Счета-фактуры являются основанием для принятия к вычету «входного» НДС (п.2 ст. 169 НК РФ). Реквизиты, без которых счет-фактура не может быть принят, названы в пунктах 5, 5.1 и 6 статьи 169 НК РФ. Подписывается документ руководителем компании или представителем, который получил полномочия для подписания документов на основании приказа или доверенности. 

Большинство компаний уже перешло на электронные счета-фактуры, хотя бумажные документы, по-прежнему, не запрещены. «Оставаться» с бумажными счетами -фактурами не могут только компании, которые работают:

• с прослеживаемыми товарами;
• с товарами, подлежащими обязательной маркировке. 

Согласно п.6 статьи 169 НК РФ право подписи может быть передано на основании приказа (или другого распорядительного документа, например, решение, распоряжение) либо доверенности. 

Если счета-фактуры вы оформляете на бумаге, передать право подписи можно приказом или доверенностью. 

Если вы уже перешли на электронный документооборот, право подписи счетов-фактур в электронной форме можно передать на основании электронной доверенности, которая должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации и хранится в Реестре машиночитаемых доверенностей на сайте ФНС. 

Правила обмена электронными счетами-фактурами

Скорректированы правила выставления и получения электронных счетов-фактур

Даты выставления счета-фактуры и получения его покупателем

Правила для счетов-фактур, которые выставляют поставщики по госзакупкам

Приказ на передачу прав подписи счетов-фактур

Приказ может подойти только в том случае, если вы выставляете счет-фактуру на бумаге. Законодательство налагает строгое требование работать с электронными счетами-фактурами только на компании, которые работают с прослеживаемыми и маркируемыми товарами.  

Порядок оформления приказа (иного распорядительного документа) или доверенности на передачу права подписи счетов-фактур, нормами НК РФ не регулируется (письмо Минфина России от 07.09.2021 № 03-07-09/72094).

Форма приказа произвольная. Но в нем должны быть все обязательные реквизиты:

• тип документа, дата;
• название компании и ее регистрационные данные;
• ФИО и должность того, кому передается право подписи;
• ограничения прав, если они есть (например, по сумме счетов-фактур или по виду («авансовые», «отгрузочные», «корректировочные»);
• срок действия полномочий (может быть любым, но важно четко оговорить даты начала и окончания срока).

Приказ о передаче право подписи счетов-фактур подписывает руководитель компании.

Работник, получивший право подписи счетов-фактур ставить отчетку «с приказом ознакомлен» и свою подпись.

Печать не приказе необязательна. Но. если тона есть в компании. лучше заверить.

Доверенность на право подписи электронных счетов-фактур

Большинство компаний уже перешли на работу с электронными счетами-фактурами.

С 1 сентября 2023 сотрудникам организации не выдаются ЭЦП с реквизитами юрлиц. Поэтому работнику, который получает право подписи счетов-фактура нужно оформить машиночитаемую доверенность (МЧД), а не подпись, как это было раньше.

Машиночитаемая (или электронная) доверенность (МЧД) - это электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Он представляет из себя файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе,  представителе и его полномочиях.

Подписывает доверенность руководитель компании своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Затем, когда работник будет подписывать счета-фактуры, он должен прикладывать МЧД к пакету подписанных документов.

Электронную доверенность можно оформить:

• Через оператора ЭДО.
• В сервисе на сайте налоговой:  «Создание и проверка доверенности в электронной форме».
• На портале Госуслуг

Созданные МЧД можно найти и скачать в сервисе ФНС «Реестр машиночитаемых доверенностей».

Отзыв доверенности

Доверенность может быть отозвана либо директором, либо самим уполномоченным представителем, если он больше не будет выступать в роли лица, ответственного за подписание документов.

Директор может в любой момент отозвать машиночитаемую доверенность, направив в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, система подскажет самостоятельно. 

Уполномоченный представить тоже может отказаться от полномочий, направив в систему отказ от доверенности за своей подписью.