Каким работникам нужно оплатить проезд в отпуск и обратно?

Все работники организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно.

Такая компенсация установлена статьей 325 Трудового кодекса.

Когда можно получить компенсацию

Право на компенсацию расходов на проезд в отпуск возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации (ч. 1 ст. 325 ТК РФ).

Обратите внимание, что для получения права оплаты проезда в отпуск нужно фактически работать на севере.

Порядок компенсации (размер, условия и т.д.) расходов на проезд к месту отдыха и обратно должен быть отражен в локальном нормативном акте, в коллективном или трудовом договоре с учетом мнения профсоюза.

Если у работника отпуск запланирован за рубежом, то оплачивают только стоимость его проезда или перелета, рассчитанную от места отправления до пункта пропуска через границу РФ, в том числе до международного аэропорта, в котором работник проходит пограничный контроль.

Оплата проезда членам семьи

Оплатить проезд к месту отдыха во время ежегодного отпуска работодатель вправе также другим неработающим членам его семьи (супруге, несовершеннолетним детям). Но только если это закреплено в локальном документе. То есть прямой обязанности нет.

Данная обязанность установлена госучреждениям.

Периодичность компенсации

Компенсация за проезд в отпуск «северянам» положена 1 раз в 2 года. Если не использовать в течение 2 лет данную компенсацию, то она «сгорает».

Компании вправе выплачивать компенсацию чаще. Для этого им нужно внести соответствующее положение в трудовой (коллективный) договор или локальный нормативный акт. Отразить необходимо:

• виды отпусков (кроме ежегодного), когда работник вправе попросить компенсацию проезда (например, отпуск за свой счет, детские отпуска);

• документы, подтверждающие, что родственник не работает (трудовая книжка, справка из центра занятости);

• 30 кг – вес багажа, который работник может провести за счет работодателя;

• количество поездок за счет работодателя (можно предусмотреть ежегодную компенсацию);

• вид транспорта, проезд на котором работодатель не компенсирует (например, такси);

• форму заявления о возмещении расходов;

• документы, необходимые для получения компенсации (списки для личного автомобиля, ж/д и авиатранспорта).

НДФЛ и страховые взносы с компенсации «северянину» проезда к месту отпуска и обратно

Для «северян» оплата проезда к месту проведения отпуска и обратно является компенсацией, предусмотренной законодательно. Поэтому со всей суммы компенсации расходов на проезд не нужно удерживать НДФЛ и страховые взносы.

Вот где это предусмотрено:

• согласно пункту 1 статьи 217 Налогового кодекса, не облагается НДФЛ оплата стоимости проезда работников-«северян» в отпуск и обратно, которая производится в соответствии с законодательством РФ, законодательными актами регионов.

• согласно подпункту 7 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса, не облагается страховыми взносами данная компенсация, если она произведена в соответствии с законодательством. 

Условия для освобождения от НДФЛ сумм компенсации расходов на проезд к месту отпуска работникам – «северянам» перечислены в абзаце 10 пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса.

Так, не удерживают НДФЛ при оплате работодателем, расположенным в районах Крайнего Севера, проезда к месту отпуска и обратно: 

• стоимости проезда работника в пределах РФ к месту проведения отпуска и обратно;
• стоимости провоза багажа работником весом до 30 кг; 
• стоимости проезда неработающих членов семьи работника – мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником; 
• стоимости провоза багажа весом до 30 кг неработающих членов семьи работника.

Источник материала

Tweet

Подпишись на рассылку