6-НДФЛ в 2026 году по обособленным подразделениям: централизация или классика? Разбор всех вариантов

ФНС в 2026 году отменила старый порядок, но добавила альтернативу.

Два способа сдачи 6-НДФЛ за ОП в 2026 году

В 2026 году действуют параллельные режимы: традиционный и филиал-отдельный налоговый агент.

Централизованный может упростить жизнь крупным компаниям, но имеет ограничения.

1. Каждый филиал отчитывается сам. Порядок применяется в двух случаях:
• ОП размещены в разных муниципальных образованиях (разные ОКТМО);
• компания не подала уведомление о переходе на «централизацию».

Правила заполнения расчета в этом режиме:

• КПП. Указывается код конкретного обособленного подразделения.
• ОКТМО. Код муниципалитета, где филиал стоит на учете и работает.
• Состав доходов. В расчет включаются только выплаты, начисленные и выданные этим ОП. Доходы головной организации или соседнего филиала не попадают.

Даже если два ОП зарегистрированы в одной инспекции (но в разных районах города), подаются два отдельных расчета. Объединять их нельзя. 

Если филиал в отчетном периоде не выплачивал доходы физлицам нулевой расчет не сдается.

2. Централизованный расчет через ответственное подразделение. Способ доступен только при выполнении ключевого условия: все ОП должны находиться в границах одного муниципального образования. Неважно, что это разные города или поселки — главное, чтобы ОКТМО (или несколько кодов в рамках одного муниципалитета) позволяли консолидировать отчетность.

Организация назначает «ответственное» подразделение, которое перечисляет НДФЛ за всех и сдает единый расчет 6-НДФЛ. Это может быть как головной офис, так и любой филиал.

Что меняется в заполнении:

• На титульном листе — КПП ответственного подразделения.
• ОКТМО того муниципального образования, где находятся все ОП (общий для всех).
• Разделы 1 и 2 — это консолидированные данные по всем.

Запрещено в одном расчете смешивать сотрудников с разными КПП или ОКТМО. Если муниципалитет один, но у филиалов разные КПП — это не проблема. Если ОКТМО различаются — централизация невозможна.

Ключевое ограничение 2026 года: уведомление и сроки

Перейти на централизованный порядок можно только с 1 января. На практике это означает — уведомление нужно отправить в декабре прошлого года (до 12 января 2026 года с учетом праздников).

Если опоздать или не подать уведомление, весь 2026 год придется работать по классической схеме — отдельный 6-НДФЛ на каждый филиал.

Сравнительная таблица: когда что выбирать

Сроки сдачи отчетности в 2026 году

Пошаговый алгоритм заполнения 6-НДФЛ за ОП (действует для обоих способов)

Форма 6-НДФЛ в 2026 году утверждена приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Расчет составляют нарастающим итогом с 1 января.

Титульный лист

• ИНН — единый для головной компании.
• КПП — в традиционном режиме КПП филиала, в централизованном — КПП ответственного подразделения.
• Номер корректировки: «0—» — первичный, «1—», «2—» — уточненки.
• Отчетный период: 21 — I квартал, 31 — полугодие, 33 — 9 месяцев, 34 — год.
• Код по месту нахождения: 220 — для обособленного подразделения.
• ОКТМО: критически важный реквизит. Ошибка в одном символе — и НДФЛ уходит в «невыясненные».

Раздел 1: обязательства перед бюджетом

Заполняется отдельно под каждый КБК.

Строка 010 — КБК НДФЛ в зависимости от дохода и ставки. Например,

• 182 1 01 02010 01 1000 110 — для доходов до 5 млн руб. (кроме дивидендов);
• 182 1 01 02080 01 1000 110 — для доходов от 2,4 до 5 млн руб.;
• 182 1 01 02150 01 1000 110 — для доходов от 5 до 20 млн руб.

Строка 020 — общая сумма НДФЛ к уплате за период.

Строки 021–026 — разбивка по шести срокам уплаты. Здесь важно учитывать перенос выходных в 2026 году. Срок зависит от даты удержания:

• доходы за 1–22 число месяца — один срок;
• за 23–последнее число — другой срок.

Строка 030 и 031–036 — возвращенный НДФЛ. Если возвратов не было, поля не заполняются (ни нулей, ни прочерков).

Раздел 2: расчет исчисленного и удержанного

В этом разделе — доходы, вычеты, база и налог.

Строка 100 — ставка (13%, 15% и т.д.). Если сотрудник превысил 5 млн руб., оформляется отдельный лист со ставкой 15% только на сумму превышения.

Строка 105 — КБК (аналогично разделу 1).

Строка 110 — количество получателей дохода. При традиционном способе — только работники данного ОП. При централизованном — все работники всех ОП в муниципалитете.

Строка 120 — общая сумма дохода нарастающим итогом.

Строка 130 — налоговые вычеты (нарастающим итогом).

Строка 131 — налоговая база (120 – 130).

Строка 140 — исчисленный НДФЛ: (131 × Ставка) / 100.

Строка 160 — удержанный НДФЛ. Фиксируется на дату выплаты. Важное отличие от исчисленного: исчислили налог 31 января, а удержали — 5 февраля. Разница в строках вызывает вопросы у ФНС, но это не ошибка.

Строки 161–166 — детализация удержанного налога за последний квартал.

Строка 170 — неудержанный НДФЛ (например, при выдаче дохода в натуральной форме).

Строки 180 и 190 — излишне удержанный и возвращенный налог.

Если применяются разные ставки, заполняется несколько разделов 2. Каждый со своим КБК.

«Красные флаги»: типичные ошибки 2026 года

ФНС в новом сезоне будет проверять три момента особенно тщательно.

1. Чужой КПП. Указали в расчете по ОП код головной организации — получите требование. Налоговая не увидит раздельный учет. Исправление: подать «обнуляющий» расчет с неверным КПП и нулями, а затем — правильный.
2. Неправильный ОКТМО. Ошибка в одной цифре — деньги уходят в невыясненные платежи. Подавать уточненку по тому же алгоритму: сначала нулевой расчет с «битым» ОКТМО, затем первичный с верным кодом.
3. Просрочка уведомления о централизации. Опоздали с подачей уведомления в январе 2026 года — весь год работаете по старой схеме. Никаких «исправлений в течение года» не предусмотрено.

Бухгалтерия.ру