Как покупателям и продавцам хранить электронные кассовые чеки

Чек необходим при возникновении претензий к качеству товара или действиям продавца. А в ряде случаев, для подтверждения срока действия гарантии на товар.

Электронный чек при корректном оформлении имеет такую же юридическую силу, как и бумажная версия, и служит подтверждением расчета. Распечатывать электронные чеки и создавать бумажный архив не нужно.

Чеки покупателя

Все чеки разрешено хранить в электронном варианте. 

Покупатель может сам организовать на своих электронных устройствах систему хранения чеков, а может – воспользоваться сервисами налоговой службы.

Для удобного получения и хранения электронных кассовых чеков ФНС России разработала специальный бесплатный сервис для покупателей - «Мои чеки онлайн». Он отображает и хранит данные о чеках:

• которые покупатель получил при покупке товаров (работ, услуг);
• за онлайн-покупки;
• которые были отсканированы в бесплатном приложении «Проверка чеков».

Сервис позволяет покупателю самостоятельно добавлять чеки. Для этого нужно отсканировать QR-код, и он отобразится в общем списке чеков. Содержащиеся в приложении чеки разрешено предъявлять для возврата товаров или гарантийного обслуживания.

Хранить и получать кассовые чеки можно и в мобильном приложении «Проверка чеков».

Оно также позволяет проверить, передан ли чек в ФНС России. Для этого нужно отсканировать QR-код или ввести его данные вручную и отправить запрос на проверку. Результат отобразится на экране мобильного приложения.

Скачать мобильные приложения «Проверка чеков» и «Мои чеки онлайн» можно в магазинах приложений RuStore, AppGallery, Google Play и AppStore. Последний также доступен на официальном сайте ФНС России по ссылке.

Чеки продавца

Все электронные чеки, которые выбивает продавец на своей онлайн-кассе, сохраняются в памяти фискального накопителя (ФН) в электронном формате и являются первичным кассовым документом.

Срок хранения чеков, то есть, фискального накопителя электронных чеков, составляет не менее 5 лет, даже после истечения срока его годности.

ФН - не единственное хранилище онлайн чеков. Информацию о чеках собирает и хранит налоговая служба и все электронные сервисы, с которыми взаимодействует онлайн касса. Поэтому сведения об электронных чеках можно найти:

• в личном кабинете онлайн-кассы;
• в кабинете ОФД;
• на сайте ФНС.

Распечатывать электронные чеки и хранить в бумажном виде для подтверждения расчетов не нужно.

Электронный чек без бумажной копии признается документом, подтверждающим расходы, при условии, что он находится через приложение «Проверка чеков ФНС России». Это правило распространяется и на сканы с читаемым QR-кодом.

Ответственность для компаний за несоблюдение сроков хранения электронных чеков

Ответственность для бизнеса за отсутствие первичных учетных документов предусмотрена ст. 15.11 КоАП:

• от 5 000 до 10 000 рублей - для должностного лица при первом нарушении (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ);
• от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок до 2 лет - для должностного лица при повторном нарушении (ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ).

Есть еще и налоговая ответственность за грубые нарушения в учете доходов и расходов, которая предусмотрена ст. 120 НК РФ. Бизнесу грозит штраф от 10 000 до 30 000 рублей.

Если налоговики выявят занижение налоговой базы, в том числе путем сокрытия документов, штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Бухгалтерия.ру