Как установить правила работы в чатах и с электронной почтой

Компания, которая стремится оптимизировать рабочие процессы, вправе в Правилах внутреннего трудового распорядка включить пункты, обязывающие работников с определенными временными промежутками просматривать корпоративную электронную почту и отвечать на письма, находится в режиме онлайн в чатах мессенджеров и отвечать запросы клиентов и коллег.

Правила работы с корпоративной почтой и мессенджерами могут быть разработаны и утверждены, как для всех работников компании, так и для отдельных групп или отдельных подразделений, например, для бухгалтерии.

Минтруд разъяснил, как предоставляются документы при кадровом ЭДО

Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде

Можно ли принять от работника заявление об увольнении по электронной почте

Проще всего, разработать общие правила, в для работников бухгалтерии, прописать свои отдельные ограничения, поскольку именно они имеют доступ к финансовой информации, отчетам компании и  персональным данным работников. В небольшой компании, все ограничения можно вписать в общие правила.

Часть 2 статьи 21 ТК РФ, налагает на работников требование добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором.

В трудовой договор, как правило, включают пункты:

• соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные в компании;
• соблюдать трудовую дисциплину;
• выполнять установленные нормы труда.

Правила работы с электронной почтой и мессенджерами, лучше всего, включить во внутренний трудовой распорядок. Он регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и так далее.

Если работу с электронными средствами связи прописать в должностной инструкции: во-первых, нужно «держать под контролем» актуальность всех инструкций, во-вторых, если нужно внести корректировки, придется править несколько документов, почти все должностные инструкции. Ведь мало кто из работников не получает рабочие сообщения через мессенджеры или по электронной почте.

Если работа с электронными сообщениями в почте и в мессенджере, прописана в Правилах внутреннего трудового распорядка, вносить правки будет значительно проще. А, если они не меняют существенных условий труда, их даже не нужно согласовывать с работниками письменно. Достаточно, ознакомить под роспись.

Перечень кадровых документов, которые должны быть в организации

Типовые формулировки о работе с электронной почтой и мессенджерами

Работа с корпоративной электронной почтой

Правила работы с электронной почтой, как в общем и все другие, зависят от специфики компании и пожеланий руководителя. Дополнительно, когда речь идет об электронных средствах общения, учитывается мнение сисадминов, менеджеров по информационной безопасности.

Как правило, в описания включают следующие пункты:

1. Работник ООО обязан использовать индивидуальный адрес корпоративной почты для осуществления своих трудовых обязанностей, с целью ведения электронной переписки (отправки и получения электронной почты) с внутренними и внешними корреспондентами.
2. Доступ к корпоративной электронной почте создается в течение одного дня после приема на работу.
3. Доступ к корпоративной электронной почте отключается в день увольнения работника.
4. Работник получает адрес корпоративной почты и данные для регистрации уведомлением от системного администратора ООО.
5. Работнику запрещено передавать третьим лицам логины, пароли своей корпоративной почты.
6. При работе с корпоративной электронной почтой работникам рекомендуется:
• при подготовке писем указывать тему, соответствующую содержанию письма;
• если к письму прилагаются файлы-вложения, указывать на их наличие в основном тексте письма;
• в конце письма размещать следующую информацию: наименование структурного подразделения, должность, фамилию, имя, отчество, рабочий телефон.
• выполнять настройку систем фильтрации электронной почты, контролировать содержимое папки «Нежелательная почта» на предмет наличия писем, ошибочно отнесенных в эту папку.
7. Работник обязан проверять входящие сообщения на корпоративную почту в течение рабочего дня каждый час. Первый просмотр с 9.00 – начало рабочего дня, последний – в 18.00 – окончание рабочего дня.
8. Работник обязан отвечать на сообщения, поступившие по электронной почте ООО: клиентам компании в течение 30 минут, работникам ООО в течение 1 часа.
9. Работникам запрещается:
• использовать корпоративную почту для целей, не связанных с исполнением трудовых обязанностей;
• рассылать письма, содержащие  финансовую отчетную информацию, персональные данные, материалы, использование которых нарушает права на результаты интеллектуальной деятельности;
• рассылать файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования;
• использовать адрес корпоративной почты для оформления подписок на почтовые рассылки, в целях, не связанных с трудовыми обязанностями;
• осуществлять массовые рассылки внешним корреспондентам.

Работа с корпоративным чатом компании

Программное обеспечение для корпоративного чата может быть как специально разработанным, так и общеизвестным: Whatsapp, Telegram, Viber, ICQ. Только гоструктурам и банкам запрещены мессенджеры, разработанные недружественными РФ странами.

Для отправки каких документов запрещено использовать мессенджеры

Правила работы с чатами зависят от того, созданы они для внутреннего общения работников компании или применяются для общения с клиентами. Это сильно меняет все обязательные формулировки: от времени ответа, до продолжительности рабочего дня и правил рассылки тех или иных файлов и программ.

Сообщения в мессенджере могут быть:

• персональными, конкретно для каждого,
• групповыми, для всех или нескольких работников (создаются  групповые чаты).

Это также нужно учитывать при разработке правил.

Типичные формулировки, которые обязательны:

1. Корпоративный чат ООО ведется в мессенджере ХХХХ и используется для исполнения трудовых обязанностей:
• рассылки работникам ООО рабочей информации;
• проведения дистанционных совещаний и конференций;
• звонков для обсуждения рабочих задач;
• оперативного консультирования клиентов и партнеров;
• другие, в зависимости от деятельности компании.
2. Для общения в корпоративном чате работник использует личный телефон (либо корпоративный – если компания их выдает).
3. Доступ к корпоративному чату предоставляется в течение одного дня после приема на работу и отключается в день увольнения работника.
4. Работник обязан находится в корпоративном чате мессенджера ХХ в режиме онлайн в течение всего рабочего дня: понедельник-пятница с 9.00 до 18.00, исключая перерыв на обед – 1 час.
5. Работник обязан отвечать на сообщения, поступившие в чат компании ООО в мессенджере ХХ: клиентам компании в течение 15 минут, работникам ООО в течение 30 минут.
6. В корпоративном чате разрешено рассылать:
• письменные сообщения по решению текущих рабочих задач;
• планы и отчеты подразделений, внутренние рабочие документы по согласованию действий подразделений, менеджеров;
• рекомендацию по исполнению трудовых функций;
• сообщения о начале и окончании отпусков;
• фото и видео, ссылки на рабочую информацию, корпоративные сайты и сайты партнеров;
• другое, в зависимости от деятельности компании.
7. В корпоративном чате запрещено обсуждать темы, не связанные с исполнением трудовых обязанностей, отправлять:
• документы, содержащие коммерческую тайну;
• персональные данные свои и других работников;
• личные документы и фото;
• фото, видео и т.п., не связанные с исполнением трудовых обязанностей;
• оправлять заявления об увольнении, предоставлении отпуска и т.п. (эти документы должны быть поданы на бумаге с личной подписью);
• другие, в зависимости от рода деятельности компании и пожеланий руководителя компании и технической службы.