Готовимся к инвентаризации

Инвентаризация имущества – это сверка того, что числится у бухгалтера на бумаге, с тем, что находится в офисе, на складе, в обособленном подразделении фирмы. Инвентаризация финансовых обязательств – это сверка задолженностей, которые числятся в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговыми декларациями и т. д.

Основная задача инвентаризации – выяснить, совпадают ли данные бухгалтерского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей (суммой задолженностей), чтобы обеспечить достоверность данных отчетности.

Обратите внимание: проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, права собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т. д.).

Дату инвентаризации определяет руководитель фирмы по согласованию с бухгалтером. Обычно ее назначают на конец января или начало февраля нового года. К этому сроку бухгалтер успеет подготовить документы для инвентаризационной комиссии и у него хватит времени внести исправления в учет до сдачи годовой отчетности (при выявлении возможных ошибок).

Как подготовиться к инвентаризации

Прежде всего оформите приказ руководителя о проведении инвентаризации. Затем зарегистрируйте его в журнале. Для этих документов предусмотрены специальные формы – № ИНВ 22 и № ИНВ 23. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

В приказе указывают дату проведения инвентаризации и состав комиссии, которая будет ее проводить. Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и другие специалисты, которые способны оценить состояние имущества и обязательств фирмы. В инвентаризации могут принимать участие и аудиторы.

Кроме того, в приказе укажите, какие именно имущество и обязательства будет инвентаризировать комиссия.

Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгалтерскогоучета, в которых зафиксированы перечень и стоимость имущества фирмы. Эта информация содержится в отчетах о движении материальных ценностей и регистрах бухгалтерского учета.

В регистрах должны быть следующие данные:

◆ дата и наименование той или иной хозяйственной операции;

◆ ее сумма;

◆ остатки по счетам бухгалтерского учета на начало и конец года.

Вся информация, которая содержится в регистрах, должна быть подтверждена первичными документами.

Руководитель инвентаризационной комиссии обязан завизировать приходные и расходные документы, приложенные к отчетам (регистрам), и сделать в них запись В«до инвентаризации на (дата)В».

На основании этих документов комиссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентаризации. Эти данные заносят в инвентаризационные описи и акты (графа В«По данным бухгалтерского учетаВ»).

Инвентаризационная опись (акт) – это документ, в котором отражают результаты инвентаризации.

Для каждого вида имущества оформляют свою форму. Например, при инвентаризации наличных денег заполняют акт по форме № ИНВ 15, товаров или материалов – опись по форме № ИНВ 3 и т. д. Эти формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.

Инвентаризацию имущества проводят с участием материально ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т. д.). С этих работников берут расписки в том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные – списаны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты инвентаризации могут признать недействительными. Опись хранится в архиве фирмы не меньше пяти лет.