Как заполнять УПД, чтобы он имел статус первичного документа

В информационной рассылке для своих подписчиков эксперты бератора Практическая энциклопедия бухгалтера рассмотрели тему: как работать с УПД, чтобы он не утратил своих полезных свойств.

Скачать счет на доступ к бератору Практическая энциклопедия бухгалтера

Когда применяют УПД

Все плательщики НДС могут оформлять УПД при отгрузке товаров, приеме-передаче оказанных услуг и результатов выполненных работ, передаче имущественных прав.

УПД регистрируется в книге покупок и книге продаж по тем же правилам, что и счет-фактура (письмо ФНС России от 21 апреля 2014 года № ГД-4-3/7593).

Переходить на применение УПД не обязательно. Вы вправе оформлять привычный пакет документов. Даже если вы будете использовать УПД, авансовые счета-фактуры все равно выставлять придется.

Единый отгрузочный документ

Приказ ФНС от 20 января 2025 г. № ЕД-7-26/28@ с 1 января 2026 года отменяет действие электронных форматов товарной накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ.

Вместо них  в электронном документообороте при создании электронных накладных и актов нужно применять единый отгрузочный документ - только УПД в формате версии 5.03, установленный приказом ФНС от 19 декабря 2023 г. № ЕД-7-26/970@.

Ограничения затрагивают исключительно тех, кто использует ЭДО. Те, кто работает с бумажными документами, могут продолжать это делать по-старому.

Статус УПД

Форму и рекомендации по заполнению универсального передаточного документа можно взять из письма ФНС России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@.

Поле УПД «Статус» предназначено для того, чтобы обозначить цель использования УПД (письмо Минфина от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664).

• УПД со статусом 1 используется и как акт, и как счет-фактура. Он подтверждает отгрузку товара или оказание услуги и одновременно выполняет налоговую функцию.
• УПД со статусом 2 – это только первичный учетный документ, накладная или акт приема-передачи.

Если продавец выставил покупателю УПД со статусом «2» (первичный учетный документ), даже заполнив при этом все реквизиты счета-фактуры, то суммы НДС, указанные продавцом в таком документе, к вычету покупателем не принимаются (сообщение в чате ФНС от 25 сентября 2025 г.).

Без чего УПД не работает как счет-фактура

 Несмотря на то, что УПД может применяться и как счет-фактура, и как первичный документ, его нельзя использовать исключительно как счет-фактуру (письмо ФНС России от 22 августа 2018 г. № АС-4-15/16298@).

Связано это с тем, что этот документ не работает без указания признаков «первички».

Количество грузополучателей в УПД

В одном УПД не следует указывать нескольких грузополучателей (письмо ФНС от 23 декабря 2019 г. № ЕД-4-15/26494).

Указывать нескольких грузополучателей в одном документе можно только в случае, когда комитент (принципал) выставляет комиссионеру (агенту), реализующему двум и более покупателям товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени. Их указывают в счете-фактуре через запятую.

Право указывать нескольких грузополучателей предусмотрено исключительно в целях оформления счета-фактуры.

В какой срок выставлять УПД

УПД выставляют и регистрируют в книге покупок и книге продаж по тем же правилам, что и счет-фактуру. Но составлять УПД в те же сроки, что и счет-фактуру, нельзя.

Счет-фактура составляется в течение 5 дней после отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Оформлять УПД нужно именно тем днем, в котором была поставка (см. Постановление АС Дальневосточного округа от 17 июня 2025 г. № Ф03-1350/2025 по делу № А73-15701/2023).

Больше читайте в бераторе:

• Основные реквизиты УПД

• Реквизиты УПД по прослеживаемости

• Дополнительные реквизиты УПД

• Исправление ошибок в УПД

• Исправление УПД со статусом «1»

Подпишись на рассылку