Как проверить, является ли работник налоговым резидентом РФ?

Кто является налоговым резидентом РФ?

Статус налогового резидента не зависит от гражданства. Им признается физическое лицо, которое фактически находится на территории России не менее 183 календарных дней в течение 12 последовательных месяцев. Этот период может охватывать разные календарные годы (ч. 2 ст. 207 НК РФ, письмо Минфина от 04.09.2024 № 03-04-05/83900).

Законом предусмотрены  периоды выезда, которые не прерывают срок нахождения в РФ:

•  лечение или учеба за границей (до 6 месяцев);
•  работа на морских месторождениях углеводородного сырья за пределами РФ.
•  другие выезды (например, туристические) при подсчете 183 дней не засчитываются (письмо Минфина от 22.12.2020 № 03-04-06/112275).

Вместе с тем, существуют особые категории граждан, которые признаются резидентами независимо от времени пребывания в РФ (ч. 3 ст. 207 НК РФ):

•  военнослужащие РФ, служащие за границей;
•  государственные и муниципальные служащие в командировках за рубежом;
•  работники, участвующие в реализации межправительственных соглашений по атомной энергии за пределами России.

Как проверить статус работника?

Закон не устанавливает строгого перечня документов. Подтвердить нахождение в РФ можно любыми надлежаще оформленными документами.

Документы, которые подойдут для этой цели:

• подтверждение от налоговой инспекции — выдается по запросу лица на основании представленных доказательств его пребывания в РФ. Действует только на протяжении одного календарного года  (п. 7 Приказа ФНС РФ от 07.11.2017 № ММВ-7-17/837@);
• копия паспорта с отметками пограничного контроля о въезде/выезде;
• миграционная карта с отметками о пересечении границы;
• гостиничные квитанции, билеты, другие документы, подтверждающие проживание или передвижение по РФ;
• табель учета рабочего времени, командировочные удостоверения, иные внутренние документы компании;
• любые иные документы, фиксирующие фактическое присутствие в России (например, банковские чеки, данные сотовых операторов).

Документы, которые не являются подтверждением:

• вид на жительство в другой стране;
• свидетельство о регистрации по месту пребывания/жительства.

Эти документы подтверждают лишь право на пребывание, а не факт нахождения.

Как правильно подсчитать дни пребывания в РФ?

Работодатель обязан определять статус перед каждой выплатой дохода, а также по итогам календарного года. В расчет включаются дни фактического нахождения в РФ, включая дни прибытия и отъезда. При этом учитываются периоды выезда на лечение/учебу (до 6 месяцев) и работы на морских месторождениях. Если по итогам года статус изменился (нерезидент стал резидентом), НДФЛ пересчитывается. Возврат переплаты производится налоговой инспекцией по заявлению работника (ч. 1.1 ст. 231 НК РФ).

Эти же правила распространяются и на дистанционных работников.

Ответственность работодателя за ошибки

Ответственность за правильность расчета и уплаты НДФЛ лежит на работодателе как на налоговом агенте (ч. 5 ст. 24 НК РФ). Следовательно, если работодатель неправильно определил налоговое резидентство и, соответственно, удержал НДФЛ не по той ставке, к нему может быть применена налоговая ответственность.

В качестве возможной санкции с него могут взыскать:

• штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (ч. 1 ст. 123 НК РФ);
• штраф 500 рублей за каждый документ с недостоверными сведениями (ст. 126.1 НК РФ);
• штраф 20% от суммы налога, если работник неправомерно получил инвестиционный или сберегательный вычет из-за недостоверных данных от работодателя (ст. 126.2 НК РФ).

Бухгалтерия.ру