Как учитывать расходы на ГСМ

сегодня в 15:00

распечатать подписка на рассылку телеграм-канал

Организации, использующие служебный транспорт, часто сталкиваются с вопросом, как правильно учесть расходы на ГСМ и топливо при расчете налога на прибыль. Налоговый кодекс позволяет включать эти затраты в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при соответствующем документальном подтверждении.

Минфин о документальном подтверждении расходов на ГСМ

Минфин в своем письме от 24 ноября 2025 г. № 03-03-06/1/113477 разъясняет: если для оформления какого-либо документа существуют отраслевые стандарты, то именно ими и нужно руководствоваться.

Вместе с тем НК не устанавливает четкого перечня документов для подтверждения расходов на ГСМ и топливо в организации. Но на практике их немало. Это, к примеру:

Договоры купли-продажи или поставки топлива. Подтверждают факт приобретения ГСМ.
Кассовые чеки, товарные накладные, счета-фактуры. Подтверждают оплату и получение топлива.
Авансовые отчеты. При приобретении топлива водителем за наличный расчет или с использованием корпоративной карты.
Приказы о закреплении транспортных средств за сотрудниками. Подтверждают использование автомобиля в служебных целях.
Договоры аренды или лизинга (если транспортное средство не находится в собственности организации).

Путевой лист

Особое значение для документального подтверждения и обоснования производственной необходимости расходов на ГСМ и топливо, а также для соблюдения требований ст. 252 НК РФ, имеют путевые листы. Они позволяют зафиксировать:

Пройденное расстояние (пробег). Это ключевой показатель для расчета расхода топлива.
Объем использования топлива. На основе пробега и утвержденных норм можно рассчитать, сколько топлива было израсходовано.

При этом путевые листы должны содержать все обязательные реквизиты, установленные приказом Минтранса России от 28 сентября 2022 г. № 390. Важно, чтобы корректно были заполнены следующие реквизиты:

Срок действия путевого листа.
Лицо, оформившее путевой лист.
Вид транспортного средства (тип, марка и модель в соответствии с ПТС).
Сведения о водителе (полные Ф.И.О.).
Вид перевозки (например, служебные поездки, доставка грузов, перевозка пассажиров).
Вид сообщения (городское, пригородное, междугородное, международное).

Расходы на ГСМ: без нормирования, но с обоснованием

Минфин напомнил: расходы на покупку топлива для служебного автомобиля не нормируются (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако это не означает, что можно списывать любое количество топлива. Организация вправе (и даже рекомендуется) самостоятельно утвердить нормативы таких расходов.

При этом можно использовать Методические рекомендации «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р).

Если специфика вашего транспорта или условий эксплуатации отличается, можно рассчитать нормы расхода самостоятельно, с учетом технических характеристик автомобиля и особенности его использования. Эти нормы следует утвердить в учетной политике.

Регулярный контроль за фактическим расходом топлива и его сопоставление с утвержденными нормами позволит выявлять возможные злоупотребления или неэффективное использование транспорта.