Как организовать ведение журнала исходящих документов по воинскому учету в 2025 году?

По действующему законодательству (п. 7 ст. 8 №53-ФЗ от 28 марта 1998 года) все российские компании, имеющие сотрудников по трудовому договору, обязаны вести воинский учет военнообязанных граждан. ИП не имеют этой обязанности, но если принимают на работу военных или солдат-срочников, могут вести воинский учет на добровольной основе.

Какие журналы ведутся?

В 2025 году компании ведут как обязательные, так и необязательные журналы по воинскому учету. Среди последних — журнал учета исходящей корреспонденции, он позволяет:

• Контролировать служебную переписку и документы.
• Обеспечивать сохранность.
• Быстро реагировать на запросы руководства.

Унифицированная форма журнала

Унифицированной формы журнала исходящих документов по воинскому учету не существует. Любая организация вправе самостоятельно разработать свой шаблон с учетом своей деятельности и пожеланий руководства.

Что нужно учитывать при разработке журнала?

• Структура журнала произвольная, графы вы можете определить самостоятельно.
• Если у вас уже ведет журнал исходящей корреспонденции, письма в военкоматы можно регистрировать там же.
• Заводить отдельный журнал целесообразно только крупным компаниям с большим обменом документами.

Электронный вариант журнала удобен, но требует соблюдения мер безопасности.

Кто отвечает за ведение журнала?

Руководителем организации назначается лицо, ответственное за ведение воинского учета и ведение журнала:

Чаще всего эту функцию исполняет специалист отдела кадров. В крупных компаниях — отдельный сотрудник или группа, называемая «военно-учетный стол».

Если ведение воинского учета становится дополнительной нагрузкой для специалиста, необходимо:

• Получить письменное согласие сотрудника на исполнение дополнительных обязанностей.
• Закрепить это в дополнительном соглашении к трудовому договору (ст. 60 ТК РФ).

Примерная структура и образец заполнения журнала исходящей документации

 По общему правилу журнал исходящей документации может содержать следующую структуру:

1. Титульный лист: Название документа: «Журнал регистрации исходящих документов по воинскому учету», наименование организации, дата начала и окончания ведения журнала, подпись руководителя и печать. 

2. Основные графы

Пояснения к графам:

Дата отправки — дата подписания документа руководителем или отправки через электронные системы.

Наименование военкомата — полное название получателя (например: Военный комиссариат Саратовской области).

Содержание документа — краткое описание: «Уведомление о приеме/увольнении», «Список граждан, подлежащих постановке на ВУ», «Ответ на запрос военкомата №… от …».

Способ отправки — указывается, как направлен документ: Электронно (через Госуслуги), почтой (заказное письмо с уведомлением, номер отправки), курьером (ФИО принявшего документ сотрудника военкомата).

Примечание — дополнительные отметки: номер входящего документа (если ответ на запрос), регистрационный номер в электронной системе, отметка о получении корешка извещения военкоматом.

 Образец заполнения журнала исходящих документов по воинскому учету

Требования к оформлению:

• Все листы журнала прошиваются, нумеруются, заверяются подписью руководителя и печатью.
• Срок хранения составляет не менее 5 лет после окончания ведения.

Автор. Е.Грицак

Бухгалтерия.ру