиналы которых чиновники изучили буквально только что. Бизнесмен тут же обратился в инспекцию и объяснил, что к назначенному времени он не успеет скопировать и подписать такой объем бумаг, поэтому просит о небольшой, трехдневной, «отсрочке». Однако чиновники не пошли ему навстречу. Более того, когда предприниматель предоставил все копии через три дня после указанного налоговиками срока, они объявили, что он нарушил требования статьи 93 НК РФ и на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ будет оштрафован. С таким поворотом дел бизнесмен был не согласен, и после того, как обжалование решения в вышестоящую инстанцию результатов не принесло, он начал готовиться к оспариванию его в арбитражном суде.

Суды первой и апелляционной инстанции поддержали требования предпринимателя (решение Арбитражного суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и от 30.06.2014г. и постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 16.10.2014г. по делу № А75-3341/2014).

Однако налоговики не согласились с таким положением вещей, и обратились с жалобой в кассацию. Но и окружные судьи не нашли оснований для того, чтобы поддержать инспекторов-ответчиков. Кассационные арбитры пояснили, что налогоплательщиком уже были представлены оригиналы всех документов, интересовавших чиновников. И все эти бумаги были ими изучены и положены в основу результатов ревизии, что, в свою очередь, было изложено в акте проверки и решении. Далее, проверенные инспекторами счета-фактуры в количестве (около двухсот единиц) были запрошены уже повторно, а как мы помним требовать у компании документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных и выездных налоговых проверок, контролеры не вправе (п.5 ст.93 НК РФ).. Кроме всего вышеперечисленного, истец-налогоплательщик документы никогда не скрывал, представил их чиновникам по первому требованию в оригиналах, при этом цель налогового контроля была достигнута и запланированная проверка - осуществлена полностью. На этих основаниях арбитры сделали вывод, что вины предпринимателя – нет, а значит, и штрафовать его нет никаких оснований (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 6.02.2015 г. по делу № А75-3341/2014).

Молчание – знак согласия?

Итак, отсрочка в предоставлении документов необходима коммерсантам довольно-таки часто. В свою очередь, как мы только что увидели, в течение двух дней со дня получения такого заявления (оно может также называться уведомлением) руководитель налоговой инспекции (или его заместитель) могут либо пойти навстречу и продлить сроки представления бумаг, либо отказать в продлении. Но, как показывает практика, есть еще и третий вариант развития событий – когда чиновник получает просьбу об «отсрочке» и молчит. В такой ситуации фирма или предприниматель часто не понимают, что означит эта «тишина» – отказ в продлении срока предоставления копий или «молчаливое согласие» с просьбой?

К сожалению, официальные органы на данный момент свою точку зрения по этом вопросу не обозначили. А вот арбитры склоняются к мнению, что молчание правильнее будет расценивать как отказ в отсрочке. Главный аргумент в этом случае такой - отсутствие у налогоплательщика информации о принятом решении не продлевает и не освобождает его от обязанности представить истребованные документы в установленный законом срок (см. постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.01.2009г. № А19-8676/08-33-Ф02-6940/08 по делу № А19-8676/08-33 и Северо-Западного округа от 29.10.2009г. № А05-1221/2009).

Четкие сроки

«Я несколько раз становился свидетелем того, как инспекторы устанавливали в требовании о предоставлении документов откровенно меньший срок, чем десять дней, предусмотренные в пункте 3 статьи 93 НК РФ, - признается налоговый адвокат Сергей Воронин. – И, поскольку официальных разъяснений такой ситуации нет, пришлось разыскивать аналогичные случаи в арбитражной практике. И в обнаруженном мною постановлении суть сводилась к тому, что требование с «укороченным» сроком предоставления документов не является незаконным (т.е. игнорировать его полностью – нельзя). А вот несоответствующие закону сроки как раз можно «скорректировать» и исполнить требование ревизоров, но в рамках установленного законодательством времени (т.е. в соответствии с п. 3 ст. 93 НК РФ) (см. постановление ФАС Московского округа от 14.07.2009г. № КА-А40/6312-09 по делу № А40-86481/08-35-393)».

Требование - по форме

В заключении хотелось бы обратить внимание еще на один нюанс. Прежде, чем пускаться во все тяжкие, следует внимательно изучить само требование о предоставлении копий уже изученных однажды документов.

Начнем с того, что из него должно быть четко видно, «снимки» каких именно бумаг необходимо представить (с реквизитами и другими индивидуализирующими их признаками) и на основании какой налоговой нормы, а также период составления нужных инспекторам бумаг (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 14.07.2009г. № А63-15912/2008-С4-30).

И если к вам поступило требование, где «желания» ревизоров сформулированы лишь в общих чертах и без учета вышеуказанных параметров, и инспекторы, тем не менее, попытаются вас оштрафовать за то, что вы не угадали, копии каких именно документов их интересуют, арбитры наверняка встанут на вашу защиту (в качестве примера здесь можно рассмотреть постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.12.2005г. по делу № 09АП-14211/05-АК, а также постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 31.03.2010г. № А19-14862/09).

Анна Мишина, для журнала «Расчет»

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Как проходит выездная налоговая проверка

Система электронного документооборота