С 1 июля 2026 года вступают в силу изменения в порядке представления работодателями сведений в Социальный фонд России, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 545 от 10.05.2026. Документ продолжает реформу, направленную на цифровизацию социальных выплат и перевод их в проактивный, иными словами, беззаявительный режим, в частности, назначения пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, единовременного пособия при рождении ребенка и ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Редакция «Практической бухгалтерии» попросила Сергея Конона, управляющего партнера компании Vita Liberta, налогового консультанта, и Ирину Князятову, бухгалтера, эксперта ИПБ России, рассказать о новациях для компаний.
Что меняется с 1 июля 2026 года?
Ключевое нововведение, закрепленное в пунктах 2 и 3 Постановления № 545 от 10.05.2026, касается источников информации для назначения пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, при рождении ребенка, а также по уходу за ребенком. Если ранее СФР запрашивал необходимые данные непосредственно у работодателя, то с 1 июля 2026 года Фонд может использовать сведения, уже содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах (ИЛС) застрахованных лиц.
В ИЛС, помимо периодов трудовой деятельности, теперь будут отражаться нестраховые периоды (военная служба, уход за ребенком до полутора лет, периоды получения пособия по безработице и др.), которые учитываются при исчислении страхового стажа.
Фонд также будет получать информацию из собственных баз данных, а недостающие сведения запрашивать у работодателя. При этом все сведения, использованные для расчета пособий, будут отражаться в ИЛС работника, что позволит последнему контролировать правильность начисления выплат.
«До настоящего времени при назначении пособий по конкретному страховому случаю СФР в значительной степени опирался на сведения и документы, которые представлял работодатель. Собственные информационные ресурсы фонда и данные системы персонифицированного учета использовались преимущественно как дополнительный источник информации. С 1 июля 2026 года подход меняется», – объясняет Ирина Князятова.
И только при отсутствии необходимых данных или при наличии противоречий фонд будет направлять работодателю запрос о предоставлении недостающей или уточняющей информации. На практике это означает изменение самой логики взаимодействия работодателя и СФР.
Любые ошибки в сведениях о стаже, периодах работы, датах кадровых мероприятий, специальных периодах, основаниях освобождения от работы могут напрямую повлиять на право работника на пособие, размер выплаты, сроки назначения пособия и на необходимость дополнительных запросов со стороны СФР.
При этом проблема может проявиться не сразу после возникновения ошибки, а спустя значительное время, уже непосредственно в момент назначения пособия.
Это означает, что организации придется в срочном порядке выяснять причины расхождений, анализировать ранее представленные сведения, готовить корректировки и взаимодействовать с Фондом уже в процессе назначения выплаты работнику.
«Для работодателей это означает, что качество и своевременность передачи индивидуальных сведений в СФР становятся критически важными. Ошибка или пробел в данных о стаже работника, допущенная несколько лет назад, может привести к тому, что Фонд назначит пособие в меньшем размере, а работник обратится с претензией к работодателю», – отмечает Сергей Конон.
Читайте также: «Почему важно подать в СФР сведения об инвалидности работника?»
Новые обязанности работодателей
Постановление № 545 от 10.05.2026 вводит две дополнительные обязанности для страхователей, которые ранее не были закреплены в нормативных актах столь явно. Расскажем о них подробнее.
Передача сведений о страховом стаже по запросу СФР. Если в индивидуальном лицевом счете работника отсутствуют данные о периодах его работы у данного работодателя (например, из-за технического сбоя или ошибок при подаче отчетности в прошлых периодах), Фонд вправе направить работодателю запрос. «В ответ страхователь обязан предоставить сведения о страховом стаже работника на дату наступления страхового случая. Срок направления ответа установлен в три рабочих дня с момента получения запроса. Игнорирование этого требования приравнивается к непредставлению отчетности и влечет административную ответственность», – говорит Сергей Конон.
Передача сведений о днях освобождения от работы с сохранением заработка. Наиболее существенная новая обязанность – работодатель должен будет сообщать в СФР о каждом календарном дне, когда сотрудник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, при условии, что на сумму сохраненного заработка не начислялись страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
Какие ситуации попадают под это правило? Их несколько, а именно: дни сдачи крови и ее компонентов (донорские дни), когда работнику выплачивается средний заработок, а взносы на социальное страхование не начисляются; дни участия в отправлении правосудия (присяжные заседатели, народные дружинники); дни прохождения военных сборов при сохранении среднего заработка; иные случаи, предусмотренные трудовым законодательством, когда заработок сохраняется, но взносы на ВНиМ не уплачиваются.
«Данные сведения необходимы Фонду для корректного расчета пособий по беременности и родам, а также ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Если работодатель не сообщит о таких днях, Фонд может исчислить пособие в завышенном размере, а затем выписать работодателю штраф за недостоверные сведения», – уточняет Сергей Конон.
Упрощение электронного документооборота: автоматическая регистрация. Параллельно со вступлением в силу Постановления Правительства РФ № 545 от 10.05.2026 Социальный Фонд анонсировал упрощение процедуры подключения работодателей к системе электронного документооборота (СЭДО).
С 1 июля 2026 года подача отдельного заявления на регистрацию становится необязательной. Если работодатель уже пользуется услугами оператора электронного документооборота (например, для сдачи отчетности в ФНС России или Росстат), то его регистрация в системе СФР произойдет автоматически при первой отправке индивидуальных сведений в электронном виде.
«Конечно, это ускоряет процесс, но в то же время создает риск для компаний, которые не отслеживают техническую готовность своей системы. Если первая отправка данных произойдет с ошибкой или с нарушением формата, отчетность не будет принята, а сроки будут считаться пропущенными. Поэтому протестировать каналы связи с оператором необходимо до 1 июля», – предупреждает Сергей Конон.
Риски допущения ошибок
Правительство РФ и СФР одновременно корректируют не только правила, но и механизмы контроля. С 1 июля 2026 года вступают в силу новые формы решений о привлечении к ответственности за нарушения в сфере персонифицированного учета. Так, утверждены формы решения о привлечении страхователя к ответственности за совершение правонарушения; решения об отказе в привлечении к ответственности; требования об уплате финансовых санкций.
Каждый из этих документов будет содержать QR-код, который позволяет автоматически заполнить платежное поручение для уплаты штрафа.
«Главный финансовый риск здесь заключается в введении автоматизированных штрафов за задержку сдачи сведений. По информации, опубликованной в отраслевых СМИ, СФР разрабатывает механизм, при котором система будет фиксировать просрочку по каждому работнику и выставлять штраф в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в отношении которого сведения представлены с опозданием. При штате в 100 человек один день просрочки может стоить 50 000 рублей», – отмечает Сергей Конон. Обратите внимание, в отличие от налоговых штрафов, сумма за нарушение порядка представления сведений о работниках не ограничена максимальным порогом.
Кроме этого, если компания не представит запрошенные Фондом сведения о стаже в установленный срок, СФР вправе обратиться в налоговую инспекцию для блокировки расчетного счета.
Читайте также: «Как исчисляется срок для направления страхователем сведений в СФР?»
Типичные ошибки работодателей
Исходя из практики наиболее распространенные ошибки при подаче сведений в СФР связаны не с незнанием закона, а с отсутствием внутреннего контроля. Можно выделить пять основных ошибок, которые допускают работодатели.
Несвоевременное отражение приема и увольнения. Если работник принят 1-го числа, а сведения о его трудоустройстве поданы в Фонд 15-го числа, СФР может не успеть получить данные к моменту наступления страхового случая (например, больничного). Работник получит пособие в минимальном размере, а работодатель – претензию. «Чтобы оградить себя от допущения таких ошибок, нужно закрепить в компании правило подавать сведения о приеме и увольнении в течение одного рабочего дня с момента издания приказа», – рекомендует Сергей Конон.
Полный текст статьи доступен по подписке на журнал «Практическая бухгалтерия»
