Как сообщить партнерам о переходе на работу с НДС в 2026 году

Как известить партнера о переходе на НДС или изменении ставки?

Этап 1. Подготовьте предложение по изменению цены

Первым шагом является обсуждение увеличения цен с партнерами и заказчиками. Просто прибавить сумму НДС к старой цене не рекомендуется: это может привести к потере клиентов. Перед обсуждением изучите действующие договоры. Выявите контракты, в которых ставка НДС указана конкретно и зафиксирована. Постарайтесь договориться о постепенном увеличении стоимости, смягчая нагрузку на клиента. Рассмотрите возможность компромисса, предложив частичное распределение налоговой нагрузки.

Этап 2. Подготовьте официальное письмо для партнеров

Направить уведомления, лучше всего заранее, до начала 2026 года, чтобы обе стороны успели согласовать новыем условия сотрудничества.

В письмо контрагенту можно включить:

• Полные реквизиты обеих сторон: название компании, контактные данные руководства.
• Назначение письма: укажите тему, например, «О переходе на НДС».
• Нормативное обоснование: ссылка на законы, устанавливающие новую ставку НДС (сейчасэто законопроект №1026190-8, после утверждения будет закон).
• Главная часть письма: сообщение о переходе на НДС, указание конкретной ставки и даты вступления изменений в силу.
• Последствия для текущих соглашений: необходимость изменения условий договора, влияние на ценообразование и механизм выставления счет-фактур.
• Просьба согласовать новые условий и способ обратной связи. 

Пример формулировок для писем об изменении условий работы и перехода на НДС

О переходе на уплату НДС: «В связи с изменениями российского налогового законодательства с 2026 года наша компания будет вынуждена применять НДС при оказании услуг. Так как наши договоры изначально предполагали отсутствие НДС вследствие применения упрощенной системы налогообложения, предлагаем обновить соглашения с учетом начисления НДС по ставке 5% с 1 января 2026 года. Цена наших услуг увеличится ровно на указанную сумму налога».

Об изменении ставки НДС: «Сообщаем, что с 2026 года ставка НДС в РФ повышается до 22%. Следовательно, просим подписать дополнительное соглашение, уточняющее новую ставку и увеличивающую стоимость услуг на указанную разницу. Если в действующем договоре уже предусмотрена возможность начисления НДС сверх цены, подписание дополнительного соглашения может не потребоваться, но его оформление повысит прозрачность взаимоотношений».

Этап 3. Составление допсоглашения

Корректировка действующего договора завершается заключением дополнительного соглашения.

В допсоглашении о переходе на НДС или изменении ставки нужно указать:

• в первом пункте - что именно меняется: применение НДС, ставка НДС, порядок исчисления налога или его включение в стоимость;
• дату введения изменений и величину новой ставки;
• ответственность, которая наступает в случае неправильной уплаты или неправомерного применения налоговых льгот;
• ссылку на статьи НК РФ, подтверждающие ваше право на изменение условий договора в связи с изменением налогового законодательства.

Пример формулировки в дополнительном соглашении: «В связи с повышением ставки НДС до 22% с 2026 года, пункт (номер пункта) договора № (номер договора) от (дата) излагается в следующей редакции: „Цена товара составляет (сумма) рублей, в том числе НДС 22% — (сумма) рублей.“»

Если дополнительное соглашение не будет подписано, есть вероятность, что контрагент откажет в оплате увеличенной суммы налога, ссылаясь на первоначальные условия договора.

Этап 4. Передача документов

Способ передачи выбирается исходя из срочности, требований договора и уровня защиты, например документы можно отправить:

• заказным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении;
• по электронной почте;
• курьером;
• по ЭДО.

Отправив уведомление любым указанным способом, вы выполните свою обязанность по извещению контрагента о новом режиме НДС и снизите риски последующих споров.

Автор. Е. Грицак

Бухгалтерия.ру