Как без страха перейти на электронные доверенности в 2023 году

В любой момент может измениться состав сотрудников, уполномоченных на подписание документов, поэтому рано или поздно переходить на МЧД все-таки придется. Рассказываем, как сделать это грамотно.

1. Разобраться, чем отличаются новые сертификаты от старых

С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры престали выпускать на сотрудников сертификаты юридического лица. В таких электронных подписях содержится информация как о работнике, так и об организации, от имени которой он заверяет документы. Основной минус старых сертификатов в том, что состав и срок действия полномочий очень трудно проверить. Чтобы избегать сложностей, некоторые организации разрешали работникам использовать дубликат закрытого ключа ЭП руководителя. Но это было рискованно, так как они могли совершать любые действия от лица компании.

Теперь новые сотрудники, а также те, у кого вышел срок действия сертификата старого образца, должны выпустить КЭП физлица, в которой отсутствуют ИНН и название организации, в ней содержатся только личные данные работника. Поэтому подтверждать полномочия при использовании личной подписи необходимо с помощью машиночитаемой доверенности.  

МЧД ввели, чтобы повысить безопасность использования ЭП, ведь новая схема защищает от махинаций как организацию, так и сотрудников. Машиночитаемая доверенность имеет специальный формат и содержит обязательные реквизиты. Информационная система или сервис обмена могут автоматически извлекать данные из XML-файла, что невозможно с отсканированной копией бумажной доверенности.

2. Выбрать место, где будете создавать МЧД

Сегодня выпускать электронные доверенности можно несколькими способами. Самый простой — создать МЧД на портале ФНС России: m4d.nalog.gov.ru. Сайт интуитивно понятный, поэтому посетители смогут легко разобраться, как создать доверенность в унифицированном формате. Кроме того, на портале можно проверить МЧД, выпущенные в других сервисах, или загрузить их в распределенный реестр для хранения. 

Еще машиночитаемые доверенности можно создавать в специализированных сервисах, например, в Контур.Доверенности. С его помощью пользователи также могут подписывать, передоверять, проверять и отзывать МЧД. 

Когда компании необходимо формировать 50, 100 или более доверенностей в год, а также периодически их отзывать или передоверять, то удобнее делать это в той информационной системе, в которой хранятся персональные данные о сотрудниках. Тогда ответственному за создание МЧД не придется переключаться между интерфейсами и дублировать информацию. 

Например, в системе Directum RX уже появилась интеграция с сервисом Контур.Доверенность, благодаря которой можно выпускать МЧД и управлять их жизненным циклом в едином информационном пространстве. Пользователю достаточно заполнить реквизиты в электронной карточке документа, при этом данные о сотруднике подтянутся автоматически из справочников системы. 

Интеграция Directum RX с Контур.Доверенность 

3. Узнать о всех способах использования МЧД в ЭДО 

Машиночитаемые доверенности можно передавать двумя способами:

1. Прикрепить файл доверенности к пакету уже подписанных документов. 
2. Указать идентификационный номер МЧД прямо в документе.

Есть еще третий способ, он подходит для передачи документов в контролирующие органы. Например, при документообороте с налоговой необходимо сперва отправить МЧД в инспекцию, а при сдаче отчетов указывать в них только номер доверенности.  

Изначально предполагалось, что для B2B- и B2G-взаимодействия будут различные форматы МЧД. Однако 28 марта 2023 года ФНС опубликовала унифицированный формат машиночитаемой доверенности (версия 003). Поэтому теперь можно использовать только один вид МЧД для документооборота с госорганами и контрагентами, что упрощает работу с электронными доверенностями всем участникам ЭДО.

Введение единого формата МЧД не означает, что старые доверенности больше не будут поддерживаться. Компании могут продолжать использовать версию 002 без ограничений.

Государственные органы планируют постепенно переходить на новый формат. Но за ФОИВами сохраняется возможность выпускать собственные форматы МЧД, поэтому некоторые организации уже отказались поддерживать версию 003. Среди них Социальный фонд России, Центральный банк, Федресурс и Росреестр.  

4. Ознакомиться с методами отзыва доверенности и инструментами мониторинга за сроком их действия

Доверенность отзывают, когда сотрудник увольняется – лишается права на подписание документов от имени организации, или переходит на другую должность и тогда меняются его полномочия. В таких случаях директор направляет заявление на отзыв в информационную систему, где хранится МЧД. Например, в Directum RX сформировать заявление можно по соответствующей кнопке. Кроме того, сам сотрудник может отказаться от своих полномочий, для этого он подписывает отзыв своей ЭП. 

Чтобы легко отслеживать срок действия МЧД и актуальность выданных полномочий, удобнее хранить все доверенности в одной системе. В Directum RX за несколько дней до завершения срока действия система отправляет уведомление сотруднику, его руководителю или автору документа. Таким образом можно избежать ситуаций, когда сотрудники подписывают документы на основании устаревших доверенностей. При наличии интеграции с Контур.Доверенностью система автоматически обновляет статусы МЧД, сверяя их с реестром ФНС. Кроме того, их можно проверить вручную в один клик. 

Тема электронных доверенностей не утихнет еще несколько лет, так как Минцифры и ФНС России продолжают совершенствовать законодательство, а ИТ-компании — выпускать сервисы и решения для работы бизнеса с МЧД. Организациям, которые ведут электронный документооборот, просто необходимо переходить на использование машиночитаемых доверенностей как можно скорее, ведь времени остается немного — сертификаты старого образца перестанут действовать 31 августа 2024 года. 

РЕКЛАМА. ИНН 1835056809