Электронный путевой лист (ЭПЛ) в 2025 году: пошаговая инструкция по переходу и заполнению

В 2025 году ЭПЛ обязаны использовать организации занимающиеся, транспортировки алкоголя и спиртосодержащей продукции (с 1 сентября 2025 года).

Остальные могут перейти на использование ЭПЛ добровольно. Это может быть интересно тем, кто эксплуатирует грузовой или коммерческий автотранспорт, включая таксопарки и любым транспортным предприятиям.

Напомним, с апреля 2025 года введена электронная регистрация перевозок зерна.

Основные этапы внедрения ЭПЛ в компании

1. Определяемся с датой перехода.
2. Затем издается приказ о внесение изменений в учетную политику компании.
3. Далее нужно выбрать оператора ЭДО, интегрированного с Государственной информационной системой электронных путевых документов (ГИС ЭПД). Оператор ЭДО должен быть в списке, одобренном Минтрансом (полный перечень операторов есть на сайте Минтранса).
4. Затем можно заняться оформлением квалифицированной электронной подписи (КЭП) для сотрудников, которые будут подписывать документы. В некоторых случаях можно использовать машинно-читаемую доверенность (МЧД) для сотрудников, подписывающих документы от имени организации. Владельцам автомобилей и ответственным за выпуск на линию потребуется КЭП или сочетание мобильной электронной подписи (МЭП) и МЧД. Медицинскому работнику — только КЭП. Механикам — КЭП или комбинация МЭП+МЧД.
5. Последний этап - подготовка оборудования и программного обеспечения.   Каждому сотруднику причастному к оформлению ЭПЛ настраивается или выдается устройство (компьютер, планшет или смартфон) с установленными программами для работы с ЭПЛ.

ЭПЛ составляются отдельно для каждого транспортного средства. Если автомобиль арендован с экипажем, оформляет путевой лист арендодатель, если без экипажа — арендатор, который выступает владельцем на период пользования транспортом.

Структура и правила заполнения ЭПЛ в 2025 году

Формат электронного путевого листа утвержден приказом ФНС России от 17.02.2023 №ЕД-7-26/116@.

Обязательные титулы

Титул 1. Информация о рейсе: содержит сведения о транспортном средстве, маршруте следования и водительских документах. Раздел заполняет собственник автомобиля.

Титул 2. Предрейсовый медицинский осмотр: в разделе записываются дата, время и результаты предрейсового осмотра здоровья водителя. Без заполнения титула 2 электронный путевой лист не пройдет регистрацию в ГИС ЭПД.

Титул 3. Техосмотр и выпуск автомобиля на линию: подтверждает техническую исправность транспортного средства. Заполняется механиком или техническим специалистом. После прохождения техосмотра в путевом листе указывается состояние автомобиля: «выпуск разрешен» или «выпуск запрещен».

Титул 4. Показатели одометра при выезде: в разделе фиксируют дата, время выезда, показания прибора и фамилия ответственного лица при выезде автомобиля с территории стоянки или передаче следующему водителю.

Титул 5. Показатели одометра при возвращении: содержит аналогичные данные титула 4, но уже при возвращении машины на территорию стоянки или приеме другим водителем.

Титул 6. Послерейсовый медицинский осмотр: раздел заполняется после рейса и чаще всего используется при перевозке пассажиров или опасных грузов. Указываются дата, время послерейсового осмотра, результаты обследования и сведения о медицинском специалисте, проводящем осмотр.

Ситуационные титулы

Помимо обязательных титулов ЭПЛ, содержит ситуационные титулы. Они представляют собой специализированные разделы для оперативной фиксации обстоятельств, возникающих в ходе рейса. В отличие от обязательных титулов, которые заполняются всегда, ситуационные титулы используются только тогда, когда в этом есть необходимость.

Например:

• Титул о заправке топлива заполняется, если транспорт пришлось дозаправить в пути. Вносятся дата, время, место заправки, а также количество и стоимость заправленного горючего.

• Титул о простое заполняется, если поездка затянулась из-за ожиданий, погодных условий или иных факторов. Указываются причина простоя, место и время начала и окончания задержки.

• Титул о внеплановом ремонте - если в ходе рейса произошло повреждение автомобиля и потребовался ремонт. Прописываются обстоятельства инцидента, проведенные работы, место и время устранения неисправности.

Ситуационные титулы заполняют специалисты, сопровождающие поездку: водители, механики, врачи. Каждое поле визируется квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Автор. Е. Грицак

Бухгалтерия.ру