Чем подтверждать расходы на грузоперевозки

Расходы на оплату услуг сторонних перевозчиков должны подтверждаться документально, напомнили судьи в постановлении АС Северо-Западного округа от 7 октября 2025 г. № Ф07-8010/2025 по делу № А56-110556/2024.

Документальное подтверждение расходов на оплату услуг сторонних перевозчиков – одно из требований статьи 252 НК РФ об условиях признания расходов в базе по налогу на прибыль. В частности, такими документами могут быть договоры, счета-фактуры, УПД, акты и другие первичные документы.

Они должны содержать информацию не только о грузе, но и об условиях, сроках, маршруте перевозки (в т. ч. пункты отправки и прибытия), а также сведения о транспортном средстве (марка, государственный номер автомобиля) и информацию о водителе.

В постановлении АС Дальневосточного округа от 27 июня 2025 г. № Ф03-1297/2025 по делу № А59-8157/2023 также перечислены документы, которыми можно подтвердить факт осуществления затрат на перевозку грузов.

При заключении договора перевозки груза, в первую очередь, оформляют транспортную накладную. Она подтверждает заключение этого договора и является обязательным документом, независимо от факта оформления каких-либо других документов.

В соответствии с Уставом автомобильного транспорта (Федеральный закон от 8 ноября 2007 г. № 259) форма транспортной накладной и порядок ее оформления и формирования устанавливаются правилами перевозок грузов.

Правила перевозок грузов автомобильным транспортом утверждены постановлением Правительства от 21 декабря 2020 № 2200, согласно пункту 10 которых, транспортная накладная:

• составляется на бумажном носителе в 3 или 4 экземплярах (для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика)
• либо формируется в виде электронной транспортной накладной по договоренности всех участников грузоперевозки (грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя).

Электронную транспортную накладную, можно оформить через ГИС ЭПД (Государственную информационную систему электронных перевозочных документов), заключив договор с оператором.

Минтранс разъяснил, что оформление электронной транспортной накладной в ЭДО между контрагентами в обязательном порядке не предусмотрено.

Однако ФНС утверждены электронные форматы первичных документов, которые используются в обязательном порядке между фирмой и налоговой инспекцией. Среди них – транспортная накладная.

Итак, наряду с транспортной накладной для подтверждения факта грузоперевозок и их количества (в том числе в спорах между перевозчиком и заказчиком об оплате услуг грузоперевозки) нужны следующие документы, подтверждающие факт осуществления затрат на перевозку грузов:

• коносаменты;
• путевые листы;
• справки по форме № ЭСМ-7;
• заявки на оказание транспортной услуги с указанием места, даты, времени подачи транспорта, наименования перевозимого груза и маршрута движения.

Подключите бератор - работать будет проще! А еще у нас действуют большие скидки. Переходите и узнавайте подробности.

Подписаться на бератор