НДС - вычет по расходам в командировке

Разберем, какие документы подтверждают командировочные расходы на проезд, чтобы можно было принять к вычету НДС.

Общие условия для принятия НДС-вычета

Право налогоплательщика на применение вычетов по НДС прописано в п. 1 ст. 171 НК РФ. Общие требования для применения вычета такие:

• приобретенные товары (работы, услуги) должны использоваться в операциях, облагаемых НДС;

• товары (работы, услуги) должны быть приняты на учет;

• у налогоплательщика должен быть счет-фактура и первичные документы.

Документы для подтверждения командировочных расходов

Вычет по командировочным и представительским расходам установлен п. 7 ст. 171 НК РФ. Состав командировочных расходов, по которым налогоплательщик может применить вычет, ограничен. Это:

• расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями);

• расходы на наем жилого помещения.

Документальным подтверждением командировочных расходов являются:

• приказ о направлении работника в командировку на определенный срок;

• авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах, утвержденный руководителем организации;

• документы, прилагаемые к авансовому отчету (о найме жилого помещения, проездные документы);

• иные документы.

Сначала оплата, потом вычет

В формулировке п. 7 ст. 171 НК РФ говорится о суммах налога, уплаченным по расходам на командировку. Значит, применить вычет по командировочным расходам можно лишь после их оплаты.

Датой признания командировочных расходов является день утверждения авансового отчета. Соответственно, применить вычет по командировочным расходам можно не ранее того налогового периода, в котором авансовый отчет будет принят бухгалтерией к учету.

Счет-фактура или БСО

Основанием для получения вычета по командировочным расходам является либо счет-фактура, либо бланк строгой отчетности (БСО), в котором сумма налога выделена отдельной строкой.

Если организация заранее приобретает для своего сотрудника проездные документы и услуги гостиниц, то рассчитывается в безналичном порядке. В этом случае, и перевозчик, и организация, предоставляющая услуги по проживанию (налогоплательщик НДС), выставляют счета-фактуры, в которых сумма налога выделена отдельно, и в таких ситуациях, как правило, проблем с вычетами нет.

Проездные билеты

Работник отражает эти документы в своем отчете о служебной командировке. В части расходов на транспорт требуется предоставить перевозочный документ и кассовый чек.

Следует учитывать, что согласно п. 5.8 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ в бланк проездного билета могут быть включены реквизиты кассового чека (БСО). К ним относятся: QR-код либо дата и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета и его сумма, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа.

То есть, покупателю может выдаваться бланк проездного документа без "классического" чека. Такой чек приравнен к обычному чеку, поэтому работник вправе распечатать его и предъявить работодателю для подтверждения своих расходов на командировку. Если же по какой-либо причине печать QR-кода невозможна, то на бланке билета должны быть отражены все шесть вышеуказанных реквизитов кассового чека, либо покупателю следует выдать обычный кассовый чек.

Гостиница

Основанием для применения вычета по НДС, уплаченного за услуги гостиницы, являются счет - фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату налога (кассовый чек с выделенной в нем суммой НДС либо БСО, оформленный на командированного сотрудника, в котором указана сумма НДС).

Если вычет по расходам на проживание налогоплательщик получает на основании счета-фактуры, то нужно иметь в виду, что документ должен быть выставлен на имя налогоплательщика НДС (организации или предпринимателя). Если в качестве покупателя услуги в счете-фактуре будет фигурировать физическое лицо (командированный сотрудник), то принять к вычету суммы НДС не получится.