Акт выполненных работ при сотрудничестве с самозанятым: нужен ли?

Оказание услуг или выполнение работ самозанятым согласно закону от 27.11.2018 №422-ФЗ подтверждается чеком. Наличие чека является обязательным условием для учета расходов при определении налоговой базы. Если чека нет, при определении налоговой базы у налогоплательщиков налога на прибыль нет права учесть расходы, которые связаны с приобретением услуг/работ у самозанятого.

Однако, при сотрудничестве с самозанятым не всегда бывает достаточно только чека. Можно также оформить и подписать акт выполненных работ. Помимо того, что такой акт подтверждает факт оказания услуг/исполнения работ и отражает информацию о том, что они выполнены (оказаны) качественно и в установленные актом сроки, он также необходим для налогового учета расходов заказчика (покупателя). Например, если самозанятому был выплачен аванс. Тогда по дате акта бухгалтерия будет определять дату расходов, то есть не по чеку.

Важно отметить, что подтвердить выполнение работ/оказание услуг только актом нельзя, чек нужен обязательно. Акт все же является дополнительным документом.

Зачем еще может понадобиться акт?

Если выполнение работ или оказание услуг происходило в несколько этапов, акт будет фиксировать количество сделанных задачи и временной период, в который они должны быть завершены.

Если вдруг произошла аннуляция чека (допустим, из-за допущенных в нем ошибок), подписанный акт о выполненных работах поможет заказчику подтвердить в ФНС факт сотрудничества с самозанятым, если он вдруг не предоставит новый чек после аннуляции прошлого.

Также акт защитит интересы заказчика в суде, если нужно будет доказать, что самозанятый сорвал сроки или не в полной мере/некачественно выполнил свою работу. Еще акт поможет обосновать перед налоговой отсутствие между организацией и исполнителем трудовых отношений, если вдруг возникнет этот вопрос.

Для самозанятого подписанный заказчиком акт можно считать основанием для оплаты. То есть в таком случае акт существенно защитить от недобросовестных клиентов.

Как можно сформировать акт

Самозанятый может самостоятельно сформировать акт или оформить его по установленной заказчиком форме. Нет каких-то строгих единых норм для оформления акта о выполненных работ.

Но как и в любом первичном учетном документе, в акте должны содержаться некоторые обязательные реквизиты. Согласно пункту 2 статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ этими реквизитами являются:

1. наименование документа;

2. дата составления документа;

3. наименование экономического субъекта, составившего документ;

4. содержание факта хозяйственной жизни;

5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Можно прописать в акте несколько позиций работ и услуг. Важно только, чтобы формулировки были максимально четкими, были указаны цены за каждую позицию. Можно оформить список оказываемых услуг/выполняемых работ в виде таблицы.

В акт также можно добавить:

• реквизиты договора
• пункт о том, что исполнитель стоит на учете в качестве налогоплательщика на профессиональный доход
• необходимые условия оплаты, если вдруг такие не прописаны в договоре
• фразу об отсутствии/наличии претензий по объёмам, качеству, срокам выполнения.
• штрафные санкции за срыв сроков или за ненадлежащее качество выполненной раюоты

Также для оформления акта о выполненных работах существуют некоторые специальные электронные сервисы, которые формируют акт о выполненных работах и услугах в автоматическом режиме и на основании уже загруженных в них шаблонов. И далее заказчик после согласования может прямо в личном кабинете таких сервисов подписать акт.