Как бухгалтерии работать с топливными картами на ГСМ

Учет топливных карт, как бухгалтерский, так и налоговый, имеет определенные особенности, о которых нужно помнить, чтобы не допускать ошибок. Подробности в рассылке для подписчиков от бератора Практическая энциклопедия бухгалтера: Как влияет специфика расчетов топливными картами на бухгалтерский и налоговый учет расходов на ГСМ.

Как используется топливная карта

В зависимости от условий договора с эмитентом (организацией, выпустившей карту) топливные карты бывают:

• литровые, которые выдаются на определенный объем топлива в литрах;

• денежные, которые оформляются на определенный лимит стоимости ГСМ.

Между датой заправки ТС и поступлением в бухгалтерию подтверждающих документов образуется временной разрыв. Заправка транспортных средств осуществляется практически каждый день, а отчеты об операциях по топливным картам поступают от поставщика в последний день месяца.

Получение топливной карты в бухгалтерском учете

В случаях, когда карта получена бесплатно или выдана за плату на срок более 12 месяцев, полученные карты нужно учесть на забалансовом счете (п. 8 ФСБУ 5/2019).

Если за выпуск карт предусмотрена оплата, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности. Они признаются при выдаче карт водителям (подп. «б» п. 41, подп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019).

До их выдачи водителям карты можно учесть на счете 10-6 «Прочие материалы».

На счетах бухучета выдача водителю и возврат им топливной карты не показывается.

Читайте в бераторе: Учет ГСМ

Оплата топлива

Само топливо учитывается на счете 10-3. Учет производится на основании накладной и отчета поставщика.

Суммы, зачисленные на карту, являются предоплатой за топливо. К расходам они не относятся, а учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60. 

Покупатель, перечисливший предоплату продавцу, вправе принять к вычету НДС, не дожидаясь реализации. Но для этого должны быть выполнены определенные условия.

Чаще всего в бухучете топливных карт бывают такие ошибки:

• выдачу карты сотруднику отражают на счете 71;

• топливные карты не отражают на забалансовом счете.

Операции с топливными картами в налоговом учете

Если оператор выдал топливную карту безвозмездно, дохода у компании не возникает, поскольку ее получение не связано с получением экономической выгоды (ст. 41 НК РФ).

Затраты на ГСМ, приобретенного по топливным картам, не признаются для целей налогового учета:

• ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки топлива;

• ни в момент отгрузки топлива покупателю в топливный бак и списания с топливных карт его количества и стоимости продажи.

Заправка топлива в бак машины на основании чека терминала АЗС только подтверждает факт приобретения материальных ценностей, но не подтверждает факт использования топлива на конкретном автомобиле в служебных целях. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист.

Расходы на топливо, приобретенное по топливной карте, отражаются в налоговом учете при принятии к учету путевого листа. Их можно признать или в составе материальных расходов, или в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией как затраты на содержание служебного транспорта (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Читайте в бераторе:

• Списание расходов на ГСМ в налоговом учете

• Приобретение ГСМ

• Расходование ГСМ

• Форма путевого листа

• Обязательные сведения, которые нужно дополнительно отражать в путевом листе

• Порядок формирования путевого листа

• Нормирование расходов на ГСМ

Бератор