Что поможет при утрате первичных документов? Алгоритм от бератора

30.06.2021 распечатать

Для многих утрата бухгалтерской первички кажется катастрофой. В бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера» появился очень полезный для каждого бухгалтера  алгоритм, при следовании  которому вам будет легко выйти из такой ситуации.

Что делать при утрате первичных документов

Если первичка уничтожена, вам нечем будет подтвердить свои налоговые обязательства. 

В этой ситуации нельзя бездействовать, нельзя давать право ИФНС посчитает ваши налоги расчетным путем. Можете не сомневаться, что подсчеты налоговиков будут выше реальных налоговых обязательства вашей компании. 

А, форс-мажор, из-за которого пропали бумаги, не убережет от вас ответственности. 

Чтобы утрата документов не стала для вас серьезной проблемой, нужно правильно зафиксировать этот факт и принять все меры для восстановления первичных документов учета. 

Пошаговое восстановление утраченных документов по советам экспертов бератора  выглядит несложно. Вот, что нужно сделать:

Шаг 1. Сообщить директору

Это нужно сделать обязательно, причем в письменном виде.

Шаг 2. Организовать расследование пропажи (утраты) документов

На основании приказа директора создайте комиссию, которая будет расследовать причины утраты документы. Решите, в какие компетентные органы вам, возможно, придется обратиться, чтобы установить причины происшествия и зафиксировать факт утраты документов. По окончании расследования составьте акт.

Шаг 3. Сообщить в налоговую инспекцию

Направить уведомление об утрате документов в инспекцию нужно максимум в течение недели после происшествия. В дальнейшем ИФНС нужно будет сообщить о завершении процесса восстановления документов и его результатах.

Шаг 4. Восстановить документы

Восстановить документы своими силами бывает непросто. Поэтому можно обратиться за помощью. 

На основе восстановленной документации вам придется восстановить учет.

Что писать в акте расследования комиссии

По итогам расследования причин утраты документов комиссия составляет акт. В нем нужно отразить:

  • в каких условиях работала комиссия;
  • по какому адресу комиссия проводила осмотр и почему именно здесь (указать документы: приказ, в котором прописан адрес архива фирмы, регламент передачи документов и т.п.);
  • порядок определения перечня утраченных документов (к примеру, сопоставление со списком переданных в архив документов, со сведениями на электронных носителях, выписками банка и др.);
  • причины, по которым документы невозможно восстановить.

Восстанавливаем утерянную документацию

Восстанавливаем те документы, которые несут актуальную для организации информацию. В их числе документы, срок хранения которых еще не истек, и документы, которые может затребовать налоговая инспекция или другая проверяющая организация.

Если кто-то из контрагентов ликвидирован, возьмите выписку из ЕГРЮЛ. Если связи утрачены или нужные документы отсутствуют, задокументируйте и это – составьте акт.

Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы организаций, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии первички и др.).

Сохраните в свой личный рабочий архив.

 Алгоритм: Что делать при утрате первичных документов

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Яндекс Дзен!

Подписаться

Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Loading...