Гид по использованию искусственного интеллекта в бухгалтерии

Какие процессы позволяет автоматизировать ИИ?

Начать гид стоит с очевидного напоминания: все бухгалтерии – разные. В одном случае вести учет может единственный специалист для индивидуального предпринимателя на «удаленке», в другом бухгалтер будет единственным штатным сотрудником компании, которая оказывает услуги своим клиентам, а в третьем служба учета может состоять из существенного штата специалистов, где у каждого сотрудника своя зона ответственности.

«Вывод в части внедрения ИИ простой: цифровизация всей бухгалтерии предприятия с переводом на использование искусственного интеллекта и ИИ-агентов может занять долгие месяцы с учетом масштабов компании, согласования требований, разработки, тестирования, внедрения и обучения сотрудников, если таковые есть и предполагается, что они будут взаимодействовать с нейросетью. Тем не менее искусственный интеллект в бухгалтерии уже реальность, нежели перспектива будущего», – объясняет Владислав Деханд, руководитель компании ChatLabs по разработке чат-ботов и Mini Apps.

Посмотрим, к каким процессам можно подключить искусственный интеллект:

• распознование счетов-фактур, первичных документов по фото или сканам, PDF-файлов;
• рассылка документов ответственным сотрудникам;
• анализ документов (контрактов, актов, шаблонов) на предмет возможных рисков и получения рекомендаций от ИИ по их сокращению;
• создание документов;
• проверка контрагентов по открытым базам данных;
• справочная информация, ответы на типовые вопросы и запросы сотрудников;
• проведение консультаций;
• поиск товаров-заменителей (аналогов) и другие функции.

Из приведенного перечня видно, что ИИ может выполнять существенный объем работ.

Важно сделать предупреждение: не стоит абсолютно доверять всей информации и данным, которые компания получает от искусственного интеллекта. Все сведения стоит дополнительно проверять вручную!

Далее поговорим о реализации некоторых перечисленных выше функций ИИ в отдельности.

Читайте также: «Машиночитаемая доверенность: где можно использовать и как создать?»

Распознавание документов

Документооборот в компании может предусматривать работу с большим количеством разных бумаг, в т.ч. используемых через ЭДО. И речь тут идет не только о формах документов, таких, как накладные или акты выполненных работ, но и о форматах, это могут быть PDF-файлы, фотографии сделанные на камеру мобильного телефона, документы в текстовых форматах или таблицах, сканы и т. д.

Еще одно направление работы ИИ с документами – их верификация, иначе говоря, проверка.

Рассылка документов ответственным сотрудникам

Алгоритм работы искусственного интеллекта можно настроить таким образом, чтобы после получения документов или формирования новых документы высылались на рассмотрение и утверждение ответственным работникам.

В зависимости от задачи информацию могут получать финансовый директор, менеджер по продажам, специалист по кадрам, юрист, руководители подразделений и другие сотрудники.

Читайте также: «Мобильной подписью можно подписывать электронные счета-фактуры и УПД»

Анализ документов

Работники могут проверить документы, через нейросети. После анализа искусственный интеллект может сформировать рекомендации по дальнейшей работе с ними.

Создание документов

Большой объем бумаг, с которыми работают бухгалтеры, – это стандартизированные документы, тем не менее на их составление уходят ресурсы. К таким «стандартным» документам можно отнести протоколы продления полномочий или заседаний/решений, договоры аренды и лизинга, приказы, формы баланса и другие.

«Генерировать перечисленные документы можно с помощью ИИ. При этом не нужно забывать проверять полученный результат. ИИ-агента можно “натренировать” таким образом, что он за пару секунд выдаст юридически грамотный протокол заседания/продления полномочий», – объясняет Владислав Деханд.

Читайте также: «Доступ к ЛК «Онлайнинспекция.рф» открыт и для сотрудников компаний»

Проверка контрагентов

Следующий процесс, который бизнес может автоматизировать, – проверка контрагентов.

Сегодня компании могут использовать большое количество различных сервисов для проверки деловых партнеров. Напомним, что бизнес должен верифицировать контрагентов в целях проведения процедур должной осмотрительности.

Таким образом, искусственный интеллект способен проверять потенциальных деловых партнеров по открытым базам данных. Кроме этого ИИ способен проверять упоминание делового партнера, его учредителей, руководителей в СМИ. Словом, проводить поиск данных в тех источниках, которые являются общедоступными.

...

Редакция журнала «Практическая бухгалтерия»