Как передать право подписи счетов-фактур в 2022 году

Основанием для вычета «входного» НДС является правильно оформленный счет-фактура.

Как оформить право подписи счетов-фактур

Пункт 6 статьи 169 НК РФ гласит, что счет-фактура подписывается руководителем и главбухом фирмы либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от ее имени. Порядок оформления такого приказа (доверенности) главный фискальный НПА не регулирует, отмечают в Минфине (см. письма от 07.09.2021 № 03-07-09/72094 и от 30.09.2020 № 03-07-09/85478). Давайте разберемся, как правильно составить подобные документы.

Форма приказа произвольная, а реквизиты обычные (дата, номер и др.), при этом лучше использовать фирменный бланк. Укажите в нем:

• лицо или лиц, кому передается право подписи (с проставлением Ф.И.О. и должности);
• ограничения прав (если они есть). Их обычно устанавливают по сумме счетов-фактур или по виду («авансовые», «отгрузочные», «корректировочные»);
• срок действия полномочий. Он может быть любым, но важно четко оговорить даты начала и окончания срока.

Приказ визирует руководитель компании. Ознакомить с документом перечисленных в нем лиц можно под подпись на самом приказе. Печать необязательна, но в случае передачи копии приказа налоговикам либо контрагентам лучше заверить его печатью, если она у организации есть.

При оформлении доверенности следует ориентироваться на п. 3 ст. 29 НК РФ, ст. 185, 185.1, 186, 187 и 188 ГК РФ, а также на Рекомендации из письма ФНП от 22.07.2016 № 2668/03-16-3. Она может быть на фирменном бланке или на обычном листе. Нотариальное заверение не требуется.

В доверенности указывают реквизиты фирмы, данные лица, которому она выдается, и его полномочия. Уточняют, выдан документ с правом передоверия или без. Имейте в виду, что если в доверенности:

• не указана дата ее совершения, она ничтожна;
• не зафиксирован срок действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

Доверенность от имени компании выдается за подписью ее руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. Печать на доверенности необязательна.

Вычет по счету-фактуре, в котором есть допинформация по уполномоченным подписантам (например, должности и реквизиты доверенностей), правомерен (п. 2 ст. 169 Налогового кодекса, письма Минфина от 08.04.2016 № 03-07-09/20121, от 14.10.2015 № 03-07-09/58937 и от 23.04.2012 № 03-07-09/39).

Если же счета-фактуры руководитель и главбух визируют собственноручно, ничего дополнительно (ни приказа, ни доверенности) оформлять не нужно. Вывод следует из НПА и письма от 21.10.2014 № 03-07-09/53005.

Кому можно передать право подписи

Нормы НК РФ и Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 не запрещают визировать счета-фактуры одному лицу, наделенному правом подписи по доверенности, как за руководителя, так и за главбуха компании. Таково мнение специалистов Минфина (письмо от 24.07.2019 № 03-07-11/55067). То есть, вовсе не обязательно, чтобы кто-то один подписывал счета-фактуры за руководителя, а кто-то другой – за главного бухгалтера. Подписываться сразу за обоих может один и тот же человек.

Каких-либо требований и ограничений к статусу (должности) лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры, законодательство не содержит. Значит, им вполне может являться и не сотрудник бухгалтерии. Более того, передать такое право позволено «на сторону». Ведь в нормативных актах нет условия, что подписывать счета-фактуры должны исключительно должностные лица фирмы (Постановление ФАС СЗО от 16.06.2006 № А13-14164/2005-28). Например, на это можно уполномочить сотрудника консалтинговой компании, ведущей у вас бухгалтерский учет.

Иногда директор подписывает счета-фактуры и за себя, и за главбуха. Если право расписываться за «счетовода» передано ему по всем правилам, «криминала» тут нет. Арбитры с этим солидарны. Отказ в вычете по счету-фактуре с автографами одного лишь руководителя компании неправомерен. Ведь согласно приказу право подписи документов за главбуха директор оставил за собой (Постановление ФАС СКО от 29.10.2008 № Ф08-6533/2008).

При необходимости делегировать право подписи можно нескольким лицам. Например, одни будут расписываться за руководителя, а другие – за главного бухгалтера. И еще. Такие полномочия не обязательно передавать сразу и по директору, и по главбуху (можно лишь по кому-то одному).