Чем подтвердить покупку электронных авиабилетов сотруднику?

Что нужно при покупке электронного авиабилета

При регистрации пассажира в аэропорту или в пункте регистрации за пределами аэропорта, пассажиру выдается посадочный талон. При электронной регистрации пассажира ему предоставляют право:

• распечатать посадочный талон самостоятельно;
• получить посадочный талон, оформленный на бумажном носителе, в аэропорту или в пунктах регистрации, расположенных за пределами аэропорта;
• использовать посадочный талон, оформленный в электронном виде.

Электронный посадочный талон можно использовать, только если в аэропорту есть информационная система, в которую входит электронная база данных досмотра, а также устройства для сканирования штрихового кода, содержащегося в этом посадочном талоне.

Если организация приобрела для сотрудника электронный авиабилет, то подтвердить расходы на его приобретение можно с помощью:

• маршрута/квитанции электронного авиабилета, распечатанного на бумаге, где указана стоимость перелета;
• посадочного талона, который подтверждает перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Посадочный талон содержит инициалы и фамилию пассажира, номер рейса, дату отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

Нужно ли распечатывать электронный посадочный талон

Электронный посадочный талон можно не распечатывать. Ведь пассажир может заблаговременно зарегистрироваться на полет на сайте авиакомпании.

Тем не менее, чиновники настаивают, что его лучше распечатать. Поскольку посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен подтверждать, что сотрудник действительно совершил перелет по указанному маршруту. Таким подтверждением может являться штамп о досмотре (письмо Минфина от 27.09.2021 г. № 03-03-06/1/78068).

Однако, если такого штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне нет, то доказать факт перелета можно иным способом. Например, организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку со всей необходимой информацией, подтверждающей полет (письмо ФНС от 11.04.2019 № СД-3-3/3409@).