Как учитывают расходы на дополнительный отпуск

19.07.2019

При расчете налога на прибыль расходы на дополнительные отпуска, которые компания предоставляет по своей инициативе, не учитываются. Те, которые предусмотрены НК РФ, можно учитывать в составе расходов на оплату труда. Некоторым категориям работников компания помимо основного ежегодного оплачиваемого отпуска обязана предоставлять дополнительные отпуска.

Например, по Трудовому кодексу имеют право на дополнительный отпуск сотрудники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда или имеющие ненормированный рабочий день. Также организация может предоставлять дополнительные отпуска на основании своих локальных нормативных актов.

Дополнительный отпуск по ТК РФ

Некоторые категории граждан по нормам ТК РФ и других федеральных законов и законодательных актов имеют право отдыхать дольше остальных.

В статье 116 ТК РФ сказано, что право на дополнительный отпуск имеют:

  • лица, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда;
  • лица, работающие на условиях ненормированного рабочего дня;
  • лица, выполняющие работу особого характера;
  • другие категории лиц, которым предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска определено федеральным законодательством.

Так, по закону удлиненный оплачиваемый отпуск положен:

  • несовершеннолетним работникам (в возрасте до 18 лет) – 31 сутки (ст. 267 ТК РФ);
  • инвалидам всех групп – 30 суток (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ);
  • учителям и преподавателям – от 42 или 56 календарных дней, в зависимости от занимаемой должности педагогического работника и вида учебного заведения (ст. 334 ТК РФ, п. 3 ч. 5 ст. 47 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ);
  • ученым, имеющим степень доктора наук и работающим в бюджетных учреждениях, – 48 суток (Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949);
  • работникам оборонной химической промышленности – от 30 до 40 суток, в зависимости от длительности непрерывного стажа (п. 5 ст. 28 Федерального закона от 22.08.1995 № 151-ФЗ);
  • ученым, имеющим степень кандидата наук и работающим в бюджетных учреждениях, – 36 суток (Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949);
  • медицинским работникам, у которых есть риск заражения СПИДом, – 36 суток (Постановление Правительства РФ от 03.04.1996 № 391);
  • государственным гражданским служащим – от 30 суток, в зависимости от выслуги лет (ч. 3 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Также дополнительные отпускные периоды предусмотрены для жителей местностей с суровым климатом (ст. 321 ТК РФ):

  • для жителей районов Крайнего Севера – 24 суток;
  • для жителей местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, – 16 суток;
  • для жителей прочих районов Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, – 8 суток.

Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день

Ненормированный рабочий день – особый режим работы, при котором некоторых работников могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекать к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Таким сотрудникам предоставляют ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее трех календарных дней (ст. 119 ТК РФ). Если работодатель решить предоставлять больше, то это нужно установить локальным нормативным актом. Об этом сказано в статье 119 ТК РФ.

Дополнительный отпуск суммируется с ежегодным основным оплачиваемым отпуском, в том числе удлиненным, а также другими ежегодными дополнительными оплачиваемыми отпусками.

Право на дополнительный отпуск работник получает независимо от продолжительности работы в условиях ненормированного рабочего дня – работа за пределами рабочего времени в расчетном периоде может ни разу не случиться. Такое право возникает в связи с тем, что сотрудник готов к таким условиям труда и, если необходимость имеется, отказаться он не может. И если работодатель внесет в локальный акт условие о том, что продолжительность отпуска за ненормированный рабочий день исчисляется пропорционально отработанному в условиях ненормированного рабочего дня времени, это будет нарушением норм трудового законодательства (письмо Минтруда России от 18.08.2017 № 14-2/В-761).

Как учесть расходы на отпуска

В отношении расходов на отпуска работников в НК РФ есть две прямые нормы.

Пункт 7 статьи 255 НК РФ гласит, что в составе расходов на оплату труда учитываются расходы на выплату среднего заработка, сохраняемого за работником на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ.

В пункте 24 статьи 270 НК РФ установлено, что оплата отпусков, дополнительно предоставляемых на основании коллективных договоров, то есть сверх предусмотренных ТК РФ, на расходы не относится.

Это значит, что если дополнительные отпуска предоставляются в соответствии с требованиями трудового законодательства, то затраты на их оплату учитывают в составе расходов на

оплату труда. Если же организация по своей инициативе оплачивает дополнительные отпуска на основании коллективного договора, то она не может учесть эти суммы в расходах по налогу на прибыль.

Поэтому необходимо четко различать, чем закреплена за работодателем обязанность предоставлять и оплачивать дополнительный отпуск.

Напомним, что для всех случаев оплаты отпусков по ТК РФ установлен единый порядок расчета – из расчетного периода в 12 календарных месяцев и суммы выплат, начисленных за этот период, деленной на 29,3 (ст. 139 ТК РФ). Все начисленные выплаты учитываются в налоговых расходах.


Пример 1. Какие суммы отпускных учитывают при налогообложении

Работник компании трудится в условиях ненормированного рабочего дня. Приказом руководителя ему установлен дополнительный отпуск – 10 календарных дней. Месячный оклад работника – 35 000 руб.

С 1 августа ему предоставлен очередной ежегодный отпуск. Он включает 28 календарных дней основного отпуска и 10 календарных дней дополнительного отпуска.

В расчетный период включают август – декабрь прошлого года и январь – июль отчетного года.

Сумма выплат за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит 420 000 руб. (35 000 руб. × 12 мес.), средний дневной заработок – 1194,54 руб. (420 000 руб. : 12 : 29,3).

Бухгалтер начислил отпускные в сумме 42 382,52 руб. (1194,54 руб. × (28 календ. дн. + 10 календ. дн.)). Всю сумму отпускных можно учесть при налогообложении прибыли.

Дополнительный отдых от директора

Статья 116 ТК РФ разрешает работодателям устанавливать работникам удлиненный отпуск по своей инициативе. Решение должно быть прописано в локальных актах компании – коллективном договоре, трудовых договорах, правилах внутреннего распорядка.

Такой дополнительный отдых также оплачивается. Но если основные отпускные (оплату за 28 календарных дней) работодатель вправе отнести на уменьшение прибыли, то выплачивать дополнительные можно только за счет прибыли фирмы.


Пример 2. Какие суммы отпускных не учитывают при налогообложении

Работникам компании, имеющим двоих и более детей, коллективным договором предусмотрен дополнительный оплачиваемый отпуск в количестве 5 календарных дней.

Месячный оклад работника, имеющего двоих детей, – 25 000 руб.

С 1 августа ему предоставлен очередной ежегодный отпуск. Он включает 28 календарных дней основного отпуска плюс 5 календарных дней дополнительного отпуска.

В расчетный период включают август – декабрь прошлого года и январь – июль отчетного года.

Сумма выплат за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит 300 000 руб. (25 000 руб. × 12 мес.), средний дневной заработок – 853,24 руб. (300 000 руб. : 12 : 29,3).

Бухгалтер начислил отпускные:

основной отпуск 23 890,72 руб. (853,24 руб. × 28 календ. дн.);

дополнительный отпуск 4266,20 руб. (853,24 руб. × 5 календ. дн.).

При налогообложении прибыли можно учесть сумму 23 890,72 руб. Сумма 4266,20 руб. выплачивается за счет собственных средств компании и не учитывается при налогообложении прибыли.

А вот страховыми взносами суммы дополнительных отпусков, выплачиваемых по инициативе работодателя, облагаются на общих основаниях.

Эксперт “НА” С.М. Львовский

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное