Экспресс-метод сдачи отчетности
07.10.2009 распечататьПриближается горячая пора – подготовка и сдача отчетности за 9 месяцев. При этом если фирма не отправляет декларации по «электронке» и опасается отправлять их почтой, то перспектива на ближайший месяц и вовсе рисуется мрачная – главбуху придется провести несколько дней в коридорах инспекций и фондов или лишиться на это же время одного из своих сотрудников. Правда есть еще одна альтернатива – поручить эту обязанность кому-то другому
Холодный расчет
Передача отдельных функций на аутсорсинг – сегодня довольно распространенное явление. И отчуждение такой обязанности бухгалтерии, как сдача отчетности в ИФНС и фонды – не исключение. Естественно, следует тщательно оценить ситуацию. Если очереди уже снятся по ночам и нагрузка так велика, что необходимо постоянное присутствие бухгалтерии в офисе, то стоит подумать о том, чтобы поручить сдачу отчетности кому-то другому, например курьеру. Но что делать, если в штате нет собственного курьера?
Собственный курьер обойдется компании в 10 000 рублей при условии свободного графика, а при полной занятости так и вовсе в 18 000 рублей. Добавьте к этому затраты на проезд, мобильную связь, отпускные, больничные, а также уплату «зарплатных» налогов – и расходы «подрастут» еще. Получается, что содержать собственного курьера лишь для сдачи налоговой отчетности фирме совсем невыгодно.
Фактор надежности
Не стоит забывать и о вопросах безопасности, так как отчетность компании содержит конфиденциальную информацию. Здесь уместно вспомнить, как подбирают персонал в обычных фирмах на должность курьера. Думаю, ни для кого не секрет, что это чаще всего люди
с улицы, которые соответствуют минимальным требованиям и «пришлись по душе» кадровику. А как прикажете поступить, если штатный курьер не успеет сдать отчетность? Призвать к ответственности собственного работника в этом случае вряд ли удастся. В специализированной курьерской службе сотрудников на должность курьера, напротив, тщательно отбирают – это главный «актив» организации. Существует несколько стадий оценки претендентов, все сведения о них подвергаются серьезной проверке службой безопасности. Кроме того, курьерская компания несет ответственность за исполнение заказа как юридическое лицо, и это, конечно, предполагает конкретные гарантии, предусмотренные договором на услуги по доставке корреспонденции.
Инструкция от эксперта
Итак, решение о передаче на аутсорсинг сдачи отчетности принято, теперь следует разобраться, как выбрать курьерскую службу и грамотно выстроить с ней работу. За рекомендациями мы обратились к Анастасии Ершовой, генеральному директору компании NEPPOST:
Держите руку на пульсе
В заключение хотелось бы отметить, что текущая ситуация в экономике не могла не сказаться на работе сотрудников бухгалтерии. Теперь как никогда прежде требуется действовать более оперативно. Административный контроль со стороны госорганов возрастает, руководству компании для принятия быстрых и верных управленческих решений требуется своевременная и качественная информация. И как следствие, отсутствие бухгалтера в офисе в ответственный момент может обернуться неприятностями для компании в целом. Поэтому передача на аутсорсинг такой функции, как сдача отчетности в ИФНС, ФСС, ПФР и органы статистики, позволит бухгалтеру сэкономить столь ценное время и ни на минуту не упустить из виду текущую деятельность компании.
Собственный курьер обойдется компании в 10 000 рублей при условии свободного графика, а при полной занятости так и вовсе в 18 000 рублей. Добавьте к этому затраты на проезд, мобильную связь, отпускные, больничные, а также уплату «зарплатных» налогов – и расходы «подрастут» еще. Получается, что содержать собственного курьера лишь для сдачи налоговой отчетности фирме совсем невыгодно.
Фактор надежности
Не стоит забывать и о вопросах безопасности, так как отчетность компании содержит конфиденциальную информацию. Здесь уместно вспомнить, как подбирают персонал в обычных фирмах на должность курьера. Думаю, ни для кого не секрет, что это чаще всего люди
с улицы, которые соответствуют минимальным требованиям и «пришлись по душе» кадровику. А как прикажете поступить, если штатный курьер не успеет сдать отчетность? Призвать к ответственности собственного работника в этом случае вряд ли удастся. В специализированной курьерской службе сотрудников на должность курьера, напротив, тщательно отбирают – это главный «актив» организации. Существует несколько стадий оценки претендентов, все сведения о них подвергаются серьезной проверке службой безопасности. Кроме того, курьерская компания несет ответственность за исполнение заказа как юридическое лицо, и это, конечно, предполагает конкретные гарантии, предусмотренные договором на услуги по доставке корреспонденции.
Инструкция от эксперта
Итак, решение о передаче на аутсорсинг сдачи отчетности принято, теперь следует разобраться, как выбрать курьерскую службу и грамотно выстроить с ней работу. За рекомендациями мы обратились к Анастасии Ершовой, генеральному директору компании NEPPOST:
– Во-первых, важно, чтобы у аутсорсера имелась лицензия на предоставление услуг почтовой связи. Замечу, что обязательное лицензирование курьерских услуг законодательно не установлено. Однако, например, компания NEPPOST изначально приняла решение
пройти эту непростую процедуру. Дело в том, что в таких особых случаях, как доставка отчетности в госорганы или иска в суд, подтверждение права курьерской службы на оказание данной услуги играет серьезную роль. Наличие лицензии является гарантом того, что фирме не предъявят претензии относительно несвоевременности подачи документов. Об этом свидетельствует и арбитражная практика, например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 января 2005 г. № А56-34193/04. В данном случае инспекция настаивала на том, что компания пропустила срок оспаривания решения по налоговой проверке, поскольку курьерская служба, услугами которой воспользовалась фирма, якобы не имела права осуществлять почтовую связь. Однако судья, исследовав все материалы по делу, поддержал налогоплательщика. Решающим аргументом было наличие у курьерской службы лицензии. Во-вторых, при выборе контрагента следует оценить спектр предоставляемых услуг – насколько он широк и разнообразен, есть ли дополнительные сервисы. Дело
в том, что у вас могут возникать нестандартные ситуации при работе с инспекциями и фондами, и тогда от курьерской службы потребуется особая гибкость. В-третьих, изучите, какие варианты сотрудничества и формы оплаты предлагает компания, и соразмерьте
с вашими потребностями. Предположим, с выбором курьерской службы вы определились. Теперь нужно понять, по какому принципу будет строиться работа с аутсорсером. Например, в компании NEPPOST есть три основных способа обслуживания заказов. Так, стандартный вариант: вы заключаете бессрочный договор на обслуживание с курьерской службой. Далее алгоритм работы следующий. За день до сдачи отчетности (например, 18 октября) вы звоните в курьерскую фирму и делаете заказ: нужно сдать отчетность 19 октября в ИФНС. Оператор предоставляет вам паспортные данные курьера – для того чтобы вы оформили на него доверенность от имени компании, ведь он будет представлять интересы организации в налоговом органе. Для удобства клиентов курьерской службы NEPPOST образец доверенности размещен на сайте. Затем курьер приезжает к вам в офис, забирает документы. На следующий день ранним утром он едет в инспекцию, встает в очередь, «доходит» до инспектора, сдает отчетность, и в тот же день возвращает документы с отметками налоговой о ее принятии. Такая услуга в нашей курьерской службе стоит 1200 рублей. Кроме того, вы можете совершать необходимые заказы в течение месяца, после чего в первых числах следующего месяца курьерская служба выставит счет на оплату. Таким образом, в рамках договора оплата производится по факту, что для многих бухгалтеров очень удобно. Затем контрагент передает всю необходимую «первичку» – с тем, чтобы можно было учесть затраты в расходах по налогу на прибыль. Если вас устраивает такой вариант сотрудничества, то при выборе контрагента стоит обратить внимание на следующий нюанс. Некоторые курьерские компании устанавливают минимальный размер суммы по договору, предположим, 2000 рублей, и если сумма вашего заказа окажется меньше данного порога, то вам все равно придется ее оплатить. Поэтому не забудьте уточнить этот момент при заключении соглашения. Сразу оговоримся: компания NEPPOST данный прием не использует. Второй вариант: если заказ срочный и договор с курьерской фирмой подписывать некогда, то можно рассчитаться наличными. Тогда заказ исполняется по следующему сценарию. Курьер приезжает к клиенту, выписывает квитанцию, в которой в качестве «Отправителя» указана ваша фирма, а в графе «Получатель» – ИФНС.
пройти эту непростую процедуру. Дело в том, что в таких особых случаях, как доставка отчетности в госорганы или иска в суд, подтверждение права курьерской службы на оказание данной услуги играет серьезную роль. Наличие лицензии является гарантом того, что фирме не предъявят претензии относительно несвоевременности подачи документов. Об этом свидетельствует и арбитражная практика, например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 января 2005 г. № А56-34193/04. В данном случае инспекция настаивала на том, что компания пропустила срок оспаривания решения по налоговой проверке, поскольку курьерская служба, услугами которой воспользовалась фирма, якобы не имела права осуществлять почтовую связь. Однако судья, исследовав все материалы по делу, поддержал налогоплательщика. Решающим аргументом было наличие у курьерской службы лицензии. Во-вторых, при выборе контрагента следует оценить спектр предоставляемых услуг – насколько он широк и разнообразен, есть ли дополнительные сервисы. Дело
в том, что у вас могут возникать нестандартные ситуации при работе с инспекциями и фондами, и тогда от курьерской службы потребуется особая гибкость. В-третьих, изучите, какие варианты сотрудничества и формы оплаты предлагает компания, и соразмерьте
с вашими потребностями. Предположим, с выбором курьерской службы вы определились. Теперь нужно понять, по какому принципу будет строиться работа с аутсорсером. Например, в компании NEPPOST есть три основных способа обслуживания заказов. Так, стандартный вариант: вы заключаете бессрочный договор на обслуживание с курьерской службой. Далее алгоритм работы следующий. За день до сдачи отчетности (например, 18 октября) вы звоните в курьерскую фирму и делаете заказ: нужно сдать отчетность 19 октября в ИФНС. Оператор предоставляет вам паспортные данные курьера – для того чтобы вы оформили на него доверенность от имени компании, ведь он будет представлять интересы организации в налоговом органе. Для удобства клиентов курьерской службы NEPPOST образец доверенности размещен на сайте. Затем курьер приезжает к вам в офис, забирает документы. На следующий день ранним утром он едет в инспекцию, встает в очередь, «доходит» до инспектора, сдает отчетность, и в тот же день возвращает документы с отметками налоговой о ее принятии. Такая услуга в нашей курьерской службе стоит 1200 рублей. Кроме того, вы можете совершать необходимые заказы в течение месяца, после чего в первых числах следующего месяца курьерская служба выставит счет на оплату. Таким образом, в рамках договора оплата производится по факту, что для многих бухгалтеров очень удобно. Затем контрагент передает всю необходимую «первичку» – с тем, чтобы можно было учесть затраты в расходах по налогу на прибыль. Если вас устраивает такой вариант сотрудничества, то при выборе контрагента стоит обратить внимание на следующий нюанс. Некоторые курьерские компании устанавливают минимальный размер суммы по договору, предположим, 2000 рублей, и если сумма вашего заказа окажется меньше данного порога, то вам все равно придется ее оплатить. Поэтому не забудьте уточнить этот момент при заключении соглашения. Сразу оговоримся: компания NEPPOST данный прием не использует. Второй вариант: если заказ срочный и договор с курьерской фирмой подписывать некогда, то можно рассчитаться наличными. Тогда заказ исполняется по следующему сценарию. Курьер приезжает к клиенту, выписывает квитанцию, в которой в качестве «Отправителя» указана ваша фирма, а в графе «Получатель» – ИФНС.
Документ является подтверждением оказания услуги и произведенных вами расходов. Помимо того, естественно, выдается кассовый чек.
Третий вариант: исполнение разового заказа без договора и за безналичный расчет также возможен. Клиент высылает свои реквизиты, компания выставляет счет, и клиент его оплачивает. Правда следует учитывать, что курьер «стартует» только тогда, когда деньги поступят на счет, поэтому такой вариант не подходит для очень срочных заказов. Обратите внимание еще на один важный момент: если вы экстренно сдаете отчет в последний день его принятия, то по всей вероятности, курьеру придется простоять в очереди не один час. В стоимость оплаты за заказ обычно входит только один час ожидания. По окончании этого времени включается платное время ожидания – 50 рублей за каждые 10 минут. Причем вам не может быть известно заранее, сколько времени сотрудник службы доставки проведет в очереди, как результат –неизвестна и итоговая сумма заказа. Если курьер простоит весь рабочий день, то сумма заказа может составить более 2000 рублей. Если вы понимаете, что вас ожидает эта самая ситуация, то удобнее воспользоваться такой услугой, как аренда курьера. В этом случае курьерская служба предоставляет вам своего сотрудника на полный рабочий день за фиксированную стоимость в размере 1700 рублей.
Держите руку на пульсе
В заключение хотелось бы отметить, что текущая ситуация в экономике не могла не сказаться на работе сотрудников бухгалтерии. Теперь как никогда прежде требуется действовать более оперативно. Административный контроль со стороны госорганов возрастает, руководству компании для принятия быстрых и верных управленческих решений требуется своевременная и качественная информация. И как следствие, отсутствие бухгалтера в офисе в ответственный момент может обернуться неприятностями для компании в целом. Поэтому передача на аутсорсинг такой функции, как сдача отчетности в ИФНС, ФСС, ПФР и органы статистики, позволит бухгалтеру сэкономить столь ценное время и ни на минуту не упустить из виду текущую деятельность компании.
