Как хранить счета-фактуры продавцам, подрядчикам, исполнителям?

Письмо Министерства финансов РФ №03-07-09/33048 от 30.05.2017

11.09.2017  

Минфин России сообщил, в какой форме продавцам (подрядчикам, исполнителям) следует хранить свои экземпляры счетов-фактур.

Формы счетов-фактур

На сегодняшний день счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе *, а также в электронной форме - по ТКС с усиленной квалифицированной электронной подписью ** (п. 1 ст. 169 НК РФ).

___________________

* Подписывать бумажные счета-фактуры должны:

  • по выставлении организацией - руководитель и главный бухгалтер организации либо иные лица, уполномоченные на это приказом, иным распорядительным документом по организации или доверенностью от имени организации;

  • при выставлении предпринимателем - предприниматель либо иное лицо, уполномоченное доверенностью от имени предпринимателя.

** Подписывать электронные счета-фактуры вправе руководитель организации либо иное лицо, уполномоченное на это приказом, другим распорядительным документом, или доверенностью от имени организации, предпринимателя (п. 6 ст. 169 НК РФ).

В электронной форме счета-фактуры составляются:

  • по взаимному согласию сторон сделки. Оно может быть оформлено не только в форме подписанного сторонами документа, но и путем обмена документами в ходе деловой переписки. Также соглашение считается достигнутым, если действия сторон сделки свидетельствуют о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде (письмо Минфина России от 01.08.2011 № 03-07-09/26);

  • при наличии у сторон сделки совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур по формату, утвержденному приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ и в порядке, утвержденном приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (далее – Порядок). То есть отсканированные бумажные счета-фактуры не являются составленными в электронной форме.

При этом наличие между соглашения об электронном документообороте в части счетов-фактур не препятствует их выставлению на бумаге. В таком случае электронный счет-фактуру просто не выставляют (письмо Минфина России от 12.09.2013 № 03-07-09/37682, письмо ФНС России от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769 (по вопросу 6)).

Хранение счетов-фактур

Хранить бумажный или электронный счет-фактуру необходимо не менее четырех лет с даты окончания квартала, в котором этот документ использовался для расчета НДС. Хранить электронный счет-фактуру следует совместно с квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 1.13 Порядка).

В связи с этим возникает вопрос: можно ли продавцам (подрядчикам, исполнителям) выставлять первые экземпляры счетов-фактур на бумаге, а свои экземпляры хранить в электронной форме?

Минфин России дал отрицательный ответ. По его мнению, это не предусмотрено Налоговым кодексом РФ и Правилами. Свой экземпляр счета-фактуры продавец должен также хранить только на бумаге.

Поделиться


Электронная версия журнала
«НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА»

Самое популярное издание бухгалтерских нормативных документов с комментариями к ним от экспертов и разработчиков.

Подписаться

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA