Как поручить бухгалтерии ведение кадрового учета?

Вести кадровый учет обязана каждая компания вне зависимости от того, есть у нее в штатном расписание отдельно выделенный сотрудник для выполнения этой функции или нет.

Отказаться полностью от кадрового учета невозможно, поскольку законодательство обязывает вести определенный перечень обязательных документов. В их число входят:

• штатное расписание;
• трудовые договоры и допсоглашения к ним;
• личные дела и личные карточки (Личная карточка работника (форма № Т-2);
• приказы (о приеме на работу и об увольнении, о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счет, о премировании или применении дисциплинарного взыскания и другие);
• графики отпусков и уведомления персонала об отпусках;
• командировочные документы;
• табели по учету рабочего времени работников;
• должностные инструкции;
• расчетные листки;
• согласие на обработку персональных данных и др.

Все по теме: Какие документы оформляет работодатель

Средние и крупные компании, помимо текущих кадровых документов (договоров и приказов по кадрам) обязаны вести довольно внушительный перечень локальных нормативных актов по кадрам:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ),
• Документы, устанавливающие систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ),
• Документы о порядке обработки персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ),
• Положение по охране труда(раздел X ТК РФ),
• Кодекс этики и служебного поведения (Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ).

Есть еще и отдельные типы документов, которые должны быть в компании с опасными и вредными условиями труда. Составить все эти документы один раз и забыть об этом, не получится. С локальными нормативными актами компании нужно знакомить всех принимаемых на работу сотрудников «под роспись».

Микропредприятия и НКО могут отказаться от ЛНА частично или полностью, если все вопросы, касающиеся трудового распорядка, оплаты труда, внесут в типовую форму трудового договора (ст. 309.2 ТК РФ).

Так или иначе, в любой компании, даже самой маленькой есть кадровый документооборот.

Как возложить кадровый документооборот на бухгалтера

Обязанности по ведению кадрового учета могут быть поручены любому работнику, чья компетенция позволяет выполнять эту работу.

Чаще всего руководители перепоручают ведение кадровых документов бухгалтерии: либо главбуху, либо бухгалтеру. Это связано с тем, что сейчас мало кто ведет учет «в тетрадке», почти все перешли на бухгалтерские программы, в которых все основные документы есть, в том числе приказы по кадрам, штатное расписание, график отпусков и т.п.

Поскольку ТК РФ не устанавливает круг конкретных трудовых обязанностей для разных профессий и должностей, что именно будет выполнять работник решается по согласованию между работником и руководителем компании и фиксируется в трудовом договоре.

То есть, ведение кадрового делопроизводства можно включить в трудовой договор главного бухгалтера, бухгалтера, секретаря, администратора или другого работника, принимаемого на работу и согласного на эти объемы обязанностей. В этом случае, в штатном расписании компании может не быть должности специалиста по кадрам.

Если же штатным расписанием компании предусмотрена должность кадровика, работу по этой должности можно возложить на другого работника компании на условиях внутреннего совместительства, в том числе на бухгалтера или главбуха.

Дополнительная работа по другой должности оформляется, как совмещение и дополнительно оплачивается, в размере, которой стороны трудового договора определяют самостоятельно (ст. 151 ТК РФ).

Понадобятся:

• согласие самого работника на выполнение обязанности по ведению кадрового учета в организации и оплата труда (ч. 1, 2 ст. 60.2 ТК РФ);
• соглашение к трудовому договору.

В соглашении нужно указать содержание и объем дополнительной работы, срок, в течение которого работник будет выполнять эту работу, и размер вознаграждения.

Аналогичная точка зрения изложена Рострудом на сайте онлайнинспекция.рф.