Как правильно подготовить документы в суд - памятка бухгалтеру

В последнее время все чаще компании предпочитают выяснять отношения через судебные органы. И в самом деле, в подаче иска нет ничего сложного – достаточно проконсультироваться с юристом или адвокатом да оформить с их помощью свои требования. Разумеется, ни один руководитель даже не задумывается о том, что документальную базу для подтверждения обоснованности его иска готовит бухгалтерия.

К сожалению, единого перечня документов, утвержденных законодателем для подготовки доказательств своей правоты, в суде не предусмотрено. Все дело в специфике того или иного судебного разбирательства. Обратите внимание – в процессе подготовки материалов бухгалтером могут быть допущены серьезные ошибки. Так, если компания забыла предоставить хотя бы одну из перечисленных ниже бумаг, рассмотрение дела могут отложить на неопределенный срок, равно как и при их ненадлежащем оформлении, под этой формулировкой могут скрываться такие детали, как отсутствие печати или подписей генерального директора и главного бухгалтера на копиях документов. Рассмотрим несколько вариантов судебных тяжб по видам споров…

… о здании

Спор между компаниями, заключающийся в подтверждении затрат одной из них на оспариваемое здание, требует представления в суд нескольких групп документов за определенный временной промежуток.

К первой группе могут быть отнесены затраты компании на персонал (охранники, бухгалтеры, сотрудники, осуществляющие хозяйственную деятельность на предприятии), обслуживающий здание. К таким расходам можно отнести: заработную плату, страховые взносы и пособия. Выплаты должны быть подтверждены платежными поручениями, ведомостями, справками по форме 2 НДФЛ. Если в компании работают «договорники», то документами, удостоверяющими понесенные расходы, являются «расходные ордера» по субсчету 70 и приложенный к выплате договор подряда за каждый месяц, «фактически» отработанный таким специалистом. Следует помнить о том, что в зарплатной ведомости должны быть указаны только сотрудники, работающие по трудовому договору.

Ко второй группе бумаг можно отнести налоги, уплачиваемые компанией за данное здание: это налог на имущество, на землю, добычу полезных ископаемых.

К третьей группе можно отнести прочие расходы компании (платежи за «коммуналку» (воду, телефон, тепло, сброс сточных вод, электричество и прочее), а также услуги, оказанные партнерами по ремонту или осмотру здания). Они доказываются копиями платежных поручений, а также счетами фактур и актами.

… с чиновниками

Если компания узнала о нарушении своих прав и интересов, например в налоговой, то законом предусмотрена возможность обратится в суд. Имейте в виду, подать иск можно не позднее трех месяцев – с того дня, когда инспекторы вручили представителю организации окончательное решение по спорному вопросу (п. 4 ст. 198 АПК).

Перед подачей иска арбитрам его копию следует направить в ИФНС заказным письмом с уведомлением о вручении. Без доказательства «вручения» суд может отказать компании в ее претензиях.

К составленному иску следует приложить платежное поручение на перечисление госпошлины, копию свидетельства о государственной регистрации фирмы и копии документов, подтверждающих законность требований. К последним могут быть отнесены: бухгалтерские отчетные бумаги, сдаваемые в налоговые органы за определенный период, в том числе и корректировки по ним.

Если в деле выявлен спор по имуществу, следует приложить: инвентарные карточки, книги учета основных средств, баланс с подтверждением их суммарной стоимости, выписки из ЕГР прав на недвижимое имущество и сделок с ним и другие документы по имуществу, которыми располагает компания.

К делу, в котором выявлены спорные суммы по начислениям налогов, следует приложить: бухгалтерский баланс, декларацию по прибыли и убыткам, корректирующие документы, если таковые были, декларацию по НДС с книгами покупок и продаж.

Если спор возникает с представителями фонда социального страхования, то нужно отправить: отчет по форме 4 ФСС, к нему также следует приложить: платежные поручения по начислению средств, при наличии копию больничных и листки расчета, чтобы судья мог узнать, каким именно способом рассчитывалось пособие на сотрудника.

Исковое заявление лучше всего не посылать по почте, а лично отнести в суд, это ускорит процесс его рассмотрения. Работник судебной канцелярии должен проверить правильность оформления иска и документы, не стоит забывать о том, что у сотрудника представляющего компанию, должна быть доверенность.

… о товарах

Основными бумагами для обоснованности требований компании о задолженностях за отгрузку (поставку) могут служить товарные накладные, выданные покупателю при получении, а также доверенность компании-получателя на работника, принявшего товар. В одном из постановлений ФАС Центрального округа от 29 апреля 2011 года по делу № А68-3158/09 говорится, что исковые требования о взыскании задолженности за поставленный товар и процентов за пользование чужими денежными средствами удовлетворены правомерно, поскольку задолженность покупателя подтверждена товарными накладными, представленными в материалы дела.

Общие правила

Все предоставленные документы должны быть сгруппированы по налоговым периодам и значениям: например, папка с названием «справки 2 НДФЛ в 2008 году». Также к ним необходимо приложить опись – она составляется на бланке компании с печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В описи должны содержаться сведения о бумагах: порядковый номер, наименование, дата выдачи, итоговая сумма по всем позициям за этот период, если это имеет прямое отношение к делу.

Штраф

Должностные лица налоговой службы, у которых есть истребуемое судом доказательство, направляет его в арбитражный суд, а при необходимости выдает «на руки» сотруднику по его запросу. Если доказательство не может быть предоставлено вовремя, то в пятидневный срок со дня получения судебного определения ФНС обязана известить суд о наличии причин непредставления таких бумаг. Имейте в виду, арбитры могут запросить дополнительные документы и в самой компании и, если они не будут предоставлены в срок, судом может быть наложен штраф в размере 5000 руб. (п. 3 ст. 119 АПК). Впрочем, наказание не освобождает организацию от обязанности его предоставления. Хотя такое решение может и быть обжаловано (ст. 66 АПК).

Екатерина Максимова, эксперт журнала "Расчет"