Электронная цифровая подпись: просто о важном

05.08.2013 распечатать

Обмениваясь документами в цифровом формате, не стоит забывать, что они должны быть подписаны. Для этого необходимо использовать электронную подпись. Но все ли так просто?

Электронная переписка прочно обосновалась в жизни не только людей, но и в предпринимательской деятельности любой организации. С ее помощью согласуются различные действия, обсуждаются условия сделок, поддерживается связь с отдаленными партнерами и подразделениями. Также сейчас на первый план вышел электронный документооборот.

Где-то право, а где-то обязанность

Использование электронных документов в некоторых случаях является не только правом, но и обязанностью.

Как найти оператора? Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия ФНС, можно найти на сайте www.nalog.ru. Для того чтобы его найти, необходимо перейти во вкладку «Налоговая отчетность», далее раздел «Представление в электронном виде», потом подраздел «Электронные счета-фактуры», в котором из списка выбрать «Реестр операторов ЭДО».

Так, в пункте 3 статьи 80 Налогового кодекса содержится требование к плательщикам (в том числе вновь созданным), у которых среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 100 человек, представлять декларации по установленным форматам в электронной форме. А в Федеральном законе от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ указывается, что организации (вновь созданные), чья среднесписочная численность физлиц, в пользу которых производятся выплаты, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек, представляют расчеты в форме электронных документов. Не обошло стороной требование об обмене электронными документами и участников электронных торгов, где весь документооборот производится в электронном виде. При этом на всех документах должна стоять электронная подпись (ст. 41.2 Федерального закона от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ).

Также контрагенты при наличии соглашения имеют право работать по «электронке», в том числе использовать электронную «первичку». Но при отсутствии такого соглашения лицо, представляющее электронные документы, по требованию контрагента обязано представить их на бумажном носителе.

Тут имеются и плюсы и минусы. В Законе № 402-ФЗ установлено, что организации могут сами утверждать формы первичных документов. Следовательно, и электронные форматы могут быть разработаны только для обмена с партнерами. Главное, чтобы у них были совместимые технические средства и существовала возможность для приема и обработки «первички» в соответствии с разработанными форматами.

Для того чтобы получать документы, нужно подключиться к тому же оператору электронного документооборота, к которому подключена организация, отправляющая их. Если партнеров много и они работают через разных операторов, необходимо заключить договор с каждым из них.

Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия ФНС, можно найти на сайте www.nalog.ru. Для того чтобы его найти, необходимо перейти во вкладку «Налоговая отчетность», далее раздел «Представление в электронном виде», потом подраздел «Электронные счета-фактуры», в котором из списка выбрать «Реестр операторов ЭДО».

Вопрос ребром

В письме Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1-1 указано, что не запрещается подавать первичные документы в электронном виде. Но они должны представляться только по установленным ФНС форматам, и на них должна стоять только квалифицированная электронная подпись. Такие форматы утверждены для счета-фактуры (приказ ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138) и для накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172). Если же электронные документы будут представляться в иных форматах, то необходимо будет предъявить их заверенные копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью на бумажном носителе.

Таким образом, электронный документооборот значительно может облегчить жизнь: не надо куда-либо ездить, договариваться о встрече, заниматься пересылкой бумаг по почте и т. д. Но также видно, что такие документы должны быть подписаны причем именно электронной подписью. И в данном случае необходимо знать, что не всегда и не все документы подписанные таком образом могут быть приравнены к бумажным.

Виды подписей и их значение

Сразу предупредим: самостоятельно цифровую подпись не сделать, так как необходимы специальные ключи для ее создания и проверки, а также сертификат. Таким образом, для получения подписи потребуется обратиться в удостоверяющий центр (юрлицо или предприниматель, получивший лицензию на выдачу электронных подписей), в котором вам ее создадут.

Электронной подписью является информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в такой же форме и используется для определения лица, подписывающего информацию. Данная подпись может быть поставлена как на одном документе, так и целом пакете. При проставлении одной подписи на пакете электронных документов каждый из них считается подписанным.

В соответствии со статьей 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ используется как простая, так и усиленная (неквалифицированная и квалифицированная) подпись.

Простой является подпись, которая посредством использования кодов, паролей, логинов или иных средств подтверждает факт ее формирования определенным лицом. Эта подпись не дает возможности контролировать внесение изменений в электронный документ. Таким образом, она только удостоверяет лицо, подписавшее документ. Формируется простая подпись в той же информационной системе, что и заверяемый ею документ.

Также документ, подписанный простой электронной подписью, признается равнозначным документу, подписанному собственноручно, только если это установлено федеральными законами либо соглашением между участниками электронного документооборота. При этом такой документ не признается равнозначным документу на бумажном носителе, который подписан собственноручно и заверен печатью. Например, простая электронная подпись может использоваться в электронном кошельке.

Важно

Самостоятельно цифровую подпись не сделать, так как необходимы специальные ключи для ее создания и проверки, а также сертификат. Таким образом, для получения подписи потребуется обратиться в удостоверяющий центр (юрлицо или предприниматель, получивший лицензию на выдачу электронных подписей), в котором вам ее создадут.

Усиленная неквалифицированная подпись формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа подписи (уникальная последовательность символов, предназначенная для ее создания). Также у нее существует ключ проверки — уникальная последовательность символов, с помощью которой проверяют подлинность подписи. Неквалифицированная подпись позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и выявить факт внесения в него изменений после подписания. Чаще всего такая подпись используется, когда наличие на документе печати необязательно (договор аренды). Соответственно признается равнозначной документу подписанному собственноручно. Однако в соглашении заключенном между участниками электронного документооборота, должен быть прописан порядок проверки неквалифицированной подписи. Что же касается равенства с документом, где присутствует и подпись, и печать, то только в случаях, установленных законодательством или соглашением сторон. Для применения этой подписи необходимы специальные программные средства, поэтому ее можно получить только через специализированные удостоверяющие центры. При этом центр, не получивший лицензию, в отдельных случаях вправе выдавать неквалифицированные подписи.

Как найти удостоверяющий центр Перечень удостоверяющих центров приведен на сайте www.rosreestr.ru. Для того чтобы его найти, необходимо выбрать вкладку «Государственные услуги», далее раздел «Государственный учет кадастрового недвижимого имущества», далее прейти в подраздел «Программное обеспечение», в котором из списка выбрать «Перечень удостоверяющих центров».

Усиленная квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам неквалифицированной, но ее ключ должен быть указан в квалифицированном сертификате. Данный сертификат подтверждает принадлежность ключа проверки подписи тому или иному лицу. Его выдает удостоверяющий центр в виде электронного или бумажного документа.

Перечень удостоверяющих центров приведен на сайте www.rosreestr.ru. Для того чтобы его найти, необходимо выбрать вкладку «Государственные услуги», далее раздел «Государственный учет кадастрового недвижимого имущества», далее прейти в подраздел «Программное обеспечение», в котором из списка выбрать «Перечень удостоверяющих центров».

Данный сертификат должен содержать:

даты начала и окончания срока его действия;
наименование и место нахождения организации;
ключ проверки электронной подписи;
указание на средства электронной подписи (шифровальные средства, используемые для создания подписи и ключей) или стандарты, требованиям которых соответствуют ключ электронной подписи и ключ проверки ЭП;
название удостоверяющего центра;
уникальный номер квалифицированного сертификата, даты начала и окончания его действия и др.

Удостоверяющий центр обычно выдает сертификат на год. Если его вовремя не продлить, то ключ проверки будет аннулирован. Это происходит в течение дня, который следует после окончания срока действия сертификата.

Для получения сертификата в удостоверяющий центр необходимо представить: заявление, свидетельство о постановке на учет в налоговой, учредительные документы и выписку из ЕГРЮЛ. Не запрещается иметь несколько образцов квалифицированной подписи от разных удостоверяющих центров.

Электронные документы, подписанные такой подписью, признаются равнозначными бумажным документам, как подписанным собственноручно, так и заверенным печатью, если иное не предусмотрено законом.

И.Д. Шилов, налоговый консультант, для журнала «Практическая бухгалтерия»