Как в 2026 году оформить разъездную работу

Что такое разъездная работа?

Разъездная работа - это не командировка, а постоянный режим, при котором сотрудник не сидит в офисе, а перемещается между объектами (курьеры, выездные специалисты).  Согласно письмам Минтруда № 14-2/ООГ-15047, № 14-2/ООГ-14185 выделяются следующие признаки такой работы:

•  поездки имеют постоянный характер;
•  работник каждый день может возвращаться домой;
•  условия о разъездах обязательно прописаны в трудовом договоре.

Если поездки редкие или выходят за пределы оговоренной территории (например, города), они оформляются уже как отдельные командировки (письмо Роструда № 4209-ТЗВ).

Как оформить разъездную работу?

Процесс оформления состоит из нескольких последовательных шагов:

1. Утверждение локальным актом (Положением). Работодатель должен утвердить внутренний документ (ст. 168.1 ТК РФ), в котором будет предусмотрен порядок выполнения такой работы. В документе закрепляются:

•  список должностей с разъездным характером;
•  порядок возмещения расходов (проезд, жилье, суточные);
•  система учета рабочего времени;
•  размер надбавок за такой режим.

С этим документом сотрудника нужно ознакомить под подпись (ст. 68 ТК РФ).

2. Включение условия о разъездном характере работы  в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Если сотрудник уже работает, а разъезды вводятся позже, нужно уведомить его за 2 месяца и подписать допсоглашение (ст. 72, 74 ТК РФ).

В договоре также прописывают:

•  график;
•  учет времени в пути;
•  компенсацию расходов и надбавку к зарплате (ст. 129, 149 ТК РФ).

Налоги и выплаты в 2026 году

При разъездной работе сотруднику полагаются два вида выплат:

1.  Зарплата и надбавки (оклад + доплата за разъезды) — это доход, который облагается НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке (ст. 217, 422 НК РФ).
2.  Компенсация расходов (проезд, жилье, суточные) — эти суммы не являются доходом сотрудника, если они потрачены в интересах работодателя. Поэтому они не облагаются налогами, но с нюансами:

•  суточные - это деньги, которые можно тратить без отчета. Для них действуют лимиты для освобождения от налогов. Освобождены от налогообложения выплаты до 700 руб. в день при командировках по России и до 3500 руб. в день при командировках за границу. Всё, что выплачено сверх этих лимитов, считается доходом сотрудника и облагается НДФЛ и взносами;
•  другие расходы (билеты, гостиница). Компенсируются полностью по чекам и не облагаются налогами при наличии подтверждающих документов (авансовый отчет, чеки, маршрутные листы).

Штрафы за неправильное оформление

Если в договоре не прописан разъездной характер, а сотрудник находится в режиме постоянных поездок, налоговая может переквалифицировать это в командировки. Последствием может стать:

1.  неправильный расчет зарплаты (вместо оклада придется  платить средний заработок);
2.  штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. За первое нарушение:

•  от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб. для ИП и должностных лиц;
•  от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб. для организаций.

За повторное:

•  от 10 до 20 тыс. руб. для ИП;
•  от 10 до 20 тыс. руб. с дисквалификацией на срок от года до трех лет для должностного лица;
•  от 50 до 70 тыс. руб. или дисквалификация директора.

Бухгалтерия.ру