Как выдать машиночитаемую доверенность (МЧД)
29.01.2025 распечататьМашиночитаемая доверенность (МЧД) дает право работникам компании (ИП) или иным ее представителям подписывать электронные документы, в том числе сдавать налоговую отчетность.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронная форма бумажной доверенности, которая создается в файле формата XML. Доверенность подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя.
Работать без МЧД невозможно, если компания перешла на ЭДО и делегирует право подписи договоров с партнерами, соглашений, актов работникам компании, а электронной налоговой отчетности - бухгалтеру.
МЧД можно оформлять:
- на одного или нескольких представителей, в качестве которых могут выступать работники, другие организации или ИП;
- для представления интересов в компании в различных госструктурах, в одной или нескольких ИФНС.
КЭП представителя по доверенности
Доверенное лицо, на которое оформляется доверенность, должно иметь свой личный сертификат КЭП, который прикладывается к МЧД. Поэтому, сначала нужно оформить УКЭП лицу, которое станет представителем.
Сделать это можно в специальном удостоверяющем центре из списка на сайте Минцифры.
Какие данные потребуются для оформления МЧД
Для оформления машиночитаемой доверенности (МЧД) необходимо предоставить данные доверенного лица и доверителя.
Состав сведений о доверителе зависит от того, кто именно оформляет МЧД: организация или ИП.
Организация, при оформлении МЧД указывает:
- ИНН организации;
- КПП организации;
- ОГРН организации;
- Сведения о директоре;
- СНИЛС директора;
- ИНН директора;
- Гражданство директора.
ИП указывает следующий состав сведений о себе:
- ФИО;
- ИНН;
- СНИЛС;
- ГРНИП;
- Гражданство.
Сведения о представителе компании или ИП также различаются в зависимости от того, кто будет доверенным лицом: ИП или организация.
Если представителем по доверенности будет гражданское лицо или ИП состав сведений такой:
- Фамилия, Имя, Отчество;
- ИНН физлица;
- Дата рождения;
- СНИЛС;
- Гражданство;
- Паспортные данные (или данные военного билета).
Если доверенность выдается организации, которая будет представлять ваши интересы, потребуются такие данные:
- ИНН организации;
- КПП организации;
- ОГРН;
- Персональные данные директора организации (ФИО, паспорт);
- СНИЛС директора организации-представителя;
- ИНН директора организации-представителя;
- Гражданство директора организации-представителя.
Тип доверенности
При оформлении доверенности нужно определиться с набором прав и полномочий представителя и списком госструктур, с которым он будет контактировать. От этого зависит тип доверенности.
Вариантов - три:
Единая форма доверенности (версия 003, EMCHD_1). Ее можно использовать для передачи права представлять ваши интересы при общении с клиентами и партнерами, банком, контролирующими органами, в том числе с Федеральным казначейством, системой «Честный знак», а также для нотариального удостоверения.
Базовая форма доверенности (версия 002). Такая доверенность подойдет представителю, который, который будет от вашего имени общаться с клиентами и партнерами и госструктурами, которых не устраивает Единая форма доверенности.
Доверенность для налоговых органов. Эта доверенность позволить вашему представителю сдавать налоговую отчетность, отвечать на требования от ИФНС, запрашивать акты сверки и справки, направлять в налоговую необходимые документы, например, уведомления и т.д.
Где и как оформить МЧД
Заполнить МЧД можно на сайте ФНС или в бухгалтерских программах, сервисах ЭДО, где реализована работа с машиночитаемой доверенностью.
Один из самых удобных способов - сервис ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Но такой вариант подходит только для оформления МЧД в налоговую.
С 10 января 2025 ФНС принимает доверенности и заявления о ее отзыве только по формату версии 5.03. Но введение в действие новой версии формата не отменяет ранее оформленные доверенности. Это значит, что электронные доверенности, оформленные по форматам ранних версий (5.01 и 5.02) и представленные в ИФНС, продолжают действовать.
Как подписывать МЧД
МЧД должна быть подписана электронной подписью руководителя организации или ИП.
Для подписания используется открепленная подпись документа. Файл подписи называется так же, как и файл МЧД, и имеет расширение .sig, .p7s, или .sgn.
Этот файл нужно сохранить и разметить на своем в удобной и доступной папке.
Уникальный номер МЧД - GUID
Это номер, который присваивается каждой машиночитаемой доверенности при ее формировании. GUID находится в самом верхнем поле доверенности. Выглядит так: b539f4a9-4e5f-4abb-bec6-aae430c254f2. Этот же GUID содержится в названии файла МЧД и размещен внутри файла.
Обязательно сохраните GUID. В дальнейшем он понадобится при подготовке и сдаче электронной налоговой отчетности (номер вводится в отдельное поле на титульном листе налоговых деклараций), подписании документов и т.д.
Скачайте доверенность в формате XML
После того, как оформили МЧД, скачайте файл в формате XML на свой компьютер. Он вам понадобится. МЧД нужно прикладывать к налоговой отчетности и иным документам, подписанным доверителем.
Загрузка МЧД в распределительный центр доверенностей
Чтобы загрузить файл МЧД вместе с подписью в реестр ФНС России, необходимо войти в сервис ФНС. Затем нужно выбрать раздел «МЧД». Далее – «Загрузить в реестр».
На странице загрузки нужно выбрать в первом поле файл доверенности МЧД в формате XML.
В бухгалтерских программах и сервисах ЭДО, система загрузки реализована. Кнопка «Загрузить» появится в окне файл доверенности после подписания.
Дождитесь результатов загрузки МЧД и подписи.
Где хранятся машиночитаемые доверенности
МЧД можно найти на нескольких государственных сайтах или информационных системах:
- На портале госуслуг.
- В системе ЭДО, которую вы применяете для сдачи отчетности.
- В информационных системах аккредитованных удостоверяющих центров.
- В удостоверяющих центрах ФНС.
- В других информационных госсистемах, например СФР.
Как проверить электронную доверенность
Проверить доверенность можно на сайте ФНС.
Быстрая проверка по 36-значному номеру доверенности дает возможность, проверить срок действия доверенности.
Расширенная проверка позволяет получить доступ к подробной информации о доверителе и доверенных лицах. Но, для доступа к этим данным помимо номера МЧД потребуется ИНН доверителя, представителя и пароль, если он был установлен при создании доверенности.
Еще по теме:
Доверенность при сдаче налоговой отчетности и других документов в электронном формате
Как дистанционно оформить КЭП с помощью биометрии
Как отозвать МЧД
Отозвать доверенность может как доверитель, таки доверенное лицо.
Сделать это можно либо через сервис, с помощь которого МЧД создана, либо в сервисе ФНС.
Необходимо войти в сервис и составить заявление на отмену.
Подписка на новости и полезные материалы
В статье использованы фото с сайта freepik.com или shutterstock.com