Как оформить передачу документов при смене директора

Директор обязан организовать хранение бухгалтерской отчетности, документов компании и при увольнении передать их новому руководителю.

Такое требование установлено частью 4 статьи 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете». По ней при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации; порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно. Не так давно попытка оспорить это требование в Конституционном Суде РФ провались (Определение КС РФ от 28.09.2023 № 2450-О).

Порядок передачи документов при смене директора может быть описан в локальных нормативных актах компании. Но, это не обязательное условие. Передачу документов от бывшего руководителя новому нужно оформить отдельными документами.

Увольнение генерального директора оформляют Протоколом общего собрания участников / акционеров (или решением единственного владельца бизнеса). В идеале, в этом протоколе должен быть отдельный пункт о передаче дел. Например такой: «обеспечить приему-передаче документов и дела по должности генерального директора».

Приемку документов стоит оформить отдельным актом приемки-передачи, дата составления которого должна совпадать с последним рабочим днем увольняющего директора.

Если компания большая, со сложной структурой, учредители могут дополнительно создать комиссию по приему-передаче документов и дел по должности. В состав комиссии, как правило, включают главного бухгалтера. Увольняющийся директор войти в состав комиссии не может.

Принимать дела может сразу новый руководитель или ответственный, назначенный учредителями.

Если при смене директора происходит конфликт, новый директор или участники по какой-то причине не принимают документы, то прежний руководитель может сдать их на хранение в архивную организацию или нотариусу.

Подготовка к передаче дел

Генеральный директор согласно статье 277 ТКРФ является материально ответственным лицом. Перед его увольнением может быть проведена инвентаризация. Решение о необходимости такой ревизии принимают учредители (участники) компании с учетом мнения главного бухгалтера.

Если у главбуха был ограничен доступ к части документов, например, оригиналы определенных договоров и первичка по ним хранилась у директора, нужно инициировать проверку этих документов.

Какие документы передаются

В распоряжении действующего директора находятся учредительные документы компании, лицензии, значимые договоры и первичка по ним. При увольнении директор должен передать всю документацию новому руководителю, учредителям или любому другому лицу, которого учредители назначили ответственным за приемку-передачу дел.

Общий для всех список документов, которые передаются при смене генерального директора, может выглядеть так:

• учредительные (регистрационные) документы;
• лицензии, свидетельства, патенты и другие разрешительные документы;
• договоры и первичка по ним;
• доверенности;
• бухгалтерская документация;
• прочие документы – в зависимости от специфики компании.

Акт передачи

Доказательством передачи дел от старого руководителя организации к новому является акт приемки-передачи, который составляют в двух экземплярах. Акт составляется в произвольной форме, в нем нужно указать:

1. Основные реквизиты

дата, номер и место составления акта;

ФИО увольняющегося директора;

ФИО нового директора или ФИО лица, ответственного за приемку документов.

2. Предмет акта и суть действий

Директором переданы документы, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Перечень переданных документов с указанием количества страниц

4. Подписи

Образец акта передачи документов при увольнении директора

АКТ О ПРИЕМЕ-ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ ДИРЕКТОРА

Москва                                                                                                          «____» ______20__ г.

Настоящий акт подтверждает приемку-передачу дел и документов при смене генерального директора ООО «Название». Основание смены директора: протокол общего собрания участников № ____ от «__»_________20__.

1. Освобожденный от должности директора ООО «Название» ФИО передал, а назначенный на должность директора ООО «Название» ФИО принял следующие документы общества:

• Устав и договор об учреждении, 20 листов
• Список участников, 2 листа
• Протоколы общих собраний участников, 50 листов
• Свидетельство о постановке на учет в ИФНС, 1 лист
• Информационное письмо о присвоении кодов статистики, 1 лист
• Кадровая документация в полном объеме, 120 листов
• Бухгалтерская документация в полном объеме, 300 листов
• Договоры с контрагентами, 80 листов
• Результаты последней инвентаризации ТМЦ, 30 листов
• Документы о праве собственности на недвижимое имущество ООО «Название», 9 листов
• Документы о праве собственности на транспортные средства ООО «Название», 4 листа

2. Документация общества находится в удовлетворительном состоянии. Претензии к полноте и правильности оформления документации отсутствуют.

3. Переданы круглая печать, штампы общества и ключи от сейфа.

Настоящий акт составлен в присутствии комиссии, созданной на основании Решения общего собрания ООО «Название» № __ от «__»_________20__.

Состав комиссии:

• ФИО, должность;
• ФИО, должность;
• ФИО, должность;

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, один из которых представляется на утверждение председателя общего собрания, а другой остается у прежнего директора ФИО.

ПОДПИСИ:

Бухгалтерия.ру