Какие документы нужны, чтобы отправить сотрудника в командировку

Что считается командировкой

Согласно ТК РФ, командировка- поездка сотрудника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Отметим, что поездка в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой. В период командировки сотрудник подчиняется правилам внутреннего распорядка той организации, куда он командирован.

Минимуму, сколько может длиться командировка, законодательством не установлено. Обычно, это могут быть сутки. Командировку можно продлевать по надобности, но командировка не может быть бессрочной. Также сотрудника можно вызвать из командировки досрочно. Законодательством не установлены формы таких документов, но их можно прописать в локально нормативных актах организации или коллективном договоре. Главное, чтобы сотрудники были ознакомлены с Положениями под роспись.

Днем отправления в командировку считается дата отправления транспортного средства (поезда, самолета, автобуса) от места постоянной работы командируемого сотрудника, а днем приезда из командировки будет считаться дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. Если транспортное средство до 24 часов включительно, днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. Стоит также учитывать время проезда до станции или аэропорта, если они находятся за чертой города.

Отметим также, если работа сотрудников носит разъездной характер, то такие служебные поездки не считаются командировками.

Уведомление сотрудников о предстоящей командировке

Прежде, чем отправить сотрудника в командировку, работодатель обязан уведомить об этом сотрудника. Уведомление необходимо отправить в бумажном виде, в уведомлении должно быть прописана дата командировки и место, куда отправляется сотрудник. Таких уведомления должно быть два, один для сотрудника, другой – для организации.

Если сотрудник имеет право отказаться от командировки, то это также нужно прописать в уведомлении. Такой отказ также должен быть оформлен письменно.

А что, если сотрудник не хочет зачитывать уведомление об отправки в командировку?

Если сотрудник не желает зачитывать и подписывать уведомление об отправки в командировку, необходимо зачитать такое уведомление вслух в присутствии свидетелей. Далее необходимо составить акт о том, что такое уведомление было предъявлено и зачитано в слух, в связи с тем, что сотрудник отказался зачитывать уведомление самостоятельно. В акте должно содержаться дата, время и место составления акта. Затем, следует предложить сотруднику ознакомиться с данным актом под расписку. Если же сотрудник отказался подписывать и это, в акте делается соответствующая отметка. Само уведомление также прикладывается к акту.

Согласие сотрудника на командировку

Стоит помнить, что не все сотрудников можно отправить в командировку. А с кого-то необходимо взять письменное согласие. К тем, кого отправить без письменного согласия нельзя отправить в командировку нельзя, относятся:

• женщины, имеющие ребенка в возрасте до 3 лет;
• работник (мать или отец), воспитывающий без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет;
• работник - опекун ребенка (детей) в возрасте до 14 лет;
• работник, имеющий ребенка – инвалида;
• работник, который ухаживает за больным членом семьи в соответствии с медзаключением;
• инвалиды;
• родитель ребенка в возрасте до 14 лет, в случае, если другой родитель работает вахтовым методом;
• родитель ребенка в возрасте до 14 лет, в случае, если другой родитель призван на военную службу по мобилизации или проходит военную службу по контракту, либо заключил контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на ВС РФ
• работники, имеющие 3 и более детей в возрасте до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет.

Стоит подготовить 2 экземпляра такого согласия. Один нужно будет отдать сотруднику, а второй, с отметкой об ознакомлении сотрудника, остается в организации.

Если сотрудник из перечня выше, отказался от командировки, то такой отказ нельзя будет считать нарушением трудовой дисциплины и, соответственно, такой отказ не будет считаться основанием для применения к работнику мер дисциплинарного взыскания.

Приказ о направлении сотрудника в командировку

Основанием, для того, чтобы отправить сотрудника в командировку, является приказ руководства организации. Такой приказ, также, не установлен законом, но в приказе следует подробно отразить цели и задачи служебной командировки, а также ее сроки и место, куда направляется работник.

Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись. По письменному заявлению сотрудника, выдайте ему надлежаще заверенную копию указанного приказа.

Денежный аванс командированному сотруднику

Далее сотруднику выдается денежный аванс на оплату проезда, найму жилого помещения и суточные и отразить командировку в табеле учета рабочего времени. На основании этого табеля нужно будет рассчитать средний заработок, который сохраняется за работником на время командировки. За этот период работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. На выплату суточных временная нетрудоспособность не влияет. В любом случае суточные должны быть выплачены за весь период командировки.