«Взлетно-посадочные» расходы при командировках

31.01.2020 распечатать

Фактически понесенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно свободны от НДФЛ и взносов , а также уменьшают облагаемую прибыль компании. Отражение расходов на перелет в налоговом учете позволяет принять к вычету НДС. Но и с первым, и со вторым, и с третьим могут случиться непредвиденные сложности.

Фактически понесенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно свободны от НДФЛ и взносов (ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ), а также уменьшают облагаемую прибыль компании (подп. 12 п. 1 ст. 264, ст. 252 Кодекса).

Подтверждаем всем подряд

Пусть специалист приложит к авансовому отчету авиабилет – и нет проблем. Если же приобретен весьма популярный нынче электронный билет, все чуть сложнее. Тогда понадобится распечатка маршрут/квитанции, где указана стоимость перелета, и подтверждающий его посадочный талон со штампом о досмотре. Но иногда подобного штампа может не быть. В таком случае получите от авиаперевозчика или его представителя справку с информацией о полете. Она сослужит добрую службу и при утере посадочного талона. Однако случается, что нет ни талона, ни справки. Тогда минфиновцы не против иных бумаг, напрямую или косвенно подтверждающих факт использования авиабилетов (письма от 24.09.2019 № 03-03-07/73187, от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72906, от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32040). Предположим, приказа о командировке, отчета о выполненной работе и др. Правда, раньше финансисты были настроены жестче, считая, что, если нет посадочного талона или справки, расходы на перелет не учтешь (письмо от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296). Так что небольшие риски есть.

Если все эти бумаги в порядке, никаких дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, не требуется (письмо ФНС России от 05.02.2014 № ГД-4-3/1897).

Отражение расходов на перелет в налоговом учете позволяет принять к вычету НДС (п. 7 ст. 171 НК РФ). Для этого понадобится авиабилет, где налог значится отдельной строкой, либо распечатка маршрут/квитанции электронного билета с выделенной суммой НДС (письма ФНС от 21.05.2015 № ГД-4-3/8565 и Минфина России от 11.09.2018 № 03-07-09/64798, от 11.09.2018 № 03-07-07/64805, от 07.09.2018 № 03-07-11/63996).

Если авиабилеты оформлены на иностранном языке, их лучше перевести на русский. Тогда с учетом затрат и НДС-вычетом проблем точно не будет. Перевод может сделать профессионал или свой работник, на которого возложена эта миссия (письма Минфина от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506, от 09.12.2015 № 03-07-14/71801 и от 24.03.2010 № 03-03-07/6, Постановление АС Дальневосточного округа от 20.10.2014 № Ф03-4540/2014).

Обратите внимание

Некоторые авиакомпании берут дополнительную плату за выбор места на борту самолета. Возмещение таких трат командированному работнику свободно от НДФЛ и страховых взносов. Но только если эти расходы документально подтверждены и значатся в ЛНА компании как затраты, связанные со служебными поездками. Именно так считают специалисты финансового ведомства. Они кивают на статью 168 Трудового кодекса, пункт 3 статьи 217 и пункт 2 статьи 422 главного налогового документа (письмо Минфина России от 27.12.2019 № 03-04-00/102629).

Кто не успел, тот...

Теперь предположим, что работник опоздал на самолет. Если он в этом не виноват (а причина, например, в траффике), эксперты рекомендуют возместить «физику» стоимость и старого (пропавшего), и нового билета. В случае же вины сотрудника с него можно взыскать деньги за билет на пропущенный рейс. Правда, удержать их из зарплаты не получится (ст. 137 ТК РФ). Если работник не отдаст деньги добровольно, идите в суд. Кроме того, нерадивому специалисту грозит дисциплинарная ответственность. И еще: стоимость неиспользованного авиабилета не облагается НДФЛ, страховыми взносами и включается в «прибыльные» расходы (ст. 41 НК РФ, постановления АС Поволжского округа от 30.01.2017 № Ф06-17074/2016 и АС Северо-Кавказского округа от 22.11.2016 № Ф08-8691/2016, письмо Минфина России от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338). Правда, не исключено, что контролеров подобная точка зрения не устроит.

Сбережем и багаж и налоги

Обернуть багаж стретч-пленкой совсем не дешево. Для работодателя главное, чтобы багаж упаковывался с целью сохранности именно его имущества, возмещение сотруднику данных расходов было закреплено в ЛНА и имелась необходимая «первичка». Тогда НДФЛ и страховых взносов удастся избежать (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 29.07.2013 № А27-19460/2012 и ФАС Дальневосточного округа от 16.06.2014 № Ф03-1879/2014, Решение АС Кемеровской области от 12.02.2013 № А27-19460/2012).

При выполнении данных условий такие издержки можно принять и в «прибыльных» целях (оправданность затрат налицо – обеспечение должной сохранности имущества фирмы). Если, конечно, руководитель утвердит авансовый отчет специалиста (письмо Минфина России от 10.09.2015 № 03-03-06/2/52238).

ПРАКТИЧЕСКАЯ БУХГАЛТЕРИЯ
Понятный журнал для практиков

О том, как именно последние изменения в законодательстве повлияли на работу бухгалтерии.

Подписаться

Лояльная цена, гибкие варианты подписки.

Практическая бухгалтерия
Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.