Когда документы налогового учета хранят дольше 5 лет

Общие правила хранения учетной документации

Напомним: сроки хранения документации определяют по Инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237. Общий срок хранения – 5 лет.

Началом срока хранения считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Срок, исчисляемый годами, истекает 31 декабря последнего года срока хранения.

Для хранения документов по налогам НК РФ предусматривает в основном тот же пятилетний срок, хотя есть случаи, когда установлен срок 6 лет, и ряд случаев – когда 4.

Вместе с тем просто знать срок хранения недостаточно. Главное – его правильно посчитать. При определении срока хранения нужно учитывать некоторые особенности. Например, для налога на прибыль налоговый период - год, для НДС – квартал.

Документы, подтверждающие сумму убытка

Фирма обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль на сумму убытков, то есть переносит убытки на будущее. Если убыток не переносят, то к хранению документов, подтверждающих его образование, применяют общий порядок хранения документов налогового учета. То есть на эти документы распространяется общеустановленный срок хранения (5 лет). Так написано в письме Минфина от 28 января 2022 г. № 03-03-06/3/5632.

Обоснование: подпункт 8 пункта 1 статьи 23, пункт 4 статьи 283 НК РФ.

По совокупности этих двух норм нужно обеспечить сохранность документов, подтверждающих размер убытков, в течение пяти лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.

 Пример. Сколько лет хранить документы по убытку
Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2022 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2037 года. При этом в отчетные (налоговые) периоды по 31 декабря 2024 года налоговая база по налогу на прибыль за текущий отчетный (налоговый) период не может быть уменьшена на сумму убытков более чем на 50 процентов.

Сохраняйте все первичные документы за календарный год, по итогам которого фирма получила убыток. Это накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, счета, ведомости, акты приема-передачи, кассовые и товарные чеки и др.

Отсутствие документов, подтверждающих объем понесенного убытка, ведет к утрате права переносить убытки прошлых лет, как не подтвержденные документально, при расчете налоговой базы по налогу на прибыль за текущий год.

Такое решение изложено в Постановлении ФАС Поволжского округа от 29 марта 2011 г. по делу № А49-4451/2010.

Документы при списании безнадежного долга

Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности в расходы по налогу на прибыль, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. Это договоры с контрагентами, письма, платежные документы.

Но срок их хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново. В этом случае и срок хранения тоже начинает течь заново.

Хранение счетов-фактур

К налоговым документам относятся и счета-фактуры. 

Порядок хранения счетов-фактур регулируют Правила ведения счетов-фактур, утвержденные постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно его пункту 10, счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке по дате их выставления (составления – в случае если документ не подлежит направлению покупателю) или получения за соответствующий налоговый период. Срок хранения и у бумажных, и у электронных счетов-фактур один – 5 лет.

Но одного только указания на предельный пятилетний срок недостаточно. Нужно понимать, с какого момента этот срок нужно начинать отсчитывать. 

Разъяснения давал Минфин. Срок хранения счета-фактуры начинает отсчитываться после окончания периода, в котором он в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (см., например, письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829). 

 Пример. Как определить начало срока хранения счета-фактуры
Фирма отгрузила покупателю товар и выставила счёт-фактуру № 200 от 2 июля 2023 г. Этот счет-фактура отражена в декларации за 3 квартал 2023 года. Значит, отсчёт срока хранения счета-фактуры начнётся 1 октября 2023 г., составит 5 лет и закончится 30 сентября 2028 г. 

А когда срок хранения счета-фактуры продлевается? 

Это связано с переносом налоговых вычетов по НДС по правилам пункта 2 статьи 171 НК РФ. 

Вычеты НДС можно переносить в пределах 3 лет с момента принятия на учет товаров (работ, услуг). То есть, если фирма заявит вычет с переносом, то хранить счет-фактуру придется дольше. 

Если это будет максимально разрешенный срок, то хранить счет-фактуру придется фактически 8 лет.

 Пример. Как рассчитать срок хранения счета-фактуры при переносе вычета
Для использования в основной деятельности фирма приобрела товар и поставила его на учёт в июле 2023 г. Поставщик предъявил счет-фактуру № 200 от 2 июля 2023 г. Несмотря на то, что условия для вычета выполняются, фирма решила отложить вычет на 1 год. Значит, он будет заявлен только в декларации за 3-й квартал 2024 г. Пятилетний срок хранения начнёт течь 1 октября 2024 г. и закончится 30 сентября 2029 г.