Каков срок действия справки 2-НДФЛ

Справку 2-НДФЛ о доходах работника сдают в налоговую все работодатели, которые выступают в роли налоговых агентов.

В Справке 2-НДФЛ отражается:

• сумма доходов, выплаченных работнику,
• сумма предоставленных вычетов,
• сумма НДФЛ, исчисленного с отраженных доходов, удержанная и перечисленная в бюджет.

В Налоговом кодексе не установлено, сколько действительна справка 2-НДФЛ, что вполне логично. Справка 2-НДФД выдается за определенный период, и это важно!

Вся информация за год отображается в справке по его окончании, когда работник уже получил весь доход.

Справки, выданные в течение года, могут быть дополнены информацией до конца года.

Когда и куда нужна работнику справка 2-НДФЛ

Работник вправе получить справку 2-НДФЛ, обратившись с заявлением в бухгалтерию компании, в которой он работает. Справка может понадобится:

• для предоставления на новом месте работы, чтобы получить стандартные налоговые вычеты, для которых учитываются все доходы с начала года;
• для подготовки декларации 3-НДФЛ, если у работника были иные доходы, кроме заработка на работе. Данные справки 2-НДФЛ нужно включить в декларацию 3-НДФЛ;
• для представления по месту требования, например: при оформлении кредита в банке, оформлении визы, оформлении социального пособия, пособия по безработице, пенсии, государственной материальной помощи и т.п.

Если работнику нужна справка для представления в какую-то организацию, неважно какую, организация, запросившая справку, сама укажет, за какой период нужно предоставить 2-НДФЛ.

Справка выдается за определенный период. И если это уже «закрытый» налоговый период (год) справка вряд ли изменится и не может устареть. Так, 2-НДФЛ за 2018 год – всегда таковой и останется. Она не может устареть! Просто для большинства учреждений нужна справка, где указан последний налоговый период. Например, банку, который выдает кредит интересно знать о доходах за текущий и предыдущий год, а не 5 лет тому назад.

Справка за определенный период

Справка по заявлению работника может быть выдана за определенный период. Но, если годовая 2-НДФЛ уже сформирована, ее нельзя разбивать на части для выдачи работнику. Когда работник просит справку с учетом прошлого и текущего налогового периода, нужно выдать ему две справки.

Например, в мае сотрудник запросил справку о доходах за последние шесть месяцев, ему нужно выдать две справки:

• за весь прошлый год;
• за январь–апрель текущего.

Когда работодатель обязан выдать работнику справку 2-НДФЛ

По заявлению работника, бухгалтерия работодателя обязана выдать Справку 2-НДФЛ в течение трех дней (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК). Обратится за справкой могут как нынешние, так и бывшие сотрудники, а также работающие на организацию на основании ГПД. 

Работник вправе запрашивать справки неограниченное количество раз и попросить сразу несколько оригиналов справки.

Бухгалтерия компания обязана выдать Справки 2-НДФЛ всем работникам:

• по итогам года, даже если они не запрашивали подобный документ;
• при увольнении.

С 1 января 2022 года справку по доходам, полученным сотрудником с 1 января 2021 года, нужно выдавать на обновленном бланке. При составлении справки о доходах и суммах налога физического лица руководствуйтесь порядком, утвержденным приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Дело в том, что отдельных правил по составлению этой формы не утвердили.

Когда справку 2-НДФЛ выдавать не нужно

Справку 2-НДФЛ не нужно выдавать, если работник на ГПД исчисляет и платит НДФЛ в бюджет самостоятельно или получил доход, который не облагается налогом.

2-НДФЛ для налоговой

Справка о доходах и суммах налога физического лица сдается в составе годового расчета 6-НДФЛ в виде приложения (приложение 1 к расчету 6-НДФЛ). Форма утверждена приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.