Как вести Табель учета рабочего времени в 2023 году?

Табель учета рабочего времени составляют ежемесячно. Срок хранения табеля учета рабочего времени составляет не менее 5 лет. На предприятиях с вредным и опасным производством срок хранения составляет 75 лет – это связано с тем, что данные могут понадобится для расчета льготного стажа при выходе на пенсию.

В бераторе подробно: Хранение бухгалтерских, налоговых, кадровых документов

Что изменили в 2023 году и влияет ли это на табель?

С 2023 года изменения внесены в статьи 223 и 226 НК РФ. Все изменения касаются только НДФЛ и никак не затрагивают учет рабочего времени и порядок расчета заработной платы. Причем, в части НДФЛ изменился не порядок расчета налога, а только расчетный период, за который платится налог в бюджет, сроки его уплаты и появилась обязанность удерживать НДФЛ дважды: с аванса и итоговой выплаты зарплаты за месяц.

Итак, по НДФЛ с 1 января 2023 года изменился:

• расчетный период,
• дата признания дохода,
• сроки уплаты налога.

Расчетным периодом считается не месяц, как было раньше, а период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца.  

С 2023 года:

1. НДФЛ платим 28 числа каждого месяца и в оплату попадает налог, начисленный с зарплаты, выплаченной в период с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего.
2. На каждую дату выплаты считаем и удерживаем НДФЛ с зарплаты: и с аванса, и с итогового расчета за месяц.
3. Заработную плату в 2023 году, рассчитываем как обычно, два раза в месяц за первую половину месяца и за вторую.

В бераторе подробно: Как отразить начисление заработной платы в бухгалтерском учете

Изменений, которые повлияли бы на периодичность составления Табеля учета рабочего времени не было. 

Большая часть бухгалтеров  рассчитывают аванс по фактически отработанному времени. И они уже давно составляют табель дважды в месяц. 

Но, есть и те, кто платит аванс в процентах от оклада или фиксированной суммой. В таком случае, как правило, табель составляют один раз в месяц. С 1 января 2023 года не было изменений, которые запрещали бы платить аванс в твердой сумме или процентом от оклада. Хотя в ТК РФ и установлена обязанность платить заработную плату за первую половину месяца с учетом фактически отработанного времени. Эта норма введена 20 лет тому назад (с 1 февраля 2002 года). В этом плане ничего с 1 января 2023 года не изменилось.

Если бухгалтерия решит с 2023 года перейти на выплату аванса по фактически отработанному времени, как того и требует ТК РФ, нужно начать формировать табель два раза в месяц. Но, это не из-за того, что произошли изменения в законодательстве. Просто рассчитать аванс по фактически отработанному времени без Табеля проблематично.

Табель учета рабочего времени, как и раньше, нужно составлять ежемесячно с первого по последнее число месяца. Но, вы если вы считаете аванс расчетным путем, за фактически отработанное время, вам нужно составлять табель 2 раза в месяц.  Один раз в месяц - устроит только бухгалтерию, которая платит аванс в фиксированной сумме.

Формы табеля учета рабочего времени

Госкомстатом утверждены две формы табеля: № Т-12 и № Т-13. Их можно вести в ручном режиме или заполнять на компьютере.

Обычно форма Т-13 применяется в учреждениях и компаниях, где установлен автоматический турникет для прохода на территорию.

Форма Т-12 считается универсальной, она содержит дополнительный раздел 2, где должны быть отражены расчеты с работниками по оплате труда. Но, поскольку почти все компании ведут учет по расчетам с персоналом с бухпрограмме, этот раздел 2 остается пустым.

Коды для учета в табеле периода нахождения на работе  

Коды для учета в табеле рабочего времени отпусков

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

Коды для учета в табеле рабочего времени периодов отсутствия на рабочем месте