Бухгалтерский и налоговый учет расходов на подготовку кадров

Затраты, связанные с подготовкой и переподготовкой кадров, включаются в себестоимость продукции и отражаются по дебету счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу» в их фактическом размере.

Для целей бухгалтерского учета оплата организацией обучения сотрудника в интересах этого работника согласно Приказу Минфина от 6 мая 1999 года №33н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 относится к внереализационным расходам, отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы» и в дальнейшем списываются на финансовые результаты. Такие расходы не признаются расходами, уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль.

Организация в рамках программы переподготовки кадров может заключить договор с высшим учебным заведением на обучение своих сотрудников на курсах, организованных этим учебным заведением (например, курсы пользователей персональных компьютеров). Такие расходы могут быть учтены при налогообложении.

В соответствии с подпунктом 23 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ расходы налогоплательщика на подготовку и переподготовку кадров относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Правомерность включения оплаты обучения в состав расходов связана с выполнением следующих условий (пункт 3 статьи 264 НК РФ):

• организация заключила договор с образовательным учреждением на подготовку или повышение квалификации кадров;
• услуги оказывают российские образовательные учреждения, имеющие государственную аккредитацию (имеющие соответствующую лицензию), либо иностранные образовательные учреждения, имеющие соответствующий статус;
• работники, проходящие подготовку или переподготовку, состоят в штате организации;
• программа подготовки или переподготовки кадров способствует повышению квалификации и более эффективному использованию работника, прошедшего подготовку или переподготовку, в деятельности организации.

Таким образом, чтобы оплата обучения работником могла быть учтена в составе расходов, нужно утвердить программу подготовки и переподготовки кадров и заключить договор с образовательным учреждением, согласно которому работники будут обучаться.

Следует отметить, что согласно пункту 16 Правил оказания платных образовательных услуг, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.07.2001 года №505, примерные формы договоров утверждаются федеральным органом управления образованием. Во исполнение указанного пункта Приказом Минобразования РФ от 28.07.2003 года №3177 утверждена примерная форма договора на оказание платных образовательных услуг в сфере профессионального образования. В роли заказчика по данному договору может выступать:

• организация, оплачивающая обучение своего работника;
• физическое лицо – совершеннолетний студент;
• один из родителей (законный представитель) несовершеннолетнего.

Организации такой договор нужен для уменьшения налога на прибыль, а студенту или родителям — для получения социального вычета по налогу на доходы физических лиц.

В договоре указываются сведения о лицензии на образовательную деятельность (номер, кем выдана, на какой срок и другие), сведения о государственной аккредитации (номер, кем выдана, на какой срок). Эти данные являются необходимыми, но не достаточными – лучше иметь копии этих документов. Кроме этого образовательное учреждение должно выдать фирме акт об оказании услуг и счет-фактуру.

Следует отметить что, прежде всего образовательное учреждение должно иметь лицензию, а вот наличие государственной аккредитации не является обязательным. Такая позиция изложена в Письме Минфина России от 12 марта 2003 года №04-02-03/29.

Кроме того, необходимо иметь копии документов, подтверждающих окончание обучения (свидетельства, сертификата или других документов, выдаваемых по окончании обучения), акт об оказании услуг образовательным учреждением.

Если обучение сотрудника организации проводилось в зарубежных образовательных учреждениях, то расходы по обучению в соответствии с пунктом 3 статьи 57 Закона РФ «Об образовании» будут относиться на затраты организации только в том случае, если налогоплательщик заключит прямой договор с иностранным учебным заведением.

Если организация оплачивает переподготовку или повышение квалификации работника в образовательном учреждении, с которым не заключен договор, то организация может оплатить его обучение за счет собственных средств, и не имеет права учитывать эти расходы при налогообложении прибыли.

Следует учесть и то, что согласно Налоговому кодексу РФ не признаются расходами на подготовку кадров:

расходы, связанные с организацией развлечений, отдыха или лечения;

расходы, связанные с содержанием образовательных учреждений или оказанием им бесплатных услуг;

оплата обучения работников в высших и средних специальных учебных заведениях при получении ими высшего или среднего специального образования.

Более подробно с вопросами учета и налогообложения расходов по подготовке кадров Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Подготовка кадров».

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «Интерком-Аудит»