Как учитывать покупку и выдачу трудовых книжек

В соответствии со статьями 66 и 66.1 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, для которого работа в компании является основной.

Сотрудникам, впервые принятым на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется, все сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном формате.

Бумажные трудовые книжки сохраняются только у тех, кто не перешел на электронный формат. И таким работникам может понадобится новая трудовая с связи с порчей или утерей либо вкладыш, если все страницы бумажной трудовой окажутся заполненными.

Минфин России в письме от 15.08.2022 г. № 03-03-06/3/79208 разъяснил, как учитывать расходы на покупку трудовых книжек и доходы в виде платы за них, поступившей от работников.

Как учесть расходы на покупку трудовых книжек в налоговой базе по прибыли

Затраты на покупку бланков трудовых книжек и вкладышей соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и учитываются в налоговой базе по прибыли.

Затраты организации на покупку бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учитываются в налоговой базе по прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Когда организация взимает с работника плату за бланк трудовой книжки или вкладыша, у нее возникает доход по налогу на прибыль.

Доходы, возникающие при выдаче бланков, учитываются в составе внереализационных в соответствии со ст. 250 Налогового кодекса (письма Минфина России от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818, от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

Перечень доходов, не облагаемых налогом на прибыль установлен в статье 251 НК РФ.  Оплата работниками бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) в статье 251 не поименована. Поэтому доходы в виде указанной платы подлежат учету для целей налога на прибыль в общем порядке.

При этом, если работодатель в последствии возмещает за счет работников затраты за купленные им бланки трудовых книжек в размере стоимости их приобретения, налогооблагаемой прибыли не возникает.

НДС при покупке трудовых книжек и их выдаче работникам

Организация вправе принять к вычету НДС, предъявленный продавцом бланков трудовых книжек. Для вычета нужна счета-фактура.

Выдача работникам бланков трудовых книжек (вкладышей) признается реализацией и облагается НДС согласно п. 1 ст. 39 НК РФ.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша организация получат с него оплату в размере понесенных затрат на покупку. Эта плата определяется за вычетом НДС, предъявленного организации согласно п. 1 ст. 170 НК РФ.

НДС при этом предъявляется работникам дополнительно к цене этих бланков (п. 1 ст. 168 Налогового кодекса РФ).

Если трудовые книжки выдаются безвозмездно

Если компания выдает трудовые книжки безвозмездно, расходы на их покупку, нельзя учесть в расходах налоговой базы по прибыли (Письмо Минфина России от 08.07.2019 № 03-03-06/3/50014). Пунктом 16 ст. 270 НК РФ предусмотрено, стоимость безвозмездно переданного имущества не учитывается в расходах.

Есть вариант, попробовать учесть расходы. Но, он может вызвать спор с налоговой. Если обязанность выдавать трудовые книжки организация пропишет в трудовом договоре, тогда появится основание признать расходы в соответствии с п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ, другие расходы, предусмотренные трудовым договором.  

Бухгалтерский учет покупки и выдачи трудовых книжек

В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек отражают проводками:

• Дебет 91-2 Кредит 60 – отражена стоимость бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
• Дебет 19 Кредит 60 – отражен НДС, предъявленный при приобретении бланков;
• Дебет 68 Кредит 19 – НДС, предъявленный при приобретении бланков, принят к вычету;
• Дебет 60 Кредит 51 – оплачена стоимость бланков;
• Дебет 006 – оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей в них;
• Кредит 006 – списана стоимость бланка, выданного работнику;
• Дебет 91-2 Кредит 68 – начислен НДС со стоимости бланка, выданного работнику;
• Дебет 73 Кредит 91-1 – признан доход в виде платы, взимаемой при передаче бланка работнику.

Если плата за выдачу бланка трудовой книжки удерживается из зарплаты работника, бухгалтер делает проводку:

• Дебет 70 Кредит 73 – удержана плата за бланк трудовой книжки и вкладыша в нее.