Длительный прогул работника без объяснения: нужно ли включать его в отчет ЕФС-1?

Что законодательство понимает под «невыясненными причинами»?

По общему правилу, увольнение за прогул возможно только после того, как работодатель достоверно установит, что у сотрудника не было уважительных причин для отсутствия (например, самовольный уход в отпуск без оформления). Если же причина отсутствия потенциально уважительная, спешить с расторжением трудового договора нельзя.

До тех пор, пока обстоятельства не прояснятся, в табеле учета рабочего времени делается отметка о неявке по невыясненным причинам (обычно код «НН»).

При этом работодатель обязан зафиксировать факт отсутствия. Для этого составляется акт в присутствии не менее двух свидетелей. В акте указываются:

• фамилия, имя, отчество отсутствующего сотрудника;
• точная дата и время его отсутствия на рабочем месте;
• дата и время составления самого акта;
• данные свидетелей, подписавших документ.

Впоследствии работник должен быть ознакомлен с актом под подпись.

Окончательный прогул (код «ПР») фиксируется в табеле только после того, как работодатель получил доказательства отсутствия уважительных причин и может документально подтвердить факт дисциплинарного проступка.

Нужно ли включать в подраздел 1.2 «невыясненных отсутствующих» работников?

Речь идет о подразделе 1.2 ЕФС-1.

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» формы ЕФС-1 — это, как правило, ежегодный отчет. Стандартный срок его сдачи — не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Однако есть два случая, когда этот отчет необходимо сдать досрочно (в течение года):

1. Сотрудник выходит на пенсию.
2. Организация (или ИП) ликвидируется и прекращает деятельность.

Главный вопрос: нужно ли включать в подраздел 1.2 «невыясненных отсутствующих»?

Ответ СФР – да, нужно (письмо от 26.06.2025 г. № 19-20/33470).

Если работник не появляется на рабочем месте более одного месяца, и его причины отсутствия остаются невыясненными, он подлежит включению в подраздел 1.2 формы ЕФС-1 за соответствующий отчетный период.

Как именно заполнить:

• Период отсутствия по невыясненным причинам выделяется отдельной строкой в отчете.
• В графе «Дополнительные сведения» проставляется специальный код «НЕОПЛ» (неоплачиваемый период).

Это требование распространяется на все случаи, когда у работодателя нет информации о характере отсутствия и, соответственно, нет оснований ни для обычной оплаты (если причина уважительная), ни для увольнения за прогул.

Бератор