Бухгалтерам добавили отчетности по трудовым книжкам

Пакет по «электронизации» трудовых книжек» включает в себя следующие законопроекты:

• № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)»;

• № 748744-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;

• № 748758-7 «О внесении изменений в КоАП в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений.

Поправки в ТК РФ с 2020 года

Каждый работник должен будет до конца 2020 года подать заявление – либо о том, что он хочет сохранить трудовую книжку в традиционной версии, либо о согласии с ведением информации только в электронном формате (в этом случае работодатель выдает работнику «бумажную» трудовую и больше ее не ведет ни он, ни следующие наниматели).

Компания должна получить заявление от каждого работника

Каждый работодатель обязан уже до 1 июля 2020 года официально уведомить всех сотрудников о необходимости сделать выбор. Первоначальная версия законопроекта предполагала подачу заявления только ради дальнейшего ведения «бумажной» трудовой книжки. По умолчанию же работодатели должны были перейти на электронный формат. От этого власти, как видим, отказались.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку работник подает один раз

Желание работника продолжить ведение книжки или отказаться от нее попадет в базу ПФР, и каждый новый работодатель будет учитывать единожды поданное заявление. Те, кто не работал, но имел сохраненное рабочее место, а также безработные, смогут выразить свою волю при возвращении (найме) на работу в любой момент, в том числе, по окончании 2020 года.

Новые работники с 2021 получают только электронные трудовые книжки

После 2020 года можно будет в любой момент перейти на электронный формат (отказаться от «бумаги»). Те, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, «бумажных» трудовых будут лишены.

Правда, все равно остается вопрос, как поступить работодателю, если работник не желает писать никаких заявлений просто из вредности.

Если работник выявил неверную или неполную информацию в электронных сведениях о своей трудовой деятельности, поданных в ПФР, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить их или дополнить. При этом не уточняется, что работодатель должен сначала проверить информацию.

Выдача трудовой книжки с 2020 года

Интересной правке также подверглась норма о выдаче трудовой книжки при увольнении. Теперь можно будет выдать или «бумажную» трудовую, или «сведения». Если нет возможности сделать это лично, работодатель должен будет направить работнику или уведомления, полагающиеся в отношении бумажной трудовой, или – письмом отправить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

С момента отправки того или другого (условия для выбора не уточняются) работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений.

Таким образом, исходя из имеющихся формулировок, получается, что если работник думал, что «бумажная» трудовая ведется, но кадровик ее где-то потерял, то при увольнении фирма сможет отделаться отправкой распечатанных сведений из «электронной трудовой».

Новая отчетность в ПФР с 2020 года 

Состав сведений о трудовой деятельности, которые придется сдавать в ПФР, ко второму чтению законопроекта подкорректирован и местами расширен. Как изначально и предполагалось, укрупненно это будут данные о наименовании работодателя и о его переименованиях, а также о работе застрахованного. Второе будет включать:

• сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя;

• трудовую функцию (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работы) – так этот пункт сформулирован ко второму чтению. По начальной версии законопроекта этот пункт включал лишь должность, специальность, профессию, квалификацию;

• сведения о переводах на другую работу. Ко второму чтению уточнено, что речь идет о другой постоянной работе;

• сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора. Думские работники решили, что этого не достаточно, поэтому ко второму чтению добавлено, что здесь надо будет указывать еще и причины увольнения;

• реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, по которым оформлялись трудовые отношения.

Кроме того, сведения о трудовой деятельности будут включать информацию о том, какой вариант «трудовой книжки» выбран работником – бумажный или электронный.

Все перечисленные данные (включая – о выборе варианта) вместе с ФИО работника и СНИЛС надо будет подавать в случаях:

• приема на работу,

• переводов на другую постоянную работу и увольнения,

• подачи зарегистрированными лицами заявлений о выборе бумажной или электронной «трудовой».

В следующем году это надо будет делать до 15 числа месяца, перед которым имели место такие случаи. Таким образом, отчет не будет ежемесячным, как это планировалось первоначально, и сдавать его надо будет не по всем работникам каждый раз (как это тоже ранее предусматривалось), а только по тем, с кем происходили перечисленные события.

При первой подаче такого отчета по какому-то конкретному работнику надо будет также указать сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. Если ничего перечисленного с начала 2020 года с работником не происходило (ни найма, ни увольнения, ни переводов, ни выбора «книжки»), то тогда надо будет сведения по состоянию на 1 января 2020 года подать до 15 февраля 2021 года.

С 2021 года до 15 числа надо будет отчитываться лишь в двух случаях: после перевода на другую работу или подачи заявления о выборе. Если же работника наняли или уволили, то отчитаться об этом (присовокупив все сведения о его трудовой деятельности) надо будет на следующий же день после издания приказа (другого соответствующего документа).

Если работников менее 25, то сдавать сведения из «электронной трудовой» можно будет на бумаге.

Ответственность бухгалтеров и директоров после перехода на электронные трудовые книжки

При выявлении нарушений в сфере представления упомянутых сведений ПФР будет сообщать об этом в трудовую инспекцию. При этом поправками в закон о персучете предусмотрена отсылка на административную ответственность как страхователей, так и их должностных лиц.

В этом свете настораживает, что законопроект № 748758-7 с поправками в КоАП, входящий в тот же пакет, отстал от своих «соратников» и где-то «завис», не пройдя даже первого чтения. А ведь планировалось дополнить статью 5.27 КоАП, посвященную нарушениям трудового законодательства, новой нормой. Согласно ей неоднократное нарушение сроков сдачи новых сведений в ПФР или представление недостоверных могло бы грозить должностным лицам всего лишь предупреждением.

Если этот проект так и не примут, то будет действовать «общий» пункт 1 статьи 5.27 КоАП, наказание по которому такое: предупреждение или штраф для должностных лиц и ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей; для юрлиц – штраф в 30 000-50 т 000 рублей.