Что поможет при утрате первичных документов? Алгоритм от бератора

Что делать при утрате первичных документов

Если первичка уничтожена, вам нечем будет подтвердить свои налоговые обязательства. 

В этой ситуации нельзя бездействовать, нельзя давать право ИФНС посчитает ваши налоги расчетным путем. Можете не сомневаться, что подсчеты налоговиков будут выше реальных налоговых обязательства вашей компании. 

А, форс-мажор, из-за которого пропали бумаги, не убережет от вас ответственности. 

Чтобы утрата документов не стала для вас серьезной проблемой, нужно правильно зафиксировать этот факт и принять все меры для восстановления первичных документов учета. 

Пошаговое восстановление утраченных документов по советам экспертов бератора  выглядит несложно. Вот, что нужно сделать:

Шаг 1. Сообщить директору

Это нужно сделать обязательно, причем в письменном виде.

Шаг 2. Организовать расследование пропажи (утраты) документов

На основании приказа директора создайте комиссию, которая будет расследовать причины утраты документы. Решите, в какие компетентные органы вам, возможно, придется обратиться, чтобы установить причины происшествия и зафиксировать факт утраты документов. По окончании расследования составьте акт.

Шаг 3. Сообщить в налоговую инспекцию

Направить уведомление об утрате документов в инспекцию нужно максимум в течение недели после происшествия. В дальнейшем ИФНС нужно будет сообщить о завершении процесса восстановления документов и его результатах.

Шаг 4. Восстановить документы

Восстановить документы своими силами бывает непросто. Поэтому можно обратиться за помощью. 

На основе восстановленной документации вам придется восстановить учет.

Что писать в акте расследования комиссии

По итогам расследования причин утраты документов комиссия составляет акт. В нем нужно отразить:

• в каких условиях работала комиссия;
• по какому адресу комиссия проводила осмотр и почему именно здесь (указать документы: приказ, в котором прописан адрес архива фирмы, регламент передачи документов и т.п.);
• порядок определения перечня утраченных документов (к примеру, сопоставление со списком переданных в архив документов, со сведениями на электронных носителях, выписками банка и др.);
• причины, по которым документы невозможно восстановить.

Восстанавливаем утерянную документацию

Восстанавливаем те документы, которые несут актуальную для организации информацию. В их числе документы, срок хранения которых еще не истек, и документы, которые может затребовать налоговая инспекция или другая проверяющая организация.

Если кто-то из контрагентов ликвидирован, возьмите выписку из ЕГРЮЛ. Если связи утрачены или нужные документы отсутствуют, задокументируйте и это – составьте акт.

Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы организаций, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии первички и др.).