Подписание электронного трудового договора в 2026 году: инструкция для бухгалтера и кадровика

Электронный трудовой договор имеет ту же силу, что и бумажный, но только при соблюдении трех блоков норм.

Статей 160 и 434 ГК РФ, которые приравнивают договор в письменной форме к электронному документу, при условии его подписания КЭП.

Статей 22.1, 22.2, 312.1 и 312.2 ТК РФ. Порядок перехода на КЭДО и виды подписей нужно установить ЛНА. Нельзя перевести «в цифру» акт о несчастном случае, приказ об увольнении, документы по охране труда — только бумага.

Статей 6 и 11 Закона № 63-ФЗ об электронной подписи. Простая ЭП или НЭП работает, только если это прямо разрешено законом или соглашением.

Какая подпись нужна для подписания электронного трудового договора в 2026 году

С 2026 года сотрудник подписывает документы от имени компании только личной КЭП физлица и должен иметь машиночитаемую доверенность (МЧД). Копировать КЭП директора запрещено.

Порядок подписания ЭТД: 5 шагов

1. Работодатель формирует проект договора в системе КЭДО.
2. Договор размещается в ЭДО компании или на платформе «Работа в России», которая позволяет вести кадровый документооборот бесплатно.
3. Система фиксирует, что сотрудник видел документ.
4. Сначала договор подписывает сотрудник (КЭП или НЭП), потом работодатель (только КЭП).
5. В системе сохраняются дата, время, тип подписи, логи действий.

Информационная система КЭДО: требования Минтруда

Кадровый электронный документооборот в 2026 году работает не «по желанию», а по правилам.

1. Перевести работника на КЭДО без его письменного согласия нельзя. Что должно быть в согласии (ст. 22.1 ТК РФ):
• персональные данные работника;
• название информационной системы;
• перечень документов в электронке;
• дата старта КЭДО;
• подпись работника.
  

  Исключение: сотрудники, впервые трудоустроившиеся после 31.12.2021 и не имевшие стажа на эту дату. С них согласие не требуется

2. Без утверждения локального документа компании (положение или приказ), КЭДО запустить нельзя.
3. Информационная система, используемая для КЭДО обязана: 
• позволять подписывать документы обеим сторонам;
• хранить электронные документы весь установленный срок;
• фиксировать статус («доставлено», «прочитано», «подписано»).
  
  Можно использовать собственную систему или платформу «Работа в России» (подсистема «Электронный кадровый документооборот»).
  Своя разработанная или купленная система должна соответствовать ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ и приказу № 578н.


• Простая электронная подпись (ПЭП) для подписания ЭТД не применяется, за исключением строго оговоренного случая через «Работу в России».
4. Электронные кадровые документы нужно хранить в течение сроков, установленных приказами Росархива № 236 от 20.12.2019 и № 77 от 31.07.2023 и приказом Минтруда № 578н. Срок хранения ЭТД — 50 лет для документов, созданных после 2003 года.
5. Форматы должны соответствовать приказу № 578н (основная часть PDF/A-1A, описание — XML).

Риски, связанные с применением КЭДО

Споры о подписи. Например, сотрудник заявляет в суде: «Это не я подписывал». Компания доказывает через логи, IP-адреса, журналы событий. Если их нет — проигрыш.

Технические сбои. Нет интернета — нет подписи. Работодатель обязан обеспечить резервный канал или альтернативный бумажный вариант.

Утечка персональных данных. Нарушение Закона №152-ФЗ влечет штраф до 100 тыс. руб. для должностных лиц, до 500 тыс. — для юрлиц. Плюс блокировка системы по решению РКН.

Бухгалтерия.ру