Документы при приеме на работу в 2026 году: перечень с пояснениями

Обязательным документом, который необходим при подписании с работником трудового или гражданского-правового договора является паспорт. Для несовершеннолетних это может быть свидетельство о рождении. Остальные документы можно разделить на две группы: обязательные и дополнительные.

Обязательные документы при приеме на работу

На момент подписания трудового договора работник должен предоставить будущему работодателю определенный пакет обязательных документов:

• Паспорт или иное удостоверение личности. Несовершеннолетний работник предоставляет свидетельство о рождении.
• Трудовую книжку либо в бумажном варианте либо в электронном в форме выписки из «Сведений о трудовой деятельности» (формы СТД-Р, СТД-СФР). Трудовая не нужна только тем, кто устраивается на работу впервые либо по совместительству.
• Свидетельство СНИЛС или форма АДИ-РЕГ. Если у работника еще нет СНИЛС, работодатель оформляет его в СФР.
• Военный билет или документ воинского учета. Принять на работу без него можно, но потребуется известить об этом военкомат.
• Документы об образовании при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. В ряде случаев отсутствие документов является причиной отказа в трудоустройстве.
• Справку о прохождении медосмотра для определенных категорий работников (водители, медики, работники на вредных или опасных производствах).
• Справку об отсутствии судимости на должности, где наличие судимости является препятствием для трудоустройства.

Перечень приведен в статье 65 ТК РФ «Документы, предъявляемые при заключении трудового договора».

Помимо этого, в зависимости от специфики работы, могут потребоваться дополнительные документы.

Трудовая книжка

Трудовую книжку ведут либо на бумаге, либо электронно -  Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, форма утверждена приказом Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н в Приложении № 1.

Для удаленных сотрудников бумажная трудовая книжка не является обязательной к предъявлению. Записи в ней делаются только по просьбе работника. В настоящее время новым сотрудникам оформляются исключительно электронные трудовые книжки.

Свидетельство СНИЛС или форма АДИ-РЕГ

СНИЛС  - это документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, он необходим бухгалтерии для подачи отчетности в Социальный фонд. На следующий день после приема или увольнения нового работника в Соцфонд нужно подать «Сведения о трудовой деятельности» — это подраздел 1.1. раздела 1 формы ЕФС-1. Такой отчет без СНИЛС фонд не примет.

Военный билет

Документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу, – это военный билет или приписное свидетельство.

Работодатель имеет право заключать трудовой договор с работником, у которого нет военного билета. Такой вывод содержится в письме Минтруда России от 19.03.2025 № 14-6/ООГ-1422.

Если на работу принят мужчина от 18 до 30 лет, необходимо в течение 5 рабочих дней уведомить военкомат о приеме на работу военнообязанного.

Документы об образовании

Диплом об образовании предоставляется при трудоустройстве в соответствии, если работа требует специальных знаний или квалификации (ст. 65 ТК РФ). То есть, диплом обязателен только для определенных профессий и должностей.

Требования к профессиям и должностям устанавливаются законодательством, например: Педагогические и научные работники – ст. 331 ТК, закон № 273-ФЗ от 29.12.12, Медработники – закон № 323-ФЗ от 21.11.11, Госслужащие – закон № 79-ФЗ от 27.07.04.

Кроме того, компания вправе установить свои требования о наличии определенного образования и закрепить это локальным актом.

Обязательные справки

Требовать от работника медицинские справки и справки от правоохранительных органов можно только в определенных случаях.

Для ряда профессий в сфере образование, воспитания детей, медицины, транспорта, правоохранительных структур, ТК РФ устанавливает ограничения при трудоустройстве без справки об отсутствии или справки об отсутствии наркозависимости (ч. 1 ст. 65 ТК).

От несовершеннолетних, работников «вредных» производств, водителей, медиков, педагогов и сотрудников пищевой сферы работодатель вправе требовать Справки (медицинское заключение), подтверждающие профпригодность и отсутствие противопоказаний.

С 1 марта 2026 года работодателей есть право направлять работников на полное обследование к врачам-психиатрам. Это касается работников, кто по роду деятельности обязан время от времени проходит проверки в психдиспансере. Одна из самых многочисленных категорий таких работников – водители.

Справка о доходах

По своей инициативе утраивающий на работу вправе предоставить справку о доходах, полученных с начала года. Такая справка позволит новому работодателю предоставлять стандартные вычеты по НДФЛ. Если у сотрудника есть ребенок с инвалидностью, то потребуются дополнительные справки.

До 2023 года такие справки о заработной плате за 2 предыдущих года запрашивали все работодатели у новых сотрудников. Они были нужны для начисления больничного за первые 3 дня. Теперь сведения о доходах предоставляет СФР, поэтому такие справки не нужны.

Документы при приеме на работу в особых случаях

Водитель

Помимо типового пакета документов, работник, трудоустраивающийся водителем обязан предоставить водительское удостоверение, действующий медицинский осмотр (справка) и прохождение психиатрического освидетельствования.

Иностранцы могут работать водителями только с российским водительским удостоверением, за исключением граждан государств (напр., Беларусь, Киргизия, Казахстан), где русский язык является официальным.

Для водителей такси, автобусов необходима Справка об отсутствии судимости.

Инвалид

Работник с инвалидность приносит «свои медицинские документы» только по своему желанию и в том случае, если хочет воспользоваться дополнительными льготами.

Иностранец

Помимо общего пакета документов, иностранец должен предъявить работодателю:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
2. Документ, подтверждающий его статус в РФ: миграционную карту с отметкой о въезде, разрешение на временное или постоянное проживание или патент (для визовых и безвизовых временно пребывающих), с указанием региона действия. Граждане ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Киргизия, Армения) могут работать без патента.
3. Вид на жительство (ВНЖ) или Разрешение на временное проживание (РВП), если относится к категории постоянно/временно проживающих.
4. СНИЛС, если есть.
5. ИНН, если есть.
6. Трудовую книжку российского образца, если есть.
7. Документ об образовании, если должность требует специальных знаний.

Несовершеннолетний

Подростки при трудоустройстве помимо обычных должны принести такие документы: В возрасте до 14 лет включительно – разрешение на работу от родителя, В возрасте до 18 лет – справку по форме 086/у о пройденном медосмотре.

Подросткам для трудоустройства несовершеннолетних потребуется:

• паспорт,
• СНИЛС,
• медицинская справка (086/у),
• трудовая книжка, если есть,
• согласие одного из родителей (до 15 лет),
• справка из школы.

Совместитель

Для оформления внешнего совместителя нужно запросить у него:

• паспорт,
• документ об образовании, если должность требует специальных знаний и навыков,
• справку об условиях труда на основной работе, если совместитель принимается на работу с вредными или опасными условиями труда.

Трудовую книжку запрашивать не нужно, ее ведет основной работодатель.

Бухгалтерия.ру