Какие документы регистрировать в книге покупок по расходам на проезд работника в командировке?

Какие документы могут подтвердить расходы на проезд в командировке

В книге покупок регистрируют документы, на основании которых принимают НДС к вычету. 

Чтобы принять НДС к вычету по расходам на перевозку работников к месту служебной командировки и обратно, в книге покупок надо зарегистрировать:

• счета-фактуры;
• либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности;
• либо копии этих документов.

В них должна быть выделена сумма НДС.

Кроме того, полученные во время командировки документы должны быть включены работником в отчет о служебной командировке.

Указанное следует из пункта 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137 (далее - Правила)

В настоящее время применяются формы авиационного пассажирского билета, маршрут/квитанции электронного пассажирского билета и багажной квитанции, выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок.

Эти формы утверждены приказами Минтранса России от 08.11.2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», от 29.01.2008 г. № 15 «Об установлении формы пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации».

Перечисленные документы являются документами строгой отчетности и применяются в расчетах наличными деньгами или для расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ.

Единый перечень реквизитов, которые являются обязательными как для кассового чека, так и бланка строгой отчетности, установлен пунктом 1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ.

Чек ККТ или бланк строгой отчетности могут быть переданы на бумажном носителе. Реквизиты чека или БСО должны позволять идентифицировать этот кассовый чек или бланк строгой отчетности.

То есть в нем должны быть: QR-код, дата и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумма расчета, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа.

Какие документы регистрировать в книге покупок по расходам на перевозку работников

В графе 3 книги покупок надо регистрировать документы, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой.

К ним, по мнению Минфина, могут относиться:

• счет-фактура, выставленный организации при выдаче проездных документов;
• проездной документ, выданный в виде бланка строгой отчетности;
• проездной документ, выданный в электронной форме.

Но в последнем случае Минфин обращает внимание: одновременно должен быть выдан чек ККТ или бланк строгой отчетности.

Либо в проездной документ надо включить реквизиты чека ККТ (БСО), а именно: 

• QR-код или дату и время осуществления расчета;
• порядковый номер фискального документа;
• признак расчета;
• сумму расчета;
• заводской номер фискального накопителя;
• фискальный признак документа.

При этом работник должен самостоятельно считать QR-код, скачать кассовый чек, распечатать и предъявить его работодателю.

Также следует учитывать, что ККТ не применяется в безналичных расчетах, за исключением расчетов с использованием электронного средства платежа с его предъявлением.

В указанном случае в книге покупок регистрируется счет-фактура либо проездной документ, выданный в электронном виде.

Кроме того, в графе 7 книги покупок следует отразить реквизиты документов, которые подтверждают фактическую уплату НДС, принимаемого к вычету в соответствии с пунктом 7 статьи 171 Налогового кодекса (пп. «к» п. 6 Правил).